Нужны Ли Посадочные Талоны Для Подтверждения Командировки 2021

Если авиабилет электронный, то для целей налогообложения расходы подтверждают маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в авиабилете маршруту. При этом посадочный талон, в том числе электронный, должен содержать реквизиты, удостоверяющие факт потребления услуги воздушной перевозки. Как правило, это штамп о досмотре.

В ситуации, когда ни один из указанных документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (письмо Минфина России от 30 апреля 2019 г. № 03-03-06/1/32039).

Аналогичное мнение высказано в других Письмах МФ РФ от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11, от 21.09.2011 N 03-03-07/33, от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, которое заключается в том, что при отсутствии посадочного талона или справки от авиаперевозчика, расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие положениям ст. 252 НК РФ в части надлежащего документального подтверждения произведенных расходов. При утрате посадочного талона, у авиаперевозчика нужно взять справку, содержащую необходимую для подтверждения перелета информацию. Такая справка может быть принята в качестве документального основания для учета расходов на перелет в целях налогообложения прибыли организаций. Указанную справку авиаперевозчик может выписать только в течение месяца после полета, кроме того, она является платной.

Правда, имеется мнение, высказанное в иных Письмах МФ РФ от 14.04.2014 N 03-03-07/16777, от 02.04.2014 N 03-03-РЗ/14597, от 07.09.2007 N 03-03-06/1/649, УФНС РФ по Москве от 20.06.2011 N 16-15/059203@, что действующим законодательством не установлен конкретный перечень оправдательных документов, подтверждающих расходы, связанные с проездом работника к месту командировки и обратно. Поэтому в случае утраты посадочного талона командированным сотрудником, факт перелета можно косвенно подтвердить приказом о направлении работника в командировку, счетами гостиницы, отметками таможенного органа о пересечении границы РФ. Кроме того, перечень подтверждающих документов может быть определен коллективным договором или локальным нормативным актом, утвержденным руководителем организации.

Официальная позиция, сформированная на сегодняшний день, в отношении необходимых документов, подтверждающих расходы командированного сотрудника на перелет, выражена в следующих Письмах МФ РФ от 18.12.2017 N 03-03-РЗ/84409, от 20.10.2017 N 03-03-06/1/68721, сказано:
Таким образом, в случае, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), для целей налогообложения прибыли организаций документальным подтверждением указанных расходов являются маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) и посадочный талон.

Письмо МФ РФ от 01.09.2016 N 03-03-07/50992:
Учитывая, что посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс, документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки является не только авиабилет, но и посадочный талон. Приобретение авиабилета в документарной или бездокументарной форме само по себе не может служить документальным подтверждением факта использования услуги воздушной перевозки.
Таким образом, документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются:
— маршрут/квитанция электронного авиабилета на бумажном носителе
— посадочный талон со штампом о досмотре

Если посадочный талон утерян командированным сотрудником, то в этом случае официальные рекомендации МФ РФ следующие:
Письмо МФ РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11:
Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, по мнению Департамента, может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей налогообложения прибыли организаций

Оформление командировки в 2021 году

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов ложится на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании.

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита. Подробнее о бизнес-аккаунте

• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
• родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
• сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Для учета командировочных трат нужно подготовить документы, подтверждающие эти расходы. Но с 25 февраля вводится возможность использования электронных талонов. Как повлияют новые нормы на подтверждение расходов на командировку? Пока Минфин и ФНС не предоставили своих разъяснений.

Минтранс сделал сообщение о том, что при самостоятельной регистрации на авиарейс теперь можно не распечатывать посадочный талон. Достаточно электронного талона. Нововведение будет действовать во всех аэропортах, где есть соответствующие устройства для считывания штрих-кода и электронная база данных. Вводится оно с 25 февраля 2019 года.

А потому, до выпуска соответствующих нормативных актов, имеет смысл просить сотрудников действовать по прежней схеме. То есть, они должны распечатывать талоны для того, чтобы на них были проставлены штампы о досмотре. Распечатанный документ является наиболее простым инструментом для подтверждения расходов на командировку. Если распечатанного бланка нет, работодателю придется брать справку у авиакомпании, подтверждающую фактическое нахождение работника на борту. А это более длительная процедура.

Командировочные расходы в; 2021 году

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

При этом электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт того, что именно это подотчетное лицо летело на самолете. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

Обязательно ли нужно предоставлять отрывные посадочные талоны или распечатанные электронные посадочные талоны с отметкой о прохождении досмотра в аэропорту для подтверждения расходов на командировки при расчете налоговой базы по налогу на прибыль организаций?

Если ни один из указанных выше документов не может быть предоставлен, организация вправе подтвердить факт перелета любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов. Ведь НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и, следовательно, не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

В ситуации, когда ни один из указанных документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (письмо Минфина России от 30 апреля 2019 года №03-03-06/1/32039).

Если авиабилет электронный, то для целей налогообложения расходы подтверждают маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, где указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в авиабилете маршруту. При этом посадочный талон, в том числе электронный, должен содержать реквизиты, удостоверяющие факт потребления услуги воздушной перевозки. Как правило, это штамп о досмотре.

Ответы на вопросы даны в рамках программы профессиональных юридических советов «Домового» – «Ваше право знать!». Это новый проект интернет-радио Справедливости, который вы можете послушать на нашем сайте. Программа выходит, как на сороковой минуте каждого четного часа эфира, так и доступна по ссылке. Обращаем внимание, что радиопрограмма выходит при поддержке Министерства труда и социальной защиты РФ.

Ответ: Формально этот документ не требуется. Но в пункте 7 Постановления Правительства РФ №749 сказано, что если отсутствуют документы на проезд и проживание, тогда должен быть какой-то документ с отметкой принимающей стороны, а это командировочное удостоверение.

Ответ: Можно взять в аренду машину при регулярных поездках или делать компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях, если сотрудник редко ездит. Во втором случае издается приказ, где указывается размер компенсации, которая ограничена порогом. Если сумма компенсации выше, то она в затраты не попадет, но вся сумма компенсации не будет облагаться страховыми взносами и НДФЛ.

Вопрос: В локальном акте организации установлен лимит за проживание. Как отразить в учете расходы по превышению лимита за проживание? Можно ли принять в расходы по налогу на прибыль в полном объеме сумму, подтвержденную документально сверх лимита за проживание?

Вопрос: Сотрудникам были выданы под отчет денежные средства на приобретение авиабилетов. Командировка отменилась из-за коронавируса. Авиакомпания пока никак не возместила отмену рейса. Мы списываем как внереализационные расходы или ждем сертификатов или денежные средства?

Вопрос: Если сотрудник езди постоянно в командировки на личном транспорте можно ли составить один приказ на компенсацию, например, сроком на год? Или можно составить доп. соглашение к трудовому договору о том, что сотрудник ездит в командировку на личном транспорте?

Без посадочного талона затраты на командировку не признать

Согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, документальным подтверждением командировочных расходов является авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами.

Приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82 утверждены правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров. При регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются ФИО пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту самолета. При необходимости, в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

Закон №54-ФЗ и поправки, внесенные законом №313-ФЗ от 01.10.2020, определяют, какие чеки можно принимать к авансовому отчету с 2021 года. Оплата сотрудниками компании ее внешних расходов за счет полученных ими подотчетных средств требует соблюдения установленного законодательством регламента как при их выдаче бухгалтерией, так и при оформлении отчетной документации. В случае нарушения правил израсходованные средства ФНС вправе не зачесть при налогообложении.

Начиная с июля 2021 года согласно ст. 1 закона №192-ФЗ от 3 июля 2018 г., если товар приобретается для организации или ИП, электронный фискальный кассовый чек (ФКЧ) должен содержать данные ИНН покупателя, номер таможенной декларации, страну происхождения товара и сумму акциза. Его разрешено использовать в качестве приложения к авансовому отчету — так указано в письме Минфина №03-03-06/1/10344 от 18.02.2019.

Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю , но не уточняется, какими именно.
В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

При потере электронного билета расходы на перелет подтвердит справка авиакомпании, что командированный летел рейсом, указанным в билете. Если нет справки, Минфин разрешает обосновать расходы билетом и документами, косвенно подтверждающими перелет (письмо Минфина №03-03-05/12957 от 28.02.2019), — отметкой в загранпаспорте и т. п.

С 2014 года порядок ведения кассовых операций и осуществления наличных расчетов определяется указаниями ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 и №3073-У от 07.10.13, в соответствии с которыми лица, получившие авансом средства на приобретение товаров или услуг для организации или индивидуального предприятия, обязаны отчитаться перед бухгалтерией, обосновав расходы при помощи подтверждающих документов.

Бумажные посадочные талоны можно распечатать как самому( дома, в отеле, офисе и пр.), так и в киосках саморегистрации, а в некоторых аэропортах РФ — в специальных автоматах распечатки бумажных посадочных талонов. Если же вы не использовали один из перечисленных сервисов, можете получить бумажный посадочный талон на стойке регистрации ( но будьте внимательны — в некоторых случаях эта услуга платная и к тому же — дорогостоящая).

1. Упрощение процедуры регистрации на рейс — теперь не надо беспокоиться о наличии или отсутствии бумажного посадочного талона ( некоторые лоукостеры за его распечатку требуют приличную доплату, например, авиакомпания «Победа» — 25 евро, Ryanair — 45 евро). Кстати о «Победе»: с 18 февраля текущего года авиакомпания ввела новые правила провоза багажа и ручной клади. Лоукостер Ryanaair тоже не заставил долго ждать: увеличил тарифы за перевозку ручной клади и багажа.

Так называемый «мобильный посадочный», или электронный посадочный талон может применяться лишь в случае, если аэропорт имеет техническую возможность обрабатывать такой вид документа, а авиакомпания, которая реализует билеты на тот или иной рейс, поддерживает электронную технологию посадочного талона.

Как сообщили представители аэропорта «Домодедово», этот авиахаб Москвы уже готов принимать пассажиров с новым электронным посадочным талоном. Все выходы на посадку имеют автоматизированные турникеты (eGate), стерильная зона аэропорта открыта для тех, кто имеет электронный посадочный талон. Однако на посадке в самолет все равно придется предъявить бумажный посадочный талон. При этом самому распечатывать бумажный вариант не нужно — его выдадут пассажиру, если он предъявит QR-код( штрих код посадочного талона), который предоставила авиакомпания при бронировании билета.

Сотрудники аэропорта «Внуково» сообщили о том, что с введением в действие приказа Минтранса №53767 от 14 января 2019 года соответствующие службы аэропорта уже начали работу над введением такой системы пропуска, однако она пока еще не работает, поэтому пассажирам надо иметь при себе обычный бумажный посадочный.

Можно ли принимать в расходы по налогу на прибыль посадочный талон без штампа о досмотре

На основании п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 при регистрации пассажира в аэропорту или в пункте регистрации, расположенном за пределами аэропорта, пассажиру выдается посадочный талон. При регистрации пассажира в электронной форме пассажиру по его выбору перевозчиком предоставляется право:

Согласно п. 2 Приказа Минтранса России N 134 маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть представлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Например, данным реквизитом может являться штамп о досмотре.

Таким образом, несмотря на отмену командировочного удостоверения, в компании все же придется оформить в отношении выезжающего работника приказ, авансовый отчет и внести соответствующие записи в специальный журнал и рабочий табель. Проверяющие органы обращают особое внимание на порядок оформления поездок сотрудников, посему строгое выполнение перечисленных выше правил обязательно для всех организаций.

• служебная записка (если сотрудник поедет в командировку на собственном транспортном средстве);
• путевой лист (опять же, если будет задействован личный автомобиль сотрудника);
• приказ о направлении в командировку с указанием целей организации поездки, места назначения (подтверждением ознакомления сотрудника с документом является его личная подпись на приказе);
• авансовый отчет, свидетельствующий об использовании средств компании в целях оплаты командировочных расходов.

От решения руководителя зависит, будет ли отправлен сотрудник или нет. До 2021 года на основании приказа оформлялось удостоверение и служебное задание. Однако с первого января оформляется исключительно приказ. Без него самопроизвольная может быть оценена как прогул.

После того как работник вернулся из поездки, он составляет вместе с бухгалтером авансовый отчет и прилагает к нему все билеты, квитанции и чеки. Копии тех страниц паспорта, на которых указано время пересечения гражданином границ России, также прилагаются к документу.

• Получает право отправиться в служебную поездку.
• Получает авансовую сумму перед отъездом.
• Может оформить после возвращения авансовый отчёт, по которому командировочные средства будут учитываться в налоговых отчётах и при оплате самой суммы налога.

Бухгалтер требует чек: как командировочным доказать свой перелёт

Первое и самое главное – если вы покупаете электронный авиабилет через сайт/приложение турагентства или авиакомпании, он и является документом, подтверждающим факт перелёта. Чаще всего это маршрутная квитанция и посадочный талон в распечатанном виде. Если в них не хватает каких-либо реквизитов, можно приложить справку о стоимости от перевозчика или агентства, где вы покупали билет. А теперь подробнее о каждом документе.

Это альтернативный документ, для обоснования командировочных расходов. Справка от авиакомпании используется в случае утери распечатанного посадочного талона, или при отсутствии в нём штампа о досмотре. Такой документ выдается авиаперевозчиком или его представителем (агентством). Мы тоже такую справку выдаём. Ищите её в разделе Заказы в личном кабинете на нашем сайте и в приложении.

Эти правила описаны в письме Минфина РФ от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187 , и др.).

Важно! Справка, выданная агентством, является достаточным подтверждением факта перелёта, только если это агентство имеет право выдавать такого рода справки от имени авиакомпании. Если выяснится, что агентство не имеет права выдавать такие справки, то тогда работодателю надо обратиться напрямую к авиакомпании.

Часто в комментариях нас спрашивают, как получить «чек» за оплаченный авиабилет. Мы нашли важную информацию об этом и хотим ей поделиться. Уже несколько лет существуют правила о том, какие именно документы должен предоставить сотрудник компании в бухгалтерию, чтобы его затраты были учтены.

Эти правила описаны в п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации». Как следует из документа: «Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

Лучше заранее узнать в бухгалтерии, какие документы подойдут для отчета. По общему правилу, чтобы отчитаться, нужен договор найма жилого помещения, расписка о передаче денег. Но сервис Airbnb, например, договор не выдает. Уточните, что в таком случае устроит бухгалтерию.

1. Беременную женщину.
2. Несовершеннолетнего, если только это не работник творческой профессии или спортсмен — они постоянно ездят на гастроли и соревнования.
3. Инвалида, если во время командировки не получится создать условия труда, подходящие ему по здоровью.
4. Работника, который проходит обучение в организации, если поездка не связана с этим обучением.
5. Работника, который находится на больничном.

Конечно, можно договориться с любым сотрудником и перевести его на другую работу. Но для этого нужно его согласие. В некоторых случаях допускается изменение условий договора и без согласия работника, но он как минимум имеет право узнать об этом за два месяца. Если он откажется, работодатель должен предложить другие варианты — и выплатить выходное пособие, если совсем ничего не подходит.

Как это работает. Когда сотрудника отправляют в командировку, в приказе пишут, с какого и по какое число он туда едет. Но этот срок — планируемый. Не всегда срок в приказе совпадает с тем, сколько реально надо пробыть в другом городе. Если задачу, ради которой человек уехал в командировку, удалось решить быстрее, он может вернуться раньше. Фактический срок командировки определяют не по приказу, а по проездным документам.

Например, у продавца Анны оклад 23 000 Р и премия от 10 000 до 30 000 Р — зависит от объема продаж за месяц. Раз в квартал работодатель платит дополнительные премии. Все премии привязаны к результатам работы, их может и не быть. За два месяца Анна получила 23 000 Р , за пять — 43 000 Р , еще за четыре — 53 000 Р . Месяц она провела в отпуске. В виде квартальных премий работодатель перечислил ей еще 100 000 Р за год. Всего за год она проработала 225 дней и заработала 573 000 Р . Получается, среднедневной заработок Анны — 2546,67 Р .