Срок хранения производственной документации

Глава 23

289. Производственные документы отделений почтовой связи на принятые, выданные, полученные и отправленные почтовые отправления и закрытые почтовые вещи в течение 10-ти дней после проведения документальной проверки отправляются на хранение в архив РУПС (Производства) в отдельных мешках. Хранение производственной документации на рабочих местах не допускается. На вложение мешков составляется опись установленного образца в двух экземплярах, в которой указывается наименование производственной документации, за какой период (дата начала и окончания), количество пачек, книг, оттиск календарного штемпеля и подпись руководителя отделения почтовой связи, цеха, участка. Оба экземпляра описи вкладываются в мешок с документами. После получения и проверки высланных на хранение документов второй экземпляр описи, на котором работником архива учиняется расписка о получении, высылается в отделение почтовой связи.

294. Для обеспечения сохранности страховых почтовых отправлений (писем (мелких пакетов) с объявленной ценностью, мелких посылок), подлежащих сдаче в почтовый вагон непосредственного обмена, объекты почтовой связи заделывают их в страховой мешок на данный вагон.

Сроки хранения документации

Компания ООО «Концепция связи XXI век» гарантирует, что правообладатель, дистрибьютор или реселлер программного обеспечения осуществляет защиту персональных данных на условиях, аналогичных изложенным в Политике конфиденциальности персональных данных.

Настоящее согласие распространяется на следующие персональные данные: фамилия, имя и отчество, место работы, должность, адрес электронной почты, почтовый адрес доставки заказов, контактный телефон, платёжные реквизиты. Срок действия согласия является неограниченным. Вы можете в любой момент отозвать настоящее согласие, направив письменное уведомление на адрес: podpiska@vedomost.ru с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».

Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (с изменениями на 28 апреля 2011 года)

1.3. Перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, применяемые в различных отраслях экономики. Архивные документы, отражающие специфические функции организаций в сфере научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности и не имеющие типового (межотраслевого) характера, предусматриваются в перечнях документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения и стандартах организаций.

На архивные документы, обеспечивающие типовые управленческие функции в названных сферах деятельности, распространяются требования «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Утв. Руководителем Росархива 06.10.2000).

3.3.4. Отметка «до ликвидации организации», проставленная в Перечне к конкретным видам архивных документов, означает, что эти документы хранятся в организации до ее ликвидации независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов. После ликвидации организации эти архивные документы подлежат экспертизе ценности, отбору и передаче на постоянное хранение в установленном порядке.

Сроки хранения медицинской документации

Согласно статье 1 Федерального закона от 24.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав медицинского архива проводится экспертиза ценности документов. Данным вопросом занимается создаваемая в медицинской организации постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Экспертиза ценности медицинских документов в медицинской организации проводится при составлении номенклатуры дел (это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме), в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив, а также в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Сроки хранения первичных документов

• покупатель: зарегистрировал в книге покупок отгрузочный счет-фактуру, в книге продаж — авансовый счет-фактуру; отразил в декларации по НДС вычет налога и восстановил авансовый НДС;
• продавец: зарегистрировал в книге продаж отгрузочный счет-фактуру, в книге покупок — авансовый счет-фактуру; отразил в декларации по НДС начисление налога и авансовый вычет.

Документы налогового учета (первичные документы и счета-фактуры, в том числе электронные) хранят 4 года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления отчетности. Например, документы по основным средствам хранят в течение 4 лет, следующих за годом, в котором ОС полностью самортизировано, ликвидировано или продано. Если от продажи получен убыток, сроки увеличатся подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ; п. 1.13 Порядка, утв. Приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н; Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604 .

Особенности организации хранения технической документации в современной организации

Следующими отличительными чертами технической документации являются особые признаки систематизации документов в дела. Для управленческих документов выделяют следующие принципы: номинальный признак— по названию разновидностей документов (приказы, распоряжения, указания, акты, справки и т. д.), предметно-вопросный признак— по содержанию документов (документы по конкурсным процедурам), авторский признакпредполагает группировку в дела документов одного автора, группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку и т. д. Техническая же документация формируется в дела по объектам строительства. Дела имеют определенную нумерацию: в название тома содержится название раздела или подраздела, кроме того в каждом томе на первых страницах помещается содержание проекта, что значительно облегчает поиск необходимого тома.

В первом звене (графа 3) — представлены организации, утверждающие/согласовывающие документы. Во втором звене (графа 4) — перечислены организации — разработчики / авторы документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.В третьем звене (графа 5) — определены организации-заказчики.В четвертом звене (графа 6) — указаны эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов/станций контроля, наблюдений / измерений и т. п.), изначально не являвшиеся заказчиками документации. В случае, если организация подходит по двум критериям Перечня, то выбирается больший срок хранения. Следовательно, заведующий архивом должен иметь четкое представление о том, какие виды документов разрабатываются в организации, а какие заказываются у других организаций, чтобы верно определить срок хранения документа.

Срок хранения актов постоянный — в исполнительно-технической документации

В случае обнаружения неисправных дымовых и вентиляционных каналов, а также не пригодных к дальнейшей эксплуатации представитель организации, производивший их проверку, обязан предупредить собственника под расписку о запрещении пользования газовыми приборами и аппаратами и незамедлительно уведомить СПГХ и представить акт проверки для отключения газовых приборов от газопроводов.

в соответствии с требованиями нормативных актов обеспечивать установку сигнализаторов загазованности в жилых и общественных зданиях с массовыми скоплениями людей (зрелищные сооружения, учебные и лечебные учреждения, общежития и др.), а также во встроенных и пристроенных к общественным и жилым зданиям котельных;

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Минимальный срок хранения первичной документации

Первичная документация – это комплекс документов, которые содержат исходные сведения об операциях, совершенных субъектом в ходе хозяйственной деятельности. Первичные документы создаются перед непосредственным началом хозяйственной операции, в момент совершения или сразу после ее окончания, и, по сути, являются первыми свидетельствами произошедшего факта. К первичной документации относятся организационно-распорядительные документы (распоряжения, платежные поручения, доверенности и приказы) и оправдательные ( справки, акты, кассовые ордеры, выписки с расчетного счета, накладные), то есть те документы, без которых невозможно осуществлять бухгалтерский, кадровый и налоговый учет.

Сроки хранения первичной документации установлены несколькими нормативными актами, содержащимися в Законе о бухучете, Налоговом Кодексе, Законе об архивном деле, Перечне типовых документов и некоторыми другими. Они применимы ко всем организациям и индивидуальным предпринимателям, независимо от выбранного режима налогообложения. Согласно установленным требованиям, минимальный срок хранения первичных документов составляет не менее пяти лет. Нарушение правил хранения первичной документации влечет за собой наложение штрафных санкций в размере от 10 до 40 тысяч рублей.

Срок хранения производственной документации

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Срок хранения проектной документации в архиве

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 21.1003-2009 утвердил возможность хранения проектных документов в электронном варианте. Из такого архива адресаты получают копии за минуты. Потеря документов исключена – производится резервное копирование. Создание электронного архива сложно организовать самостоятельно. Требуется разработка системы для конкретной организации, чтобы документы были связаны между собой и легко находились.

Иногда возникает путаница, какой чертеж считать подлинником – созданный с помощью CAD-программ или распечатанный и хранящийся в бумажном виде. Бывает, что изменения вносят только в бумажный вариант или только в электронный, а отметки о корректировках не фиксируются как положено.

Сроки хранения технической документации в организации

Управление конфигурацией.Инженерное извещение на из­менение (ECN) изменяет некоторые аспекты определения то­вара или документации, такие как чертеж или ведомость со­става изделия. Для сложных изделий, которые имеют длитель­ный цикл производства, например, «Боинг-747», изменения могут быть такими значительными, что никакие два самолета не мо­гут быть похожими (не найти двух одинаковых «Боингов-747») – что действительно и есть на самом деле. Такие динамические изменения проекта повлекли разработку дисциплины, извест­ной как управление конфигурацией, которая связана с иденти­фикацией товара, контролем и документированием. Управление конфигурацией – это система, с помощью которой точно опре­деляется и для которой поддерживается контроль и учет изменений.

Чертеж сборки просто показывает общий вид товара. Сбороч­ный чертеж – это трехмерный чертеж, известный как изометри­ческий чертеж, где относительное местоположение компонентов показано по отношению друг к другу, чтобы показать, как собрать изделие (рис. 6.11).

Сроки хранения документов в сфере строительства

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 ;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182 .

Если коммерческая организация существует в форме акционерного общества, то сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденных постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Сроки хранения документации

Переданные в архив хозяйствующего субъекта первичные учетные документы и бухгалтерские регистры могут храниться в разных условиях и разные сроки. Например, документация, не являющаяся основанием для записей в бухгалтерском учете (вспомогательные расчеты, копии документов, снятые для нужд бухгалтерской службы, надобность в которых отпала, и др.), могут не передаваться в архив, а уничтожаться по мере ненадобности.

Сроки хранения документации бухгалтерской службы определяются в зависимости от значимости документов для хозяйствующего субъекта, для проведения проверок (аудиторской, проверок налоговых инспекций), а также от того, какую научно-историческую и практическую ценность они имеют. Эти факторы влияют на установление порядка, сроков и мест хранения документации.

Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения

Протоколы, решения, рекомендации, заключения, стенограммы (аудиовизуальные записи) и документы к ним (справки, заключения, доклады и другие документы):
1) заседаний, созываемых Президентом Республики Казахстан, руководством Администрации Президента Республики Казахстан, заседаний консультативно-совещательных органов при Президенте Республики Казахстан, Конституционного Совета Республики Казахстан, Совета Безопасности Республики Казахстан, Высшего Судебного Совета Республики Казахстан, Совета по управлению Национальным фондом Республики Казахстан, Ассамблеи народа Казахстана;

Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ.
По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества