Сроки хранения кадровых документов таблица

Сроки хранения кадровых документов таблица

Что касается документов с неистекшими сроками хранения, то, если они не представляют какой-либо ценности для налоговых, правоохранительных, судебных и других органов, их уничтожение в принципе возможно. При этом следует учитывать, что уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Глава 6Хранение документов по кадровому учету

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.

Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

— раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПЕРЕЧНЯ
ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ
В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ
СРОКОВ ХРАНЕНИЯ»

Личная карточка работника

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Кадровая документация: сколько и как хранить

Данный Перечень включает в себя двенадцать разделов, охватывающих все основные направления деятельности юридических лиц, которые сопровождаются оформлением соответствующих документов. Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций. Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях.

Дальнейшие сроки устанавливаются организациями и предприятиями в зависимости от практического использования документации (определяется, насколько она важна для деятельности юридического лица, а затем сроки согласовываются с законодательными нормами).

Сроки хранения кадровых документов таблица

Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы. Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье.

Читать еще -->  Какие Вопросы На Экзамене На Гражданство Рф

Для выданных документов после 2003 года период хранения составляет минимум 50 лет (в соответствии с ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Начисляется период сохранения с 1 января года, следующего за годом формирования документов.

Документы в кадрах обязательные

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.

Срок хранения кадровых документов

Если рассматривать процесс кадрового ведения дел, то туда включается, помимо фиксирования трудовых отношений с рабочими. Использование и хранение всех деловых бумаг для конкретной деятельности какого-либо предприятия, достоверность ценности документов и их передача в архивное хранение.

  • Главного бухгалтера предприятия.
  • Архивиста.
  • Представителя руководства предприятия.
  • Лицо, которое представляет юридическую службу в предприятии.
  • Лицо, представляющее службу сотрудников предприятия.
  • Сотрудника по службе обеспечения деловых бумаг или секретаря предприятия.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

— негосударственные организации — не менее 10 лет, после чего дальнейший срок хранения документов организация определяет в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Согласно ст. 27 Закона об архивном деле юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2019 году

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Срок хранения кадровых документов и опись кадровых документов

Каждый кадровик знает, что унифицированных форм для документов, используемых в ОК, существует очень много. В организации допустимо использование унифицированных законодательством форм, образцы которых находятся в открытом доступе. Также руководство имеет право разработать собственные образцы, которые должны быть внесены в альбом. Этот альбом должен содержать в себе все, разработанные самостоятельно образцы. Этот альбом может быть и в электронном варианте.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что одни акты по истечению определенного срока уничтожают, а другие передают в архив. Но перед тем как отправить бумаги в архив, необходимо провести их опись. Именно опись является основанием для того, чтобы дело было передано на хранение в архив. Образцы, которые помогут сотруднику ОК составить правильно опись, можно найти в сети на специальных сайтах.

Каков срок хранения кадровых документов в организации

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Читать еще -->  Срок Действия Справки Об Отсутствии Судимости При Приеме На Работу

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Сроки хранения кадровых документов таблица

Кто принимает решение о сохранении документов Как только документы длительного хранения выходят из документооборота, они собираются, систематизируются, описываются и сдаются в архив. Обычно массовый сбор таких документов происходит в конце года во всех структурных подразделениях, в том числе в кадровой службе. Если в организации действует положение о хранении документов, то в нем прописан и порядок передачи документов на хранение, и сроки хранения, а также указано лицо, ответственное за сбор и подготовку документов к передаче на хранение. Сотрудник, в чьи должностные обязанности входит организация процесса передачи документов, занимается сортировкой документов. Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел. Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа.

Постоянный срок хранения Положение о защите персональных данных п.8 чт.1 ст. 86 ТК РФ Правила внутреннего трудового распорядка ч.4 ст. 189 ТК РФ Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) ст. 21

Какой срок хранения кадровых документов в организации в 2019 году

Все вопросы касательно того, какой срок хранения кадровых документов в организации в 2019 году, какими нормативными актами регулируется хранение, в каких условиях и на каких основаниях проводится архивирование данных, разберемся в данном материале.

Важно отметить, что бумаги по личному составу, сформированные на протяжении государственной службы, которая не относится к гражданской службе, следует сохранять в течение 75 лет вне зависимости от даты их формирования.

Срок хранения кадровых документов

  • приказов и распоряжений по личному составу, а также справок и других приложений к ним — в течение 75 лет;
  • приказов о дисциплинарных взысканиях, отпусках, дежурствах, краткосрочных командировках — в течение 5 лет;
  • документов о наличии, движении, комплектовании кадров, а также о профессионально-квалификационном составе работников и квотировании рабочих мест для незащищенных категорий граждан — 5 лет;
  • направлений и уведомлений о трудоустройстве — 3 года;
  • переписки по вопросам трудоустройства — 5 лет;
  • табелей и графиков учета рабочего времени — 5 лет, при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет;
  • документов о разрешении трудовых споров — 5 лет;
  • тарификационных ведомостей (списков) — 75 лет;
  • коллективных договоров — постоянно;
  • трудовых договоров, соглашений, договоров подряда и личных карточек работников — 75 лет;
  • документов (анкет, заявлений и т. д.) лиц, не принятых на работу — 3 года;
  • графиков отпусков — 1 год;
  • книг и журналов учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — 5 лет;
  • подлинников личных документов работников (трудовых книжек, аттестатов, дипломов, свидетельств) — до востребования, невостребованных — в течение 75 лет.

Деловый бумаги второй и третьей группы передаются в центральный архив только из архивов государственных и муниципальных организаций, а также коммерческих организаций, являющихся источниками комплектования на основании соответствующего договора. Во всех остальных случаях кадровая документация продолжает храниться у работодателя, который при желании может продлевать (но ни в коем случае не сокращать) законодательно установленный срок.

Ссылка на основную публикацию