Оприходывание Трудовых Книжек В Бюджетном Учреждении Проводки

Содержание

1 Приобретаем и выдаем трудовые книжки
2 По какому КОГСУ приобретать трудовые книжки и вкладыши и как отразить эти расходы
3 Проводки В Бюджетном Учреждении По Учету Трудовых Книжек 2021

Допустим, трудовая книжка выдана работодателем за плату.
В целях налогообложения такая операция признается реализацией товара и поэтому, как следствие, в соответствии со ст. 146 НК РФ является объектом обложения НДС (смотрите также письма Минфина России от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67) по ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Конечно сумму налога, предъявленную продавцом (изготовителем) бланков трудовых книжек, учреждение вправе принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Однако сделать это без каких-либо последствий учреждение сможет только в случае приобретения трудовых книжек за счет средств от приносящей доход деятельности. Ведь в случае приобретения учреждением трудовых книжек за счет средств субсидий, предоставленных федеральных бюджетом, принятие «входящего» НДС к вычету (возмещению) приведет к повторному возмещению налога из федерального бюджета (смотрите письмо Минфина России от 26.01.2012 N 03-07-11/20).
НДС в последнем случае будет определен учреждением как разница между ценой реализуемого имущества с учетом налога и стоимостью реализуемого имущества (п. 3 ст. 154 НК РФ).
Кроме того, полученная учреждением от работника плата за выданную трудовую книжку, является доходом для целей обложения налогом на прибыль организаций (пп. 1 п. 1 ст. 248, ст. 249 НК РФ; смотрите также письмо Минфина России от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67).
Напомним, что прибылью признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов (ст. 247 НК РФ). При этом в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ принятие расходов учреждением на приобретение бланков трудовой книжки в целях налогообложения прибыли будет правомерным при условии, что они произведены за счет средств от приносящей доход деятельности. Следовательно, если закупка трудовых книжек была произведена за счет средств выделенных учреждению субсидий, то данные расходы к уменьшению доходов, подлежащих налогообложению, не принимаются.
Обратите внимание: в профессиональном сообществе также существует позиция, согласно которой денежные средства, полученные от работника, являются не выручкой, а возмещением затрат на приобретение книжки, так как плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, поэтому предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ).
Данная позиция находит поддержку и у судей (смотрите, в частности, постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 по делу N А56-44214/2006, от 01.10.2003 по делу N А26-5317/02-28).
Однако, учитывая незначительность сумм налогов, взимаемых с рассматриваемых операций, мы не считаем целесообразным придерживаться указанной позиции и отстаивать ее в суде.
Итак, взимание платы с работника при выдаче трудовой книжки имеет определенные «налоговые последствия». Но это еще не повод считать решение о безвозмездной выдаче трудовых книжек работникам оптимальным. Ведь «налоговые последствия» возникнут у учреждения и в случае безвозмездной выдачи.
Во-первых, безвозмездная передача товаров для целей обложения НДС равнозначна реализации (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367). При этом уплатить налог учреждению придется из своих средств.
Во-вторых, безвозмездная передача работнику трудовой книжки приведет к возникновению у работника дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ (смотрите письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367).
Конечно, трудовая книжка может быть передана работнику в качестве подарка на основании договора дарения, а учитывая ее невысокую стоимость, соответствующий доход работника не будет облагаться НДФЛ в соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ (смотрите, например, письмо Минфина России от 01.06.2010 N 03-04-06/6-106). Однако такое «дарение» учреждению необходимо будет подтвердить документально (наличие приказа, договора и т.п.).

Как видим, в зависимости от выбранного варианта выдачи трудовой книжки работнику (за плату, безвозмездно) и источника расходов на приобретение трудовой книжки, бухгалтерские записи в учете учреждения будут различаться.
Рассмотрим пример отражения операции выдачи трудовой книжки работнику за плату при условии, что бланк трудовой книжки был приобретен ранее учреждением за счет средств субсидии на выполнение госзадания.
Согласно положениям «Инструкции. «, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, в бухгалтерском учете учреждения могут быть отражены следующие записи:
1. Отражено уменьшение по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности»
— на основании заявления работника выдана трудовая книжка;
2. Дебет 2 205 31 560 Кредит 2 401 10 130*(1)
— начислен доход в сумме полученной платы за трудовую книжку;
3. Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 205 31 660
— в кассу поступила плата за трудовую книжку;
4. Дебет 2 210 03 560 Кредит 2 201 34 610
— денежные средства внесены на лицевой счет учреждения в органе Федерального казначейства;
5. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 210 03 660
— денежные средства зачислены на лицевой счет учреждения, одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 17;
6. Дебет 2 401 10 130 Кредит 2 303 04 730
— начислен НДС;
7. Дебет 2 303 04 830 Кредит 2 201 11 610
— перечислен налог в бюджет, одновременно отражено уменьшение по забалансовому счету 17.

Читать еще --> Проверка готовности справки о несудимости

В соответствии с требованиями ст. 65 ТК РФ при заключении работником трудового договора впервые работодателем ему оформляется трудовая книжка. При этом выдача работнику трудовой книжки производится за плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила N 225)).
Однако, определяя «обязательность» взимания этой платы, следует учесть, что:
— выдача трудовой книжки за плату, определенная п. 47 Правил N 225, является правом работодателя (смотрите Решение Верховного Суда РФ от 19.06.2007 N ГКПИ07-564), а не его обязанностью;
— работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в том числе улучшающие положение работников (ст. 8 ТК РФ, ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, решение о необходимости взимания платы с работника за выдачу трудовой книжки, по нашему мнению, находится в компетенции работодателя.

*(1) По нашему мнению плату за трудовую книжку учреждению следует отразить по статье 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)» КОСГУ.
Данной позиции, в частности, придерживаются и отдельные главные администраторы доходов бюджета:
— п. 1 приложения N 2 к приказу Минюста России от 28.04.2012 N 67;
— приложение N 1 к приказу Минкульта России от 26.06.2012 N 659;
— п. 6 приложения N 3 к приказу Ростехнадзора от 31.08.2012 N 482;
— п. 7 приложения N 1 к приказу Росавиации от 27.08.2012 N 574.
Аналогичного мнения в прошлые годы придерживались и специалисты уполномоченных органов:
— письмо Минфина России от 29.12.2006 N 02-14-10а/4060;
— письмо Федерального казначейства от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63.

Приобретаем и выдаем трудовые книжки

В приходно-расходной книге ответственный работник записывает такие сведения: когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были получены трудовые книжки и вкладыши. Также там следует указать когда (дата), кому (Ф.И.О., должность), в каком количестве, каких серий и номеров и на какую сумму были выданы бланки.

В книге учета движения трудовых книжек регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При увольнении, получая трудовую книжку, работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Примеры заполнения данных регистров мы привели в приложении.

По общему правилу затраты учреждения на приобретение трудовой книжки компенсирует работник, на имя которого выписан этот документ. Однако так происходит не всегда. Человек не должен платить, если:
— произошла массовая утрата трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.);
— ответственный работник учреждения неверно заполнил документ;
— книжка испорчена не по вине работника (например, при пожаре).

Учреждение должно вести учет и хранить бланки трудовых книжек, а также заполненные документы в соответствии с правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее — Правила). Там, в частности, сказано, что такие бланки следует хранить как документы строгой отчетности и выдавать лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Расходы на приобретение бланков трудовых книжек следует относить на подстатью 226 «Прочие услуги». Поступление и расход самих бланков трудовых книжек и вкладышей в них отражают на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». При этом их учетная цена, выраженная в условной оценке, должна быть равна 1 руб. за бланк.

По какому КОГСУ приобретать трудовые книжки и вкладыши и как отразить эти расходы

Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей следует отражать по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьей КОСГУ 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

Читать еще --> Отпуск По Уходу За Ребенком До 3 Лет В 2021 Г Приказ

Трудовые книжки и вкладыши к ним – это бланки строгой отчетности (п. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Соответственно, учитывайте трудовые книжки на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе лиц, ответственных за их хранение, выдачу, мест хранения. Бланки трудовых книжек за балансом учитывайте в условной оценке: 1 руб. за один бланк. Возможен вариант – вести учет по стоимости приобретения, если это закрепили в учетной политике.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к бланкам строгой отчетности (п. 42 Правил N 225, п. 337 Инструкции N 157н). Для учета таких бланков предназначен забалансовый счет 03. На нем учет ведется в условной оценке (один бланк — 1 руб.) либо, если это установлено учреждением в рамках учетной политики, по стоимости приобретения бланков (п. 337 Инструкции N 157н).

Вместе с тем при увольнении (когда выдается трудовая книжка) работнику выплачивается не только заработная плата за отработанные дни, но и различные компенсационные выплаты (например, компенсация за неиспользованный отпуск и т. д.). Для таких выплат перечень удержаний законодательно не установлен.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При увольнении заполненные книжки выдаются на руки работнику.

Учет данных бланков ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (один бланк – один рубль) либо, если это установлено учреждением в рамках формирования учетной политики, по стоимости приобретения бланков (п. 337 Инструкции № 157н).

Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ (п. 5 Порядка № 117н).

Согласно п. 45 Правил № 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Проводки В Бюджетном Учреждении По Учету Трудовых Книжек 2021

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам. Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.

Поступившие в учреждение бланки выдаются лицу, ответственному за их хранение и выдачу. Внутреннее перемещение бланков оформляется требованием-накладной (ф. 0504204). В бухгалтерском учете внутреннее перемещение бланков на забалансовом счете 03 осуществляется путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Согласно п. 42 Правил № 225 по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.