Профессиональные навыки секретаря делопроизводителя

Профессиональные навыки секретаря делопроизводителя

Взаимодействие с коллегами и руководителем
Место секретаря в системе внутрикорпоративных отношений. Секретарь — связующее звено подразделений компании. Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем. Система подчинения. Если руководителей несколько. «Трудные» руководители – как найти правильный подход к разным стилям управления

Планирование рабочего времении
Базовые принципы управления временем. Принципы эффективной организации рабочего дня. Временная инвентаризация рабочего дня. Расстановка приоритетов. Способы создания резерва времени, меры по устранению основных «ловушек» времени

Рациональная организация информационных потоков
Сортировка информации, расстановка приоритетов, выделение главного и срочного. Особенности приема, передачи и хранения устной и письменной информации. Деловая корреспонденция

Секретарь и телефон
Требования телефонного этикета. Что можно и что нельзя говорить по телефону. Формулы телефонной вежливости. Специфика приема входящих телефонных звонков. Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Работа с несколькими аппаратами. Фиксирования, прием и передача телефонного сообщения. Определение направления адресации (переадресации) входящих телефонных звонков. Исходящий звонок: правила, планирование и подготовка к беседе. Управление временем телефонных переговоров

Работа с посетителями
Приветствия, представления: стандарты поведения и общения. Вербальная и невербальная самопрезентация: основные правила формирования благоприятного первого впечатления.
Регистрация посетителей. Создание комфортных условий ожидания. Намерения посетителя – как их понять? Приемы ориентации. Ситуации: ожидание по вине сотрудника; опоздание посетителей; «нежданный гость». Реакция на жалобы и претензии посетителя

Бесконфликтность в работе секретаря
Принципы поведения в конфликтных ситуациях: с партнерами и клиентами; внутри коллектива. Способы предупреждения и утилизации конфликтов. Стресс – менеджмент. Управление своим эмоциональным состоянием, приемы выхода из стресса

Эффективность секретаря
Важнейшие личностные и профессиональные качества секретаря. Особенности профессиональной роли и специфика задач. Корпоративные стандарты и правила поведения. Индивидуальный рабочий стиль: определение и использование для повышения собственной эффективности. Имидж секретаря и стиль поведения как инструменты эффективной профессиональной деятельности. Основы делового этикета.

Образец резюме секретаря референта, личного помощника руководителя (шаблон, пример)

• распределение и прием телефонных звонков (мини-АТС)
• работа с документацией (внешний и внутренний документооборот),
• перевод документации на/с немецкий язык;
• организация и планирование переговоров и встреч руководителя,
• прием посетителей,
• заказ и бронирование гостиниц и билетов,
• организация конференц-связи

Дополнительные сведения:
Немецкий язык — уровень носителя языка
Опытный пользователь ПК (полный пакет программ LotusMS, Office, HTML, справочно-информационные программы, навигация в Internet, WinFaxPro).Скорость печати 220 уд/минуту.
Знание оргтехники ( ксерокс, мини-АТС, факс, сканер, принтер,)

Пример резюме секретаря

Почему иногда в названиях вакансий пишут не просто секретарь, а секретарь-референт. Чем отличается секретарь референт от обычного секретаря? Само слово «референт» в переводе с латыни означает сообщающий, относящий, воспроизводящий. Одно из значений слова «референт» — это докладчик, делающий доклад или читающий реферат. Т.о. слово «референт» в названии должности секретаря подразумевает дополнительно к обычным обязанностям секретаря еще следующие: подготовка докладов и выступлений, подготовка проектов документов, сбор и подготовка информационно-аналитических материалов, и т.д. Часто от секретаря-референта требуется знание иностранных языков. Условно можно считать, что в отличие от обычного секретаря, в обязанности которого входит работа с уже готовыми документами, секретарь-референт участвует в процессе создания документов, занимается еще и подготовкой документов и сбором необходимой информации для их подготовки.

На этой странице приведен пример резюме секретаря. Если вы ищете ответ на вопрос, что писать в резюме секретаря или делопроизводителя, то советуем вам дополнительно посмотреть на нашем сайте материал статьи пример резюме, в котором на примере достаточно подробно разобран вопрос, как составить резюме.

Профессия делопроизводитель

Заработная плата делопроизводителя зависит от опыта работы и может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей в месяц. Также заработок зависит от региона работы, величины компании-работодателя и специфики его деятельности. Средняя зарплата делопроизводителя составляет 25 тысяч рублей.

В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя. В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела.

Профессиональные навыки секретаря делопроизводителя

Школа № 368 основана в 1983г. как общеобразовательная школа полного дня. С 1993 г. школа работает по программе углубленного изучения английского языка. Педагогическим коллективом школы накоплен большой опыт обучения английскому языку, который постоянно пополняется с учетом требований времени.

В компетенцию секретаря входит: прием и распределение звонков, входящая и исходящая корреспонденция, делопроизводство, организация рабочего времени руководителя, реферирование деловой переписки, ну и просто полезные и уютные мелочи — заварить чашечку чая или кофе, поставить в вазу цветы, принести из соседнего кабинета необходимый документ.

Обучение профессии секретарь-делопроизводитель

Ø Документационное обеспечение управления как работа с внутренними, входящими и исходящими документами: прием, распределение, регистрация, исполнение, контроль исполнения, формирования дел, подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию.

Рекомендации по проведению урока. Урок можно начать с нескольких вопросов, которые помогли бы учителю проанализировать глубину знаний учащихся о профессии секретаря-делопроизводителя. Обсудить значение этой профессии в работе учреждений и предприятий.

Образец резюме секретаря

• Делопроизводство в полном объеме, деловая переписка;
• Письменные переводы с/на английский язык (контракты, лицензионные соглашения, рекламные материалы, финансовые документы),
• Протоколирование совещаний на русском и английском языках.);
• Планирование рабочего дня руководителя,
• Прием гостей, организация переговоров,
• Встреча и сопровождение VIP гостей,
• Туристическая и визовая поддержка (бронирование гостиниц, заказ билетов, оформление виз и приглашений);
• Координация работы офиса
• Опыт сбора и обработки информации, написания информационных обзоров

Опыт работы:
2005 — наст.вемя Коммерческий банк «КБ100»
Должность: секретарь-референт, помощник руководителя
Обязанности:
Ведение делопроизводства в соответствии с нормативами документооборота Банка; деловая переписка с иностранными партнерами, в т.ч. на английском языке; перевод документации с/на английский язык. Участие в переговорах в качестве переводчика. Планирование рабочего дня руководителя. Контроль исполнения поручений.

Образец резюме секретаря

• Делопроизводство в полном объеме, деловая переписка;
• Письменные переводы с/на английский язык (контракты, лицензионные соглашения, рекламные материалы, финансовые документы),
• Протоколирование совещаний на русском и английском языках.);
• Планирование рабочего дня руководителя,
• Прием гостей, организация переговоров,
• Встреча и сопровождение VIP гостей,
• Туристическая и визовая поддержка (бронирование гостиниц, заказ билетов, оформление виз и приглашений);
• Координация работы офиса
• Опыт сбора и обработки информации, написания информационных обзоров

2001-2004гг. Компания «Окна» (производство и реализация пластиковых окон)
Должность: секретарь-референт
Обязанности:
Работа с документацией (внутренний и внешний документооборот), прием и распределение телефонных звонков (мини-АТС), перевод документации с/на английский язык; планирование и организация встреч и переговоров руководителя, организация конференц-связи, бронирование и заказ билетов и гостиниц, прием посетителей.

Резюме «Секретарь делопроизводитель» в Москве

Современный работник офиса должен владеть на очень хорошем уровне всеми офисными программами. Сравните разницу. Владею Excel. Или умею работать со сводными таблицами и составлять макросы в программе Excel. Это выгодно выделит вас среди толпы желающих попасть в уютное представительское кресло секретаря-производителя. Поэтому я рекомендую вам изучить видеокурс-самоучитель Microsoft Office 2010 — Шаг за Шагом.

Собранность, внимательность, пунктуальность, обучаемость, работоспособность, целеустремлённость, стрессоустойчивость, высокая степень ответственности, коммуникабельность, деловая этика, исполнительность, умение работать в команде, дисциплинированность, аккуратность, имею организаторские способности.

Образец резюме секретаря-делопроизводителя, как составить

Вы будете находиться в самом центре компании, поэтому определенный уровень профессионализма в данном случае будет обязательным условием. Анкета должна отражать вашу компетенцию, быть лаконичной, уникальной, понятной. Грамотное заполнение бланка резюме станет гарантией получения должности, соответствующей указанным запросам. Заполняя анкету: старайтесь различать специфику работы секретаря-делопроизводителя и секретаря общего профиля.

Ваша задача выделиться в массе кандидатов, продемонстрировать высокую квалификацию. Для этого придется составить документ, показывающий ваше умение решать поставленные задачи, иллюстрирующий организаторские и управленческие навыки, коммуникативные способности.

Резюме делопроизводителя: образец

Делопроизводитель – специалист, отвечающий за организацию документооборота организации в соответствии с корпоративными требованиями. Специфика вакансий на должности делопроизводителей заключается в том, что работодатель к основному функционалу может добавлять дополнительные функции, связанные не только обработкой, учетом и хранением документации, но и с сопровождением работы офиса, организацией закупки офисных товаров. При формировании резюме, если соискатель готов к исполнению непрофильных функций, необходимо указать, какие дополнительные обязанности им выполнялись.

1. Регистрация входящей и исходящей документации, ведение журналов учета и реестров, в том числе электронных.
2. Формирование папок для хранения документации.
3. Подготовка документации к передаче в архив, контроль выполнения требований к срокам хранения документации.
4. Оформление документации, писем, приказов по компании.
5. Рассылка документации сотрудникам компании, контроль ознакомления с документами.
6. Копирование, сканирование документации.
7. Работа с почтовыми отправлениями: подготовка писем к отправке, регистрация полученных писем и посылок.
8. В период отсутствия менеджера по кадровому делопроизводству, оформление табелей рабочего времени, приказов по персоналу: прием, увольнение, оформление отпусков.

Грамотное резюме секретаря делопроизводителя

• ведение телефонных и личных переговоров с клиентами, прием входящей документации, факсов, телефонограмм и т.д., обработка и переадресация исходящих документов, доведение распоряжений непосредственного руководителя до сведения заинтересованных лиц;
• назначение и организация встреч руководителя с заказчиками, партнерами и сотрудниками фирмы;
• прием и регистрация посетителей с обеспечением их комфортными условиями во время ожидания, информирование по вопросам, находящимся в компетенции секретаря;
• ведение отчетной документации установленного образца, обеспечение документооборота в рамках действующего законодательства, создание архива документов, писем и т.д.

Как правило, рассмотрев резюме соискателя, работодатель может сделать предварительный вывод о том, подходит ли его автор для замещения вакантной должности. Конечно, этот вывод основан на субъективном впечатлении, которое производит резюме кандидата. Тем не менее, ответ на вопрос, будет ли получено приглашение для прохождения личного собеседования – во многом зависит от мнения рекрутера, проводящего первичный отбор кандидатов. Чтобы избежать негативного отношения к резюме, нужно помнить об общих критериях, по которым будет производиться его оценка:

Профессиональный стандарт для делопроизводителя и секретаря: как соответствовать новым требованиям

С 1 июля 2016 года в силу вступают нормы Федерального закона от 02.05.2015 № 122-ФЗ о введении профессиональных стандартов. Первыми, для кого профессиональные стандарты станут обязательными, будут бюджетные организации. До 2020 года частные компании также перейдут на обязательное внедрение в организации профессиональных стандартов.

Все программы курсов повышения квалификации нашего центра разработаны в соответствии с профессиональным стандартом, о котором я говорила ранее. То есть, в рамках курсов слушатели развивают те навыки, компетенции и умения, которых от них требует профстандарт.

Профстандарты секретаря

Итак, как же могут применить на практике описанный функционал и требования по должности коммерческие структуры, для которых внедрение его необязательно? В любом случае, в компании должна быть разработана должностная инструкция, а при ее разработке профстандарты секретаря – лучший помощник. Оттуда вполне можно взять формулировки трудовых функций, понять, подходят ли они к специфике данной конкретной компании. Возможно расширять или наоборот сужать функции, примеряя на свою сферу деятельности, на свою структурную организацию, свои задачи. Это наиболее правильный путь использования данного документа.

Так как действующее законодательство пошло по пути формализации (нормативного закрепления) круга обязанностей по различным должностям, то это коснулось и такой должности как секретарь. Документ с вышеописанным содержанием принят на уровне нормативного акта (ст. 195.2 ТК РФ) – Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

Хороший секретарь — находка для руководителя

Словарь кадрового делопроизводства. Компетентность (от лат. competens — соответствующий) — проявляемое в трудовой деятельности полное соответствие уровня знаний, профессионального опыта, способностей действовать и навыков поведения работника требованиям занимаемой им должности.

Руководители принимают на работу человека (а чаще всего это молодые женщины), оценивая внешние данные, голос и знание компьютера. Безусловно, приятный тембр голоса располагает к себе и руководителя, и потенциальных посетителей — клиентов, но стоит учитывать и другие качества, которыми необходимо владеть секретарю. Ведь во многих фирмах он не только непосредственный помощник руководителя и делопроизводитель, но и офис-менеджер, и кадровик.