Планирование отпусков работников график отпусков

Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец

Даже согласовав все даты и сроки с представителями вышеупомянутых категорий, руководитель должен быть готов к ситуации, когда кто-то из них в течение года поменяет принятое решение и подаст заявление на отпуск с другой даты. Права отказа в данном случае начальник не имеет.

Примечания к нему могут содержать любую информацию, необходимую кадровым работникам. Например — причины переноса отпусков и т. п. Оригинал документа принято хранить в отделе кадров. Копия обычно предоставляется финансовым службам в целях бухгалтерского учета для оценки и планирования материальных резервов на выплату отпускных. Остальным структурным подразделениям, как правило, выдаются выписки из графика для удобства организации производственной деятельности.

Сколько дней планировать работнику основного отпуска в графике отпусков текущего года, если работник авансом использовал часть отпуска авансом

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков , который является обязательным для сотрудника и работодателя ( ст. 123 ТК РФ ). В исключительных случаях, когда предоставление отпуска сотруднику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия сотрудника перенос отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется ( ст. 124 ТК РФ ).

Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0 . В письме говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем (т. е. без включения указанных дней в текущий график).

Глава 10

Для правильной работы инструмента необходимо внести данные об имевшихся ранее отпусках. Для этого достаточно создать один документ и внести в него отпуск на каждого сотрудника. Установить в документе реквизит «Решение» равным «Утвержден» и провести документ задним числом.

? размер доступного работнику отпуска на день планируемого ухода в отпуск, который рассчитывается по формуле: размер «заработанного» отпуска минус сумма размеров всех утвержденных отпусков. Размер «заработанного» отпуска рассчитывается исходя из 28 календарных дней отпуска за каждый прошедший календарный год с момента приема на работу;

Как составить график отпусков

В организациях, занятых сезонной деятельностью, например, сельскохозяйственных, можно отправить большее количество работников в отпуск зимой, когда мало работы, и, наоборот, в период летней страды это делать не рекомендуется. Лето — время отпусков сотрудников учебных заведений.

Первый немаловажный этап создания графика планируемых отпусков – опрос сотрудников всех подразделений организации. В ходе опроса сотрудник кадровой службы выявляет предпочтительное время и количество дней отпуска для каждого члена компании.
В крупных организациях с наличием большого количества структурных подразделений опрос целесообразно проводить отдельному уполномоченному сотруднику внутри каждого подразделения. Таким человеком зачастую выступают начальники цехов или сотрудники отдела кадров.

В отпуск — по графику, или для чего нужен график отпусков

! Обратите внимание: График отпусков составляется в отношении всех работников: как занятых по основному месту работу, так и совместителей. Лица, трудящиеся по гражданско-правовому договору, в график не включаются, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен. В графике отпусков не отображаются административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

О том, что ежегодный оплачиваемый отпуск – неоспоримое право работника, предусмотренное Трудовым кодексом, знают все. А вот о том, что предоставление такого отпуска – обязанность работодателя, причем не зависящая от желания самого работника, нередко забывают. Действительно, сплошь и рядом встречается ситуация, когда сотрудники по каким-либо причинам не горят желанием отгуливать свои законные отпуска, а работодатели не придают этому особого значения. Однако Трудовой кодекс на этот счет суров: «запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд» (ч. 4 чт. 124 ТК РФ). Как же работодателю «заставить» своих работников использовать положенные им отпуска, чтобы выполнить требования трудового законодательства? Ответ прост: поскольку ответственность за своевременное предоставление отпусков сотрудникам лежит на работодателе, он же должен позаботиться об информировании работников о количестве положенных им дней отпуска, а также о том, чтобы эти дни были использованы. Для этих целей идеально подходит график отпусков. Для чего еще нужен график отпусков и как его составить, – читайте далее в статье.

Планирование отпусков

Информацию о текущем состоянии графика отпусков организации, то есть о запланированных сроках отпусков работников, можно получить при помощи отчета «График отпусков работников организаций» («Кадровый учет организаций» — «Кадровый учет» — «Занятость» — «График отпусков»).

Кроме этого есть возможность сверить данные, о продолжительности отпусков зафиксированные в кадровом учете, с аналогичными данными, зафиксированными в подсистеме «Регламентированная зарплата» для целей расчета отпускных с помощью отчета «Начисленные отпуска организации» («Расчет зарплаты организаций» — «Отчеты» — «Отчет начисленные отпуска»).

Планирование отпусков

• собирает и предоставляет данные для формализации принятия решения об утверждении отпуска;
• проводит проверки корректности ввода отпусков с построением отчета об ошибках и предупреждениях;
• графическая иллюстрация текущей ситуации с планируемыми отпусками;
• подготовка отчета о принятых решениях.

Для правильной работы инструмента необходимо внести данные об имевшихся ранее отпусках. Для этого достаточно создать один документ и внести в него отпуск на каждого сотрудника. Установить в документе реквизит «Решение» равным «Утвержден» и провести документ задним числом.

График отпусков

• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );
• супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ );
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 ).

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Пожелания работников при планировании отпусков

Учитывать мнение всех работников при составлении графика отпусков работодатель не обязан. Трудовой кодекс РФ не требует согласовывать конкретную дату отпусков со всеми без исключения работниками. Таким образом, работодатель может узнать мнение работника о том, в какое время он хочет уйти в отпуск, но обязательными эти пожелания не являются.

В крупных организациях чаще всего собирают информацию по структурным подразделениям путем заполнения, например, ведомости планирования отпусков. Как правило, заполнением ведомости занимаются руководители структурных подразделений. Затем она передается работникам кадровой службы, которые корректируют ее с учетом льгот по использованию права на отпуск отдельными категориями работников и составляют единый сводный документ — проект графика отпусков.

График отпусков: необходимость или формальность

Период, в который предоставляется отпуск, в графике отпусков может быть указан конкретной датой либо только календарным месяцем. Учитывая, что ежегодный трудовой отпуск может предоставляться по частям, то в графике отпусков в отношении одного работника может быть определено два отпускных периода.

НА ЗАМЕТКУ С момента утверждения график отпусков в организации подлежит обязательному соблюдению сторонами трудового договора. Работник обязан использовать ежегодный трудовой отпуск в период, указанный в графике отпусков, а работодатель обязан его предоставить.