Как правильно сшивать документы бухгалтерские

Как правильно сшивать документы нитками в ручную

Если вам нужно зарегистрировать ООО, смело изучайте «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» от 26.02.2004 N-110 и «Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица» (статья 1, абзац 3). Стоит отметить, что большинство рекомендаций даны для документов, которые хранятся более десяти лет.

Опись необходима для контрольного сравнения имеющихся листов, их расположения и комплектации. Ее не нумеруют и прикладывают перед первым листом. В ней нужно указать следующие данные: фирму, город, дату, должность и ФИО заверяющего. Сама опись может быть представлена в виде таблицы, в которой указывают дату составления вложенного документа, его название, какие листы захватывает, общее их количество.

Как правильно сшивать документы бухгалтерские

Документы, которые подписываются цифровой подписью, практически никогда не дублируются на бумаге и не требуют, соответственно, хранения-сшивания и т.п. Они хранятся в электронном виде в электронных архивах специализированного оператора связи. В частности, предприятия на упрощенке, вмененке или общей налоговой системе можно вести с помощью уже упомянутой онлайн-бухгалтерии, в которой есть всё, от самообновляемого бесплатного индивидуального календаря отчетности до обслуживания любого количества предприятий. Конечно, её можно считать альтернативой 1С и других бухгалтерским программам, но по сути, это качественный скачок в автоматизации труда бухгалтера. Электронный архив создается сам, не нужно документы куда-то посылать, обновления форм отчетностей, порядка расчетов, формул и т.п. происходит централизованно и не требует никаких действий со стороны пользователей, календарь отчетности предприятия всегда актуален, под рукой, и нем только то, что нужно делать по данному предприятию, о прочих удобствах можно почитать отзывы, посмотреть видео, а главное — примерить! И не в урезанной демо-версии, а в полноценно работающей системе в течение месяца после регистрации.

Надо еще заметить, что для нескольких листов А4 отверстия сделать легко, но дырокол рассчитан на определенную толщину пачки листов. А что делать, если нужно сшивать кассовые документы толстой пачкой, например? В таком случае стоит воспользоваться шилом (в офисе его, наверное, не просто найти), либо, если случай совсем уж тяжелый, например, нужно сшивать бухгалтерские документы очень толстой пачкой, то можно воспользоваться острым гвоздем и молотком. Размах не канцелярский, но что поделать.

Как правильно сшить документы

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей. Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2019 год».

В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.

Как правильно сшивать документы

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Прошивка бухгалтерских документов

Сшив бухгалтерских документов – это процесс, требующий не только аккуратности и сноровки, но и знания многих моментов, которые немаловажны для подобного способа хранения документов.
В настоящее время нельзя найти инструкций по прошивке документов. Да и специальных нормативных актов нет. Однако, в каждой инстанции, которая занимается хранением, проверкой бухгалтерской документации, имеются свои требования и рекомендации. Но для того, чтобы познакомиться с правилами хранения бухгалтерской документации, можно воспользоваться ГОСТом 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Прошивка бухгалтерской документации должна быть осуществлена таким образом, чтобы не возникало возможности замены листов, подлога, потери.
Прежде, чем начать прошивку, необходимо удостовериться в том, что они зарегистрированы в соответствующих ордерах и ведомостях. Ведь прежде, чем прошить документы, их необходимо зарегистрировать, поставить печать и подпись главного бухгалтера. А в некоторых случаях – и руководителя организации. После того, как все манипуляции с папкой будут завершены, папка с документами отправляется в архив.
Для тех, кого интересует, как правильно сшивать бухгалтерские документы, стоит отметить, что этот механический процесс не так уж и сложен. Для этого может понадобиться дырокол, степлер, нитки. Если подобные инструменты не имеются в наличии, пригодится просто, иголка с ниткой. Кто-то может сказать, что нет ничего проще, чем подшить документы. Однако, те, кто не знал, как правильно сшивать документы, могут получить документ из архива с пометками о том, что нужно добавить еще какой-либо документ, опись, перенумеровать, или даже перешить.

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой

Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади). Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.

Прежде чем разобраться, как правильно сшивать документы, давайте обсудим, для чего, собственно, это нужно. Далеко не каждый человек знает, зачем это делается. А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде. Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д.

Как правильно сшивать документы

Сшивать документы – дело нехитрое, скажете Вы и будете в какой-то степени правы, так как сам механический процесс не так уж и сложен, однако дело не в ваших руках, дыроколе или папке, а в том в какой последовательности, порядке и какие документы Вам доверили сшивать. Как правильно сшивать документы, а, вернее, правильность этого дела зависит в большей степени от того, где происходит процесс и какого рода деятельности является предприятие, которому собственно и принадлежат документы. Если документы носят бухгалтерский характер, то здесь есть свои нюансы и тонкости, о которых следует подробнее узнавать у главного бухгалтера или у работника, на прежнюю должность которого Вы поступили.

Как правило, первичные документы подшиваются после регистрации в Журналах – ордерах и в ведомостях, по видам учета и в хронологическом порядке в зависимости от даты свершение операции. Каждый документ должен пройти регистрацию, иметь печать и подпись бухгалтера, главного бухгалтера и в отдельных случаях руководителя. Затем такие папки или подшивки передаются в архив. Есть определенный перечень документации на предприятии, по которому можно узнать, сколько времени хранятся документы в архиве.

Подшивка документов

До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти — достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись? Можно ли подшивать бухгалтерские документы термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову.

В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново. Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.