Профессиональная навыки секретаря

Профессиональная навыки секретаря

Цель нашего тренинга — развитие и совершенствование профессиональных навыков секретаря, коррекция личностных стратегий и подходов к реализации профессиональной деятельности. Тренинг дает возможность освоить эффективные технологии деловой коммуникации (личной, письменной, телефонной) с руководителем, деловыми партнерами, коллегами, посетителями офиса, развить навыки самоменеджмента, позволяет научиться предупреждать и конструктивно разрешать кризисные ситуации и конфликты в деловом общении.

Эффективность секретаря
Важнейшие личностные и профессиональные качества секретаря. Особенности профессиональной роли и специфика задач. Корпоративные стандарты и правила поведения. Индивидуальный рабочий стиль: определение и использование для повышения собственной эффективности. Имидж секретаря и стиль поведения как инструменты эффективной профессиональной деятельности. Основы делового этикета.

Требования к образованию и профессиональным навыкам секретаря

К тому же, секретарь должен быть ответственным в вопросах качественного и своевременного выполнения поставленных задач. Он должен обеспечить руководителю уверенность, что данное секретарю поручение будет исполнено качественно и в срок.

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Образец резюме секретаря референта, личного помощника руководителя (шаблон, пример)

• распределение и прием телефонных звонков (мини-АТС)
• работа с документацией (внешний и внутренний документооборот),
• перевод документации на/с немецкий язык;
• организация и планирование переговоров и встреч руководителя,
• прием посетителей,
• заказ и бронирование гостиниц и билетов,
• организация конференц-связи

Дополнительные сведения:
Немецкий язык — уровень носителя языка
Опытный пользователь ПК (полный пакет программ LotusMS, Office, HTML, справочно-информационные программы, навигация в Internet, WinFaxPro).Скорость печати 220 уд/минуту.
Знание оргтехники ( ксерокс, мини-АТС, факс, сканер, принтер,)

Пример резюме секретаря

Секретарь выполняет работу по организации, распределению и обеспечению деятельности руководителя. Секретарь в первую очередь это помощник руководителя в разных организационных вопросах. Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой. Функции секретаря очень разнообразны, но в целом они объединены одной целью — это оказание максимальной помощи руководителю в его работе и экономия его времени. В задачи секретаря обычно входят, работа с документами, работа с телефонном и факсом по приему и распределению звонков, работа с посетителями, организация встреч, совещаний и командировок руководства и другая помощь. Более подробно обязанности секретаря можно увидеть в приведенном ниже примере резюме секретаря.

В небольших организациях часто секретарь выполняет функции делопроизводителя. Делопроизводитель обычно занимается ведением и управлением официальными документами, составляет документы, организует их движение и работу с ними, ведет учет документов и их хранение. Если объем переписки не очень большой, то эти функции выполняет секретарь. Тем не менее, делопроизводство это отдельная профессия, которой в компаниях с большим объемом документов занимаются отдельные сотрудники — делопроизводители, имеющие специально образование.

Требуется JavaScript

Компания начинается с секретаря, поэтому навыкам этого сотрудника всегда уделялось должное внимание. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о Компании в целом. Плохо подготовленные секретари вызывают разочарование, портят настроение и меняют мнение об организации не в лучшую сторону. Наша программа поможет секретарям и помощникам руководителей повысить профессиональную эффективность

Правила приветствия. Представление при знакомстве
Обращение. Роль первой фразы
Встреча посетителя, представление его сотрудникам и руководству
Регулирование потоков посетителей
Проблемные посетители. Если посетитель вынужден ждать
Встреча VIP клиента. Соблюдение конфиденциальности
Особенности общение с иностранными клиентами и партнерами
Завершение беседы. Прощание: как избегать промахов и соблюсти нормы этикета
Практикум: Деловая игра «Сервисное обслуживание посетителя в офисе»

Профессиональные качества секретаря

Для выработки деловых качеств, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справится с многообразными обязанностями секретаря.

Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

Профессиональные навыки секретаря

Ниже представлен пример профессиональных навыков для резюме секретаря. Данный список не является исчерпывающим, это лишь образец, который должен помочь соискателю составить свой перечень знаний и умений полученный на предыдущих местах работы и во время обучения.

• Уверенный пользователь ПК;
• Владение оргтехникой: сканер, принтер, ксерокс, факс;
• Опыт работы с конфиденциальной информацией;
• Знание делового этикета;
• Умение работать с большим объёмом информации;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Знание офисных программ, интернет, электронная почта;
• Опыт организации встреч, переговоров;
• Навыки составления расписания и контроля его выполнения;
• Знание документоведения;
• Организаторские способности;
• Быстрый набор текста;
• Навыки ведения корреспонденции;
• Навыки ведения делопроизводства;
• Опыт составление отчетной документации;
• Навыки использования современных методов сбора и анализа информации;
• Владение языками: русский и украинский языки свободно; английский и немецкий – высокий уровень (разговорный, письменный).

Развитие профессиональных навыков секретаря-референта

Коллектив преподавателей под руководством доцента, кандидата психологических наук Елены Викторовны Лиозновой подготовил новую программу занятий. Мы будем рады увидеть на семинаре всех, кто хочет быть верным помощником руководителя, кто намерен добиться наилучших результатов в общении с людьми.

Мы ценим Ваше хорошее настроение, как во время обучения, так и в свободное время. Обязательно встретим Вас на вокзале или в аэропорту и отвезем в гостиницу, а также проводим Вас. Мы охотно познакомим желающих с историческими и культурными памятниками, театрами и музеями Северной столицы.

Важные личностные и профессиональные качества секретаря

Лидерские качества. Их наличие делает секретаря отличным организатором и инициативным работником. Лидерские навыки помогают не только в организационной работе, но и при подготовке командировок руководителя и других сотрудников. Также являются хорошим подспорьем для продвижения по карьерной лестнице, ведь инициативный сотрудник всегда выделяется в коллективе.

Работа секретаря (офис-менеджера, личного помощника) связана не только с созданием, обработкой и оформлением документов, но и с большим кругом обязанностей, которые требуют наличия определенных качеств. Как известно, личностно важные качества (ЛВК) играют большую роль в исполнении многих трудовых обязанностей. Давайте разберемся, какие деловые и личные качества секретаря являются необходимыми.

Семинары по делопроизводству

Цель нашего тренинга — развитие и совершенствование профессиональных навыков секретаря, коррекция личностных стратегий и подходов к реализации профессиональной деятельности. Тренинг дает возможность освоить эффективные технологии деловой коммуникации (личной, письменной, телефонной) с руководителем, деловыми партнерами, коллегами, посетителями офиса, развить навыки самоменеджмента, позволяет научиться предупреждать и конструктивно разрешать кризисные ситуации и конфликты в деловом общении.

Взаимодействие с коллегами и руководителем
Место секретаря в системе внутрикорпоративных отношений. Секретарь — связующее звено подразделений компании. Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем. Система подчинения. Если руководителей несколько. «Трудные» руководители – как найти правильный подход к разным стилям управления

Планирование рабочего времении
Базовые принципы управления временем. Принципы эффективной организации рабочего дня. Временная инвентаризация рабочего дня. Расстановка приоритетов. Способы создания резерва времени, меры по устранению основных «ловушек» времени

Рациональная организация информационных потоков
Сортировка информации, расстановка приоритетов, выделение главного и срочного. Особенности приема, передачи и хранения устной и письменной информации. Деловая корреспонденция

Секретарь и телефон
Требования телефонного этикета. Что можно и что нельзя говорить по телефону. Формулы телефонной вежливости. Специфика приема входящих телефонных звонков. Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Работа с несколькими аппаратами. Фиксирования, прием и передача телефонного сообщения. Определение направления адресации (переадресации) входящих телефонных звонков. Исходящий звонок: правила, планирование и подготовка к беседе. Управление временем телефонных переговоров

Работа с посетителями
Приветствия, представления: стандарты поведения и общения. Вербальная и невербальная самопрезентация: основные правила формирования благоприятного первого впечатления.
Регистрация посетителей. Создание комфортных условий ожидания. Намерения посетителя – как их понять? Приемы ориентации. Ситуации: ожидание по вине сотрудника; опоздание посетителей; «нежданный гость». Реакция на жалобы и претензии посетителя

Бесконфликтность в работе секретаря
Принципы поведения в конфликтных ситуациях: с партнерами и клиентами; внутри коллектива. Способы предупреждения и утилизации конфликтов. Стресс – менеджмент. Управление своим эмоциональным состоянием, приемы выхода из стресса

Профессиональные навыки секретаря

• Подготовка информационно-справочных документов мероприятия
• Документирование деловых мероприятий
• Оформление места для совещаний, переговоров. Правила рассадки за столом
• Процедура официального знакомства
• Подготовка приемов: бизнес-ланча, фуршета
• Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, встреча гостей
• Организация культурной программы, выбор подарков

• Правила приветствия. Представление при знакомстве
• Обращение. Роль первой фразы
• Встреча посетителя, представление его сотрудникам и руководству
• Регулирование потоков посетителей
• Проблемные посетители. Если посетитель вынужден ждать
• Встреча VIP гостя. Соблюдение конфиденциальности
• Особенности общения с иностранными клиентами и партнерами
• Завершение беседы. Прощание: как избегать промахов и соблюсти нормы этикета

Семинар Развитие профессиональных навыков секретаря

6. Организация протокольных мероприятий в офисе.
Этикет и протокол для работы с деловыми партнерами и приема делегаций.
Подготовка пакета документов. Деловая переписка (оферта, акцепт, рекламация).
Телефонные переговоры – протокольные нормы.
Работа с делегациями: составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница.
Встреча в офисе, зале для переговоров: визитные карточки, презентационная речь, подарки.
Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Организация зала переговоров и рабочего места участника.
Рассадка за столом переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности ведения переговоров.
Подготовка и обслуживание совещаний.
Организация совещаний: списки участников, информирование участников, рабочее место, ведение протокола.
Виды приемов и их организация.
Кофе-пауза, фуршет, обед-буфет, обед, ужин и др. Приемы с рассадкой и без рассадки гостей за столом. Организация банкетного зала. Порядок проведения приема. Правила этикета для организаторов и участников приема.

4. Подготовка и проведение делового разговора.
Особенности деловых бесед. Вопросы для прояснения позиции партнера. Техники информационного диалога. Активное слушание. Убеждение как метод психологического воздействия. Техники аргументации.

Образец резюме секретаря

Секретарь – это должность, которая требует большой ответственности и наличия разносторонних знаний и умений. И это неспроста. Ведь секретарь – это правая рука руководителя. Это человек, который не только должен знать основы делопроизводства, но и иметь достаточно презентабельный вид и определенные знания психологии и этикета.

2001 — 2006
Высшее:
Сибирский государственный университет путей сообщения (СГУПС), г. Новосибирск, Инженер путей сообщения – строитель по специальности «Мосты и транспортные тоннели»
апр — май 2008
Дополнительное (курсы, тренинги):
Учебный центр «Знание-сила», г. Новосибирск, «Инспектор отдела кадров», программа «Кадровое делопроизводство и правовые отношения в организации с компьютерным курсом 1С «Зарплата и Кадры»: версия 8.0»

Профессиональные навыки в резюме секретарь пример

Ниже приведён пример, старайтесь придерживаться его. Пример: РЕЗЮМЕ Иванова Иванна Ивановна Цель резюме: соискатель должности инспектор отдела кадров фото Дата рождения: г.р. Работодатель должен изначально видеть, чем вы занимались. Для лучшего восприятия вашего резюме опыт работы и трудовые навыки объединить в один пункт. Пример: – (7 лет,4 мес.) ООО «Феникс» Причина увольнения: ст 38 КЗо Т Украины— собственное желание.

Кадровики и так знают, какие обязанности предполагаются конкретной должностью. Когда вы перечисляете очевидные факты, вы только тратите драгоценное место в вашем резюме, а также внимание лица, принимающего решения. Каждая фраза о вас должна иметь конкретное предназначение, а именно — доказывать работодателю, что вы лучшая кандидатура на должность.

Профессиональная навыки секретаря

Стандарты и примеры наиболее успешных резюме вы можете увидеть в книге Владимира Якуба. Дипломированный специалист и преподаватель МВА, один из лучших хедхантеров России делится своим опытом и примерами в своей книге «Выигрышное резюме. 1:0 в Вашу пользу!» Купите книгу, продайте себя и сделайте успешную карьеру!

На одно место рассчитывают десятки и сотни кандидатов, поэтому важно выделяться. Личным обаянием на этом этапе обратить на себя внимание невозможно. Поэтому чтобы нестандартно и правильно написать профессиональные навыки, следует воспользоваться оригинальными сервисами для составления резюме онлайн:

Развитие профессиональных навыков секретаря»

ПРЕИМУЩЕСТВА ПРОГРАММЫ:
Слушатели программы научатся планированию всех аспектов работы секретаря, получат знания по делопроизводству и документообороту, научатся практическим приемам организации работы руководителя и протокольных мероприятий.

ТЕХНОЛОГИЯ ОБУЧЕНИЯ:
Обучение по программе осуществляется в удобное время и в любом месте, где есть устройство с доступом в Internet, вы можете учиться, общаться и практиковаться. Все необходимые материалы для обучения предоставляются непосредственно после зачисления. Общение с преподавателями происходит в рамках вебинаров или по Skype, электронной почте. Индивидуальный график обучения, который позволит совмещать работу и обучение, без выезда слушателей в институт.