Кадровый учет в организации

Кадровый учет и ведение кадрового учета

Минусы. Дополнительные обязанности работниками делаются в последнюю очередь, что приводит к отсутствию многих кадровых документов, ошибкам в кадровом учете и другим пробелам. Бухгалтеры, как правило, разбираются в той части трудового законодательства, которая нужна для налогового учета и расчета заработной платы, а эта работа требует и так значительно времени. Секретарь, даже если он очень прилежный, не владеет профессиональными знаниями в области трудового законодательства, а значит, возникает высокий риск понести ответственность за его работу.

Кадровый учет – это учет движения работников организации или индивидуального предпринимателя, связанный с документальным оформлением приема, перемещения и увольнения работников, трудовых отношений с работниками и организации труда работников. Таким образом, кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду.

Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии

Учет кадров компании с оформлением первичной документации (личное дело и листок, приложение к личному листку). Ведение личного дела.

Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика — своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно — не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

Кадровый учет в организации

Нередко работодатели оформляют кадровые приказы и другую документацию с нарушением “Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”, приведенных в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. В соответствии с указанным Постановлении Госкомстата РФ учет кадров на предприятии оформляется с использованием следующих унифицированных форм:

Пользуясь программой «1С: Зарплата и Управление Персоналом», руководство может полностью контролировать деятельность фирмы и ее структурных подразделений, анализировать кадровый состав, принимать кадровые решения на основе полной и достоверной информации в виде тематических аналитических отчетов.

Кадровый учет и кадровая документация на малом предприятии

Любая кадровая документация из этого списка имеет юридическую, а нередко и коммерческую ценность, что является подтверждением важности ее ведения и необходимости правильного оформления. Эти документы подтверждают права и обязанности как работодателя, так и работника, а в случае необходимости, становятся важными доказательствами в спорных ситуациях.

Юридически правильная и рациональная организация делопроизводства обеспечивает оптимизацию документооборота и уменьшение количества документации, повышает эффективность кадровой работы. Кадровое делопроизводство документирует трудовые отношения. Даже минимальный список документов, обязательных для ведения в малом предприятии, довольно велик. Это следующие основные документы:

Организация кадрового учета на предприятии

В таких условиях оптимальное решение – обратиться к профессионалам. СибирьФинТраст – это именно те профессионалы, которые помогут выполнить все необходимые этапы для того, чтобы кадровый учет на предприятии велся согласно действующему законодательству, а также был эффективным.

• Запуск учета с нуля. Мы готовы работать по принципу «чистого листа», когда кадровый учет в компании не велся вообще, и предприятие только создано. Наши специалисты сделают всю необходимую «бумажную работу» и организую учет.
• Организация документооборота. С работой с персоналом связано большое количество бумажной работы: договора, заявления, табели, бланки, журналы и прочая документация. Все эти документы требуют корректного заполнения и систематического хранения. Это важно и для того, чтобы у контролирующих органов не возникло претензий, и для того, чтобы был порядок в делах. Мы обеспечиваем этот порядок.
• Работа с персоналом. Для организации правильного кадрового учета необходимо постоянно обрабатывать информацию, поступающую от персонала. Это тоже весомый кусок работы.
• Исправление ошибок и корректировка существующего кадрового учета. Если на предприятии уже велся учет, но по каким-то причинам вы решили, что лучше доверить это дело нашей компании, мы приведем в порядок всю документацию и ликвидируем все «острые углы»

Ведение кадрового учета в организации

По всем этим причинам было бы вполне благоразумно доверить первоначальную организацию кадрового учета профессионалам. Изначально грамотно и точно организованная структура позволит в последствии лишь периодически по мере необходимости прибегать к таким услугам.

Четкое и прозрачное ведение кадрового учета позволяет оперативно составлять все документы, которые связаны с этой сферой деятельности: прием на работу, увольнение, изменение кадровых сведений, совместительства, графики работ, штатное расписание и многое другое.

Регламентированный кадровый учет

На основании кадровых сведений информационной базы может быть сформирован специализированный отчет — штатное расписание. Штатное расписание организации может быть выведено по унифицированной форме Т-3. Отчет будет содержать список штатных единиц организации, а также месячный фонд заработной платы по каждой единице.

Информационная база содержит набор общероссийских классификаторов, предназначенных для работы с такими понятиями, как информация о населении (ОКИН), страны мира (ОКСМ), а также такие справочники, как виды документов удостоверяющих личность, классификаторы Пенсионного фонда Российской Федерации.

Кадровый учет в ООО с нуля — пошаговая инструкция

1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
3. T-3 «Штатное расписание».
4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
7. T-7 «График отпусков».
8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
10. T-10 «Командировочное удостоверение».
11. T-11 «Указ о поощрении работника».
12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

Особенности кадрового делопроизводства

• Получение необходимых бумаг.
• Оформление заявления.
• Составление и подписание соглашения.
• Формирование приказа на прием.
• Заведение карточки Т-2.
• Внесение записи в трудовую.
• Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.