Может Ли Организация Сдавать В Аренду Автомобиль Физическому Лицу Для Собственных Нужд И Без Составления Путевого Листа

Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:

В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,

Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,

Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке его действия;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе;
отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
показания одометра при выезде и при заезде;
дата и время выезда и заезда в гараж;
подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
Ф.И.О. водителя;
дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

Предприниматели или водители, чья работа не требует отчета перед ФНС, обязаны оформлять п/л. Так как ответственность за БДД с них никто не снимал. За нарушение требований к обязательным реквизитам или отсутствие путевки налагается административное наказание в виде штрафа по нескольким статьям КоАП РФ. Поэтому многократно превышает минимальную сумму — 500 рублей.

Разумеется, что путевка выдается перед выездом с постоянного парковочного места. Для сравнения: ранее максимальный период, на который могли выдать п/л составлял 1 месяц. Независимо от того, сколько длилась командировка. Если она занимала более (4 недель), требовалось оформлять 2 листа. Теперь достаточно одного.

Путевой лист грузового автомобиля ИП в 2021 году не имеет унифицированной формы. Каждый предприниматель имеет право самостоятельно разрабатывать бланк документа. Перечень обязательных реквизитов приведен в Разделе № 1 Приказа Минтранса № 368. При их отсутствии путевой лист ИП грузового автомобиля недействителен и не может быть использован для подтверждения расходов.

Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.

Водителей, совершающих длительные командировки, тем более заграничные, тоже контролируют. В таких ТС должен устанавливаться тахограф. Кто ездит в европейские страны, знает, за нарушение трудового графика (отсутствие прибора или его неисправности) налагают штрафы (от 400 €), несравнимые с нашими.

Таким образом, полагается не только штраф за отсутствие путевого листа для ИП, но и за отсутствие в нем необходимых печатей. Сумма взыскания разнится. Для должностных лиц штраф может достигать 5 тыс. рублей. На организацию может быть наложено взыскание до 30 тыс. рублей.

документ оформляется на каждое ТС, участвующее в пассажирских или грузоперевозках, отдельно;
в случае использования ТС несколькими автоводителями в течение срока действия листа, можно оформить несколько путевых листков в отношении каждого водителя-сменщика;
наименование документа обязательно должно содержать указание на тип ТС (к примеру, путевой лист трамвая, путевой лист легкового автомобиля и др.);
документ должен иметь номер, проставляемый в соответствии с порядком, принятым в организации (как правило, в хронологическом порядке);
без отметки врача и механика выезжать на рейс запрещено – показания одометра с указанием даты фиксируются должностным лицом, осуществляющим технический осмотр ТС, а дата и время проведения медосмотра – должностным лицом, осуществляющим медицинский осмотр;
соответствующие отметки должностных лиц должны быть заверены их подписями и печатью организации;
регистрация путевых листов производится в специальном журнале регистрации, оформляемом по типовой межотраслевой форме № 8 (ОКУД 0345008), утвержденной Постановлением.

Читать еще --> Калькулятор га в кв км

Сотрудники ГИБДД вправе наложить штраф на организацию за отсутствие путевого листа у ее водителя. Если по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ наказание грозит водителю, то юридическое лицо привлекают уже по ст. 12.31.1 (в статье есть несколько частей, предусматривающих наказание за нарушение правил оформления выезда водителя, в том числе несоблюдение квалификационных требований и иных правил безопасности), и сумма штрафа увеличивается: для должностных лиц — до 20 000 рублей, для юридических лиц — 100 000 рублей.

трудовой инспекции, если есть подозрения, что при оформлении нарушаются права работника;
ФНС РФ — в целях определения правильности учета затрат на бензин и обоснованности уменьшения налога на прибыль и в рамках проведения выездных и камеральных проверок;
ГИБДД и Транснадзора — в целях обеспечения безопасности дорожного движения, установления исправности ТС, обоснованности рейса, наличия у водителя права управлять ТС, законности перевозки груза и людей.

Для организации нет четко прописанного штрафа за отсутствие путевого листа, так и нет предусмотренного наказания. Однако, важно понимать, что в законе предусмотрены штрафы, если водитель вышел на рейс с нарушением правил обеспечения безопасности: не прошел медосмотр, инструктаж или техосомтр. Все отметки зачастую проставляются в путевом листе. Поэтому, за отсутствие путевого листа организацию могут наказать по одному из пунктов статьи 12.31.1 КоАП.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

до 01.01.2021 года контролера с текстом: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152);
с 01.01.2021 года ответственного должностного лица с текстом: «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации;
арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ.

на один день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня) в пределах одного дня. В этом случае указывается дата (число, месяц, год);
на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня), либо на срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день. И тогда указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания рейса.

заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;
данных технической документации автотранспорта;
информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.

показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;
дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Читать еще --> Как подать на утилизацию машину

С учетом более поздней позиции Минфина России возможно возникновение рисков при включении в состав налоговых расходов сумм компенсации сотруднику, который управляет машиной, оформленной на другое лицо (и не является собственником автомобиля). Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась.

Ранее специалисты финансового ведомства признавали возможность учитывать компенсацию в расходах, если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности (не выдвигая при этом условия о собственности) (письмо Минфина России от 27 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/812). Аналогичная позиция отражена и в письме УФНС России по г. Москве от 13 января 2012 г. № 20-15/001797.

Обратите внимание! Путевые листы организации составляются на срок от 1 дня до 1 месяца. Разработанные формы путевого листа и периодичность их составления закрепляется в учетной политике организации. Комментирует Н. В. Ермолаева, заместитель руководителя отдела бухгалтерского и налогового консалтинга ГК «ВнешЭкономАудит»: Для того чтобы исключить из расчета «неслужебный» пробег, можно снимать показания одометра: − в понедельник — на начало дня, когда работник отдает машину в распоряжение организации; − в пятницу — на конец дня, когда работник ее забирает. Помимо путевых листов нужно иметь кассовые чеки АЗС, подтверждающие затраты на приобретение ГСМ. Суммы арендной платы, а также все затраты на содержание автомобиля и ГСМ можно включить в состав расходов. При выплате арендной платы организации необходимо удержать НДФЛ по ставке 13% (или 30%, если физическое лицо -нерезидент РФ). Страховые взносы на сумму арендной платы не начисляются. Дело в том, что выплаты в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, страховыми взносами не облагаются. Исключение: выплаты по договору аренды с экипажем в части оплаты услуг водителя. Поэтому в договоре аренды автомобиля с экипажем рекомендуется указывать две суммы: арендной платы и оплаты услуг водителя. На вторую сумму нужно будет начислить страховые взносы.

Перечень расходов, которые уменьшают налоговую базу по единому налогу, закрыт (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Он позволяет учесть при налогообложении только те компенсации, которые выплачены за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов (в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92). Компенсации за использование личных грузовых автомобилей в расходы включить нельзя.

Следует отметить, что в отношении компенсации за использование микроавтобуса Минфин России указывал на то, что подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет включить в расходы только компенсацию за использование личного легкового автомобиля сотрудника (письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293). При этом в письме ничего не сказано о возможности учесть в расходах компенсацию за использование микроавтобуса на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.