Срок хранения технических документов на предприятии

Хранение документов

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).

Хранение документов в организации

В статье 17 Закона № 129-ФЗ установлены общие сроки хранения документов, бумаг бухгалтерского учета и бухгалтерских отчетов. Согласно акту, предприятие обязано обеспечить хранение бухгалтерских документов в течение не менее пяти календарных лет с первого января года, последующего тому, которым датируется бумага.

Все документы писались на пергаменте, который в то время считался очень дорогим материалом. Вплоть до окончания периода феодальной раздробленности Руси о понятии делопроизводства как системе было рано говорить.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Сроки хранения документов

Сроки хранения первичных документов, которые предусмотрены правилами ведения бухгалтерского учета, равны пяти годам. Что касается типовых управленческих документов, то архивным законодательством предусмотрены разные сроки хранения этих документов. Лицевые счета работников надо хранить 75 лет. Также утверждены технология обработки учетной информации и правила документооборота в составе учетной политики организации. В положении по ведению бухгалтерского учета и в других документах, говорится также о соблюдении графика документооборота. Но как делается данный график, нигде не объясняется. Главный бухгалтер должен обеспечить работы по созданию графика документооборота, а утверждает его руководитель организации. Задача этого графика – обеспечение на предприятии рационального документооборота, должен предусматривать нормальную работу всех подразделений фирмы. Данный график может выглядеть в виде схемы.

Данные документы необходимо хранить до тех пор, пока их могут во время проверки затребовать налоговики. Исходя из пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ, период проверки документов может быть за последние три года. Соответственно документы нужно хранить не меньше трех лет. Однако законодательство Налоговой инспекции добавляет к данному сроку еще один год. Об этом указано в восьмом подпункте пункта первого 23 статьи Налогового кодекса РФ. Закон гласит – налогоплательщики должны хранить документы, которые нужны для уплаты и исчисления налогов во время четырех лет. В их число входят следующие документы: данные налогового и бухгалтерского учета, уплата налогов, осуществление расходов и документы, подтверждающие получение доходов.

Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (с изменениями на 28 апреля 2011 года)

2.2. Перечень состоит из 13 разделов. В разделах 1-5 сгруппированы в основном типовые архивные документы о научно-исследовательской, научно-технической, научно-производственной и проектной деятельности; в разделах 6-12 -типовые архивные документы об учете, мониторинге природных ресурсов страны, производственно-технической, строительной и контрольно-надзорной деятельности; в разделе 13 — типовые архивные документы по автоматизированным системам различного назначения.

Первый раздел содержит типовые архивные документы о научно-исследовательской и научно-технической деятельности.

Второй — содержит типовые архивные документы о разработке и внедрении технологических процессов в разных отраслях экономики.

Третий — содержит типовые архивные документы о конструировании опытных и промышленных образцов изделий и внедрении их в производство.

Четвертый — содержит типовые архивные документы о градостроительном планировании развития территорий и поселений, проектировании объектов недвижимости, проектно-реставрационной деятельности и разработке проектов малых архитектурных форм.

Пятый — содержит типовые архивные документы о разработке, учете и охране объектов интеллектуальной собственности.

Шестой — содержит типовые архивные документы об учете и мониторинге природных ресурсов.

Седьмой — содержит типовые архивные документы о государственном учете, технической инвентаризации, строительстве, реконструкции, реставрации и ремонте объектов недвижимости.

Восьмой — содержит типовые архивные документы о комплексе вопросов, связанных с производством продукции (организацией, технологической подготовкой производства, изготовлением и контролем качества продукции), развитием производственной инфраструктуры, эксплуатацией, модернизацией, ремонтом изделий и оборудования, техническом контроле за оборудованием и экологическом контроле за производственными объектами.

Девятый — содержит типовые архивные документы о техническом надзоре за промышленной безопасностью производственных объектов и установок.

Десятый — содержит типовые архивные документы об аттестации, послепроизводственном контроле уровня, качества и безопасности продукции, выявлении, противодействии производству и реализации фальсифицированной продукции.

Одиннадцатый — содержит типовые архивные документы о технической регламентации, сертификации и метрологическом обеспечении производства.

Двенадцатый — содержит типовые архивные документы об организации мониторинга и экологического контроля за состоянием окружающей среды, охране окружающей среды, предотвращении и ликвидации последствий чрезвычайных экологических ситуаций и стихийных бедствий.

Тринадцатый — содержит типовые архивные документы об организации работ по проектированию, созданию, эксплуатации и модернизации автоматизированных систем (АС) и баз данных (БД).

3.1. Перечень применяется в практической работе экспертных органов организаций (экспертные комиссии — ЭК, центральные экспертные комиссии — ЦЭК), уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (экспертно-проверочные и методические комиссии), федеральных государственных архивов (экспертно-проверочные комиссии — ЭПК), специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела (Центральная экспертно-проверочная комиссия — ЦЭПК). Перечень определяет состав, сроки хранения типовых архивных документов в организациях и предназначен для отбора и передачи их на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.

Какие сроки хранения документов в организации

Согласно этому приказу о сроках хранения документов в организации, довольно большое разнообразие официальных бумаг требует постоянной сохранности на территории фирмы. Это различные корпоративные документы, протоколы и решения, договора, заключенные при учреждении, уставы. Документация, фиксирующая права на некоторое имущество, также подлежит сохранению постоянно. Придется таким образом хранить доходные, расходные книги, особенно если предприятие рассчитывается с налоговой структурой в упрощенном режиме. Подлежат постоянному хранению отчеты бухгалтеров за год, договоренности, заключенные с коллективом, документы, сформировавшиеся при разделе собственности юрлиц. Необходимо постоянно беречь ЛНА, ряд гражданско-правовой документации. К числу последней относятся лизинговые документы и оформленные при продаже, приобретении, передаче на правилах аренды некоторого объекта, а также связанные с доверительным управлением и сходными имущественными вопросами.

Действующее законодательство, устанавливающее, сколько времени и в каких условиях нужно хранить документацию, предусматривает возможность корректировки срока: вместо определенного числа лет официальную бумагу могут направить на постоянное хранение. Такое возможно, если необходимость корректировки подтвердит организованная для этого комиссия экспертов и проверяющих.

Охрана Труда

В связи с тем , что документы по вопросам охраны труда и пожарной безопасности содержат информацию , которая имеет разную практическую и историческую ценность , для них устанавливаются разные сроки хранения .

Определение сроков хранения документов осуществляется на основании экспертизы ценности документов , что предполагает всестороннее изучение документов и информации в них , на основе определенных принципов и критериев .
Некоторые документы могут представлять интерес для ученых и практиков , служить источником изучения состояния таких важных направлений деятельности предприятий как охрана труда , промышленная санитария , пожарная безопасность . А потому , если во время деятельности предприятий образуются документы НАФ , для этих документов устанавливается постоянный срок хранения . Такими документами , например , являются докладные записки и справки , содержащие обобщающую информацию по улучшению на предприятии ( или в отрасли ) условий труда , состояния охраны труда , по вопросам аттестации рабочих мест по условиям труда .
После окончания установленного срока хранения на предприятии эти документы передают на постоянное хранение в соответствующей государственной архивного учреждения — государственного архива , архивного отдела городской администрации или городского совета .
На предприятиях , в деятельности которых не образуются документы НАФ , документы хранятся до ликвидации самого предприятия .
Для дел , сформированных из копий документов , устанавливается срок хранения « пока не пройдет потребность » независимо от срока хранения оригиналов документов ( в т . ч . и для документов с постоянным сроком хранения ).
Для документов , которые имеют преимущественно информационное значение , что не выходит за пределы узкопрактичних и краткосрочных целей , на всех предприятиях устанавливают временные сроки хранения — от 1 до 10 лет .
Документы , имеющие значение для защиты социальных и трудовых прав работников , имеющих более длительные ( свыше 10 лет ) сроки хранения . К таким документам , в первую очередь , относятся протоколы , акты расследований несчастных случаев , профессиональных заболеваний и отравлений , журналы регистрации несчастных случаев и тому подобное .

Как пользоваться ресурсом

Между сбытовой организацией и получателем (УК потребитель) должен иметься договор энергоснабжения, для ведения учётного потребления энергии по коммерческому домовому узлу приборного учёта и его использования в качестве расчётного счётчика составляется акт тех.осмотра коммерческого узла на его тех.соответствие условиям и требованиям при совместном присутственном участии представителя УК(потребителя) и сбытовой организации (снабженца). Отсюда следует, акт-документ должен быть «на руках» как у эксплуатационной организации МКД (УК-участник договорной сделки), так и у сбытовой организации (участник договорной сделки,утверждающей данный акт), срок хранения для онного (данного тех.документа) определён в 5 лет.

Какие нормы хранения документов, которые непосредственно взаимосвязаны с договором энергоснабжения и являются обязательным приложением к нему, применяемом в денежных расчётах, об этом пусть поведует Вам модератор данного раздела.
Это является комплексной системой, пересекающейся с налоговым законодательством, с бух.учётом (ст.17 «Закон о бух.учёте»), а также утратившим силу перечнем в 2010 г.http://www.complexdoc.ru/ntdtext/548726#_Toc69193288 и его заменившим в 2010 г. Приказом 558 http://www.complexdoc.ru/ntdtext/531632
Мне затруднительно в данном вопросе Вам конкретно ответить, т.к. это юридич.область и сфера.
Срок хранения акта первичного ввода домового тепломера и сроки хранения актов повторных вводов тепломера, составляемых перед началом очередного отопительного сезона. Цикличность и периодичность составления актов допуска тепломера для учётно-расчётного потребления, срок хранения данных видов документации (актов).
ПРедполаю,акты очередных допусков по тепломеру должны храниться мин. 4 года (3 полных календарных + 1 год), а так 5 лет.

Определение сроков хранения документов на предприятии

Суть учредительного договора заключается в том, что он является одной из разновидностей согласия о совместной хозяйственной деятельности с созданием самостоятельного юридического лица. Его содержание – объединение имущества (капиталов) и предпринимательских усилий с целью получения прибыли. Поэтому основным для учредительного договора является определение всех параметров взаимоотношений между участниками фирмы, в первую очередь имущественного и организационного характера. Это отражается и в структуре договора, которая имеет следующие разделы: «Преамбула», «Предмет договора», «Общие положения договора» «Юридический статус фирмы», «Виды деятельности», «Уставный фонд и вклады основателей (участников)», «Права и обязанности основателей (участников)», «Управление фирмой», «Распределение прибыли (дохода) и возмещение убытков», «Остальные условия», «Ответственность за нарушение договора», «Условия расторжения договора», «Условия и сроки вступления договора в действие».

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Особенности организации хранения технической документации в современной организации

Кроме того форматом создаваемых технических документов не всегда является привычный для управленческих документов формат А4, поскольку рабочие графики, чертежи могут создаваться в формате А1 и меньше. При подготовке таких дел к передаче на архивное хранение листы больших форматов обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край.

1. научно-исследовательская документация;
2. проектно-планировочная документация в области капитального строительства;
3. конструкторская документация;
4. технологическая документация;
5. документация по изобретательству и рационализации;
6. специальная документация. [1].

Сроки хранения документов организаций

Внимание! Информация о сроках хранения документов, установленных перечнями типовых архивных документов, и сроках хранения документов акционерных обществ и документов, отражающих специфику нотариальной деятельности, в таблицу не включена и содержится непосредственно в тексте установивших их нормативных правовых актов.

В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (см. таблицу), а также следующими перечнями типовых архивных документов:
— Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (см. указатель видов документов к нему);
— Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182 (см. указатель к нему);
— Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.
Срок хранения документов, отражающих специфику нотариальной деятельности, установлен в Примерной номенклатуре дел по согласованию с Центральной экспертной комиссией Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной нотариальной палатой и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве.

Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения

Переписка с Президентом Республики Казахстан, Председателями палат Парламента Республики Казахстан и их заместителями, Государственным секретарем Республики Казахстан, Руководителем Администрации Президента Республики Казахстан

Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронный документ.
По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества

Сроки хранения документов в сфере строительства

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 ;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182 .

Если коммерческая организация существует в форме акционерного общества, то сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденных постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Срок хранения технических документов на предприятии

Сроки хранения каждого вида документов определены специальным Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов имеют срок хранения храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) — постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников — 75 лет. Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим — не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе «Примечание»: например, по договорам о материальной ответственности — 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах — 5 лет после снятия с учета и т.д. В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству — 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации — 15 лет, кино- и фотодокументов — 5 лет и др.). Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации. Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.

Сроки хранения документов

Выше приводилось, что за непредставление в установленный срок в налоговые органы и территориальные отделения ПФР и ФСС России документов или иных сведений, необходимых для контроля, налогоплательщик-страхователь может быть оштрафован на 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Данный годичный срок установлен для целей государственного контроля, осуществляемого территориальными органами ФАС России (п. 1 ст. 33 закона № 206-ФЗ, п. 3 Положения о государственном надзоре в области рекламы, п. 1 Положения о Федеральной антимонопольной службе, утв. соответственно постановлениями Правительства РФ от 20.12.12 № 1346 и от 30.06.04 № 331).

Сроки хранения бухгалтерских и кассовых документов в организации

Следующая категория актов – первичная. Речь идет о первичных документах за время, в которое ООО имела убыток по налоговому учету. Пока учитывается убыток во время расчетов по «прибыльному» налогу, эти бумаги нужно хранить. Еще одна категория – акты по списанию безнадежной дебиторской задолженностью. Такие письма, договора с контрагентами, а также платежки сохраняются в течение четырех лет после периода, когда контрагент был назван безнадежным.

Все документы, которые входят в перечень бухгалтерских и кассовых, имеют свой определенный срок хранения. Одно из первых требований для организации – чтобы таблица с документацией временного и постоянного хранения была различных папках.