Срок хранения технической документации на предприятии

Содержание

Как пользоваться ресурсом

О хранении тех.документации.
Даю ссылку http://docs.cntd.ru/document/902058100.
Для удобства обзорного поиска в конце данного текста документа имеется перечень. Вас вероятнее всего интересует позиция с среде номеров, начинающихся с 1338 ( Раздел 8.6 энергетика и Раздел 11.2 метрология в данном документе)

Сообщаем Вам, что на основании «Правил учета тепловой энергии и теплоносителя» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 25.09.1995 № 954):
п. 7.1. Допуск в эксплуатацию узлов учета потребителя осуществляется представителем энергоснабжающей организации в присутствии представителя потребителя, о чем составляется соответствующий акт. Акт составляется в 2-х экземплярах, один из которых получает представитель потребителя, а второй – представитель энергоснабжающей организации.
Акт допуска в эксплуатацию узла учета тепловой энергии у потребителя должен быть утвержден руководителем энергоснабжающей организации.

Сроки хранения технической документации в организации

Организации также считают необходимым разработать рабочие инструкции, в которых даются детальные инструкции, как выпол­нить задание. Если имеется большое разнообразие работ, рабочие инструкции часто меняются. Если работа изменяется редко, то используется руководство с описанием работы. Руководство по контролю качества также используется для оценки изделия и его компонентов, чтобы убедиться, что они соответствуют спецификациям проекта. Различные руководства по нормам обеспечивают информацией, извещающей о том, какие нужны нормы времени для наладки оборудования и каковы скорость, мощность, допуски и другие данные для каждой операции в процессе. Руководство с нормами можно найти не только в производстве, но и в других областях деятельности, таких, например, как хорошо организо­ванный компьютерный центр.

Заказ-наряд на работу – это инструкция на производство за­данного количества определенного изделия по заданному графи­ку. Счет, который подписывает официант в ресторане,— это тоже наряд. В больнице или на заводе наряд – это более формальный заказ, который обеспечивает подтверждение на право взять лекар­ства или детали со склада, выполнить различные функции и назначить работников для выполнения этих функций. Во многих приложениях наряд и маршрутный лист включают количество определенного изделия и график выполнения.

Хранение документов в организации

Экспертиза ценности документов – это установление значимости, от которой зависит определение периода их сбережения. Для определения того, какие конкретно бумаги наилучшим образом могут обеспечить государство, социум, науку и отдельных лиц необходимыми данными, проводится экспертиза. Для документов, которые были отобраны на временное хранение, следует определить, в течение какого периода в будущем они могут понадобиться. Важной задачей экспертизы бумаг считается также определение периода хранения документации.

Дело — это помещенные под одну обложку документ или их совокупность, которые относятся к определенному вопросу или виду деятельности. В делах запрещается дублирование черновых вариантов бумаг, повторяющихся или утративших важность, с закончившимся нормативным сроком хранения.

Особенности организации хранения технической документации в современной организации

Во-вторых, в отличие от управленческой документации техническая документация создается в нескольких экземплярах (для заказчика, подрядной организации, разработчика и т. д.), содержание заказываемых томов регламентировано законодательством. Так например, проектная документация включает в себя следующие разделы: Пояснительная записка, Схема планировочной организации земельного участка, Архитектурные решения, Конструктивные и объемно-планировочные решения, Сведения об инженерном оборудовании, о сетях инженерно-технического обеспечения, Перечень инженерно-технических мероприятий, содержание технологических решений, Проект организации строительства, Проект организации работ по сносу или демонтажу объектов капитального строительства, Перечень мероприятий по охране окружающей среды, Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности, Мероприятия по обеспечению доступа инвалидов и т. п. [4]

Также следует отметить, что среди технических документов, передаваемых в архив, могут оказаться документы, содержащие информацию конфиденциального характера. Чаще всего именно в таких документах организации содержатся технологии работы, ноу-хау предприятия. Поэтому ответственному за технический архив должностному лицу нужно знать о наличии таких документов. Это может быть целый проект или его отдельные разделы. Ответственный сотрудник должен обеспечить защищенное хранение таких документов, ограничить к ним свободный доступ, а также вести отдельный учет конфиденциальных документов. Для обеспечения сохранности документов ограниченного доступа в архиве должны быть запираемые шкафы либо сейфы.

Организация хранения документации в организации (стр

Основная идея «Единая государственная система делопроизводства» – всесторонняя комплексная унификация. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений. Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы: унификация и стандартизация документов; рациональная организация документооборота; организация труда делопроизводственного персонала; механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают несколько видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел отдельной организации, фирмы, учреждения, предприятия), примерные и типовые.

Читать еще -->  Можно ли работать в декрете официально работать

Акты выполненных работ

Рано или поздно руководители организации, а также начальники планово-экономических отделов, сталкиваются с вопросом хранения и утилизации документации, в частности, актов выполненных работ. Какие же сроки их хранения существуют и кто за него ответственен?

Отечественное законодательство вменяет обязанность по обеспечению сохранности внутренней документации руководителю организации, а ответственность за оформление и передачу в архив возлагает на главного бухгалтера. По факту передачи актов в архив следить за их сохранностью должен архивариус или другое уполномоченное на это лицо. До этого момента акты хранятся в бухгалтерии по ответственностью избранны главным бухгалтером сотрудников.

Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (с изменениями на 28 апреля 2011 года)

1.1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169), с учетом положений нормативных правовых актов, регламентирующих создание, состав и обращение документов на различных носителях информации о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.

2.2. Перечень состоит из 13 разделов. В разделах 1-5 сгруппированы в основном типовые архивные документы о научно-исследовательской, научно-технической, научно-производственной и проектной деятельности; в разделах 6-12 -типовые архивные документы об учете, мониторинге природных ресурсов страны, производственно-технической, строительной и контрольно-надзорной деятельности; в разделе 13 — типовые архивные документы по автоматизированным системам различного назначения.

Первый раздел содержит типовые архивные документы о научно-исследовательской и научно-технической деятельности.

Второй — содержит типовые архивные документы о разработке и внедрении технологических процессов в разных отраслях экономики.

Третий — содержит типовые архивные документы о конструировании опытных и промышленных образцов изделий и внедрении их в производство.

Четвертый — содержит типовые архивные документы о градостроительном планировании развития территорий и поселений, проектировании объектов недвижимости, проектно-реставрационной деятельности и разработке проектов малых архитектурных форм.

Пятый — содержит типовые архивные документы о разработке, учете и охране объектов интеллектуальной собственности.

Шестой — содержит типовые архивные документы об учете и мониторинге природных ресурсов.

Седьмой — содержит типовые архивные документы о государственном учете, технической инвентаризации, строительстве, реконструкции, реставрации и ремонте объектов недвижимости.

Восьмой — содержит типовые архивные документы о комплексе вопросов, связанных с производством продукции (организацией, технологической подготовкой производства, изготовлением и контролем качества продукции), развитием производственной инфраструктуры, эксплуатацией, модернизацией, ремонтом изделий и оборудования, техническом контроле за оборудованием и экологическом контроле за производственными объектами.

Девятый — содержит типовые архивные документы о техническом надзоре за промышленной безопасностью производственных объектов и установок.

Десятый — содержит типовые архивные документы об аттестации, послепроизводственном контроле уровня, качества и безопасности продукции, выявлении, противодействии производству и реализации фальсифицированной продукции.

Одиннадцатый — содержит типовые архивные документы о технической регламентации, сертификации и метрологическом обеспечении производства.

Двенадцатый — содержит типовые архивные документы об организации мониторинга и экологического контроля за состоянием окружающей среды, охране окружающей среды, предотвращении и ликвидации последствий чрезвычайных экологических ситуаций и стихийных бедствий.

Тринадцатый — содержит типовые архивные документы об организации работ по проектированию, созданию, эксплуатации и модернизации автоматизированных систем (АС) и баз данных (БД).

Какие сроки хранения технической документации на многоквартирный дом (в случае передачи)

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень). Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся, в процессе деятельности, государственных органов, органов местного самоуправления, организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности.

— документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний – 5 лет после перевыбора управляющей компании (при этом часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно»);

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения

Протокольные поручения Сената Парламента Республики Казахстан и Мажилиса Парламента Республики Казахстан, местных представительных органов, документы по их выполнению (докладные записки, справки, информации, переписка)

Читать еще -->  Могут Ли В Квартире Отключить Воду За Неуплату

Документы (постановления, определения, акты прокурорского реагирования, решения, заключения, предписания, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства Республики Казахстан, иных вопросах правового характера

Сроки хранения документов в организации: это важно знать

  • подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
  • документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
  • которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
  • бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Самый недолгий срок хранения – 1 год, максимальный – 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Срок хранения технической документации на предприятии

Например, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.

Сроки хранения каждого вида документов определены специальным Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов имеют срок хранения храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) — постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников — 75 лет. Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим — не менее 5 лет.

Срок хранения проектной документации в архиве

Иногда возникает путаница, какой чертеж считать подлинником – созданный с помощью CAD-программ или распечатанный и хранящийся в бумажном виде. Бывает, что изменения вносят только в бумажный вариант или только в электронный, а отметки о корректировках не фиксируются как положено.

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 21.1003-2009 утвердил возможность хранения проектных документов в электронном варианте. Из такого архива адресаты получают копии за минуты. Потеря документов исключена – производится резервное копирование. Создание электронного архива сложно организовать самостоятельно. Требуется разработка системы для конкретной организации, чтобы документы были связаны между собой и легко находились.

Хранение документов

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

Архив технической документации на предприятии

В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки — боксы с металлическими перегородками и полками. Допускается оборудование хранилищ деревянными стеллажами и шкафами, обработанными огнезащитным составом.

В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые копни, фонд пользования (при наличии), перечни проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, а также описи документов постоянного хранения.
Единицей учета архивной документации в СНТД являются: — для научной документации — отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в том (папку); — для конструкторской, технологической и проектной документации — лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии.
Несмотря на то, что в Основных правилах работы архивов организации указывалось, что взависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях, чаще всего в организациях вся документация хранится в одном архиве. [2] В новых Правилах таких рекомендаций не обнаружено. [3] Попробуем разобраться какие отличия в хранении управленческой и технической документации. Во-первых, техническая документация может создаваться сотрудниками самого предприятия, либо заказываться в проектных институтах.
В случае подготовки документов проектным институтом факт передачи документов отражается в накладной или в акте приема-передачи.
Копии конструкторских и технологических документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

Техническая документация долговременного хранения

Переоборудование жилых помещений может включать в себя: установку бытовых электроплит взамен газовых плит или кухонных очагов, перенос нагревательных сантехнических и газовых приборов, устройство вновь и переоборудование существующих туалетов, ванных комнат, прокладку новых или замену существующих подводящих и отводящих трубопроводов, электрических сетей и устройств для установки душевых кабин, «джакузи», стиральных машин повышенной мощности и других сантехнических и бытовых приборов нового поколения.

частичные плановые осмотры конструктивных элементов и инженерного оборудования проводятся специалистами или представителями специализированных служб, обеспечивающих их техническое обслуживание и ремонт.

Ссылка на основную публикацию