Регистрация приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности: какие приказы регистрировать и для чего

Конечно, основная тематика этих распоряжений определяется организационно‑правовой формой предприятия и характером его хозяйственной деятельности, поэтому дать конкретные ответы и рекомендации для каждого частного случая невозможно. Но по преобладающим видам распоряжений, характерных для любой организации, все их типы по основной деятельности можно определить, как:

Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Распорядительная часть
В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.
Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Порядок нумерации приказов по основной деятельности не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Следует также отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности

1. При необходимости привлекаются все заинтересованные лица.
2. Главные бухгалтера нужны, если решаются финансовые вопросы.
3. В последнюю очередь визируют бумаги отделы по делопроизводству. Они проверяют, соответствует ли результат основным требованиям.
4. Службы по юридическим вопросам.
5. Выполняющие поручение люди. Ещё при подготовке проекта возникает необходимость в рациональной системе исполнения, имеющей реалистичный срок. Тогда изменения в дальнейшем не понадобятся.
6. За это отвечает и тот, кто готовит приказ.

• По продолжительным командировкам.
• По ситуации, когда сотрудник меняет фамилию.
• По отпускам
• О поощрениях.
• На счёт повышения квалификации.
• Если сотрудник увольняется.
• Если профессии совмещаются.
• Об оплате труда
• О дежурствах.
• Для приёмов на работу, переводов с одного места на другое.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Проекты приказов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридический отдел для проверки соответствия содержания документа действующему законодательству, а затем в службу секретариата, где осуществляется контроль за правильностью их оформления.

Оформленные приказы передаются на подпись руководителю организации в соответствии с установленным распределением обязанностей. Подписанные приказы организации по основной деятельности регистрируются в секретариате в журнале регистрации приказов (см. Приложение).

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

• организационно-правовая форма и название компании;
• наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае — приказов по основной деятельности);
• дата начала и окончания ведения журнала;
• должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала регистрации;
• продолжительность периода хранения.

Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации. В т. ч. могут быть добавлены такие колонки, как список сотрудников, которых надлежит ознакомить с конкретным приказом; количество листов приложения к распорядительному документу и т. д.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

• Ф. И. О., должности ответственных лиц;
• ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
• подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
• даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Приказ по основной деятельности

• составляется приказ либо на бланке организации, либо на специально разработанном для приказов бланке, но обязательно в формате А4;
• документ содержит наименование «Приказ», дату и порядковый номер. При этом датой приказа является момент его подписания, а номер проставляется в пределах нумерации, используемой предприятием в текущем году;
• также в документе есть его заголовок, который должен давать краткое представление о предмете приказа. Например, «О внедрении автоматизированной системы приемки продукции»;
• далее идет текст, который делится на 2 части – констатирующую и распорядительную;
• при наличии нескольких поручений текст приказа делится на пункты, каждый из которых начинается с новой строки. В последнем пункте указывается лицо, на какое возлагается ответственность за контроль исполнения приказа;
• в случае если принимаемым приказом отменяются ранее действовавшие на предприятии нормативные акты, в тексте документа должны быть обязательно поименованы эти акты;
• на приказе должны стоять визы согласования. Как правило, такие визы проставляют руководящие должностные лица тех отделов, которых приказ затрагивает, а также визы главного бухгалтера и юрисконсульта;
• и как только приказ подписан руководителем компании (или его заместителем, если ему дано такое право), нормативный акт вступает в силу.

• они вносятся также приказом, в названии которого указывается «О внесении изменений в приказ «О чем» № … от….»;
• далее указывается причина внесения изменений. Например, «В связи с изменениями федерального закона «О чем» №… от…»;
• а потом – в какие пункты корректируемого приказа вносятся изменения и их новая редакция. И ниже указывается, что данные пункты в прежней редакции считаются утратившими силу с такого-то числа.

Приказы по основной деятельности

Исполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Обычно журналы по регистрации распоряжений заводятся на 1 календарный год. В начале следующего года оформляется новый регистр, в котором нумерация приказов начинается заново. Журналы могут вестись как в бумажной форме, так и в электронном виде. В последнем случае ответственное за ведение журнала лицо должно обладать электронной подписью.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности на законодательном уровне официально не утвержден, поэтому каждая компания должна разработать собственную форму такого регистра. О содержании и порядке ведения журнала вы узнаете из нашей статьи.