Вкладыши в трудовые книжки

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

• данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
• порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
• недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)

• Нужно сделать проколы в самом вкладыше. Делать это следует шилом, чтобы не повредить книжку и сохранить ее внешний вид. Законодательство не регламентирует количество проколов. Для надежного скрепления лучше делать 4 или 5. Первый прокол делается посередине вкладыша, а уже потом проделываются остальные отверстия.
• После этого вкладыш в развернутом виде прикладывается в ту часть трудовой книжки, куда он будет вшиваться. Делать проколы нужно аккуратно, чтобы не повредить бланки строгой отчетности и не сделать дырки в записях. Проколы должны располагаться у самого переплета.
• Нитки вставляются в иголку. Лучше использовать толстые нитки, они не разорвутся, не сотрутся. После вкладыш пришивается к трудовой книжке. Количество стежков не ограничено. Пришивать следует так, как сшиваются внутренние приказы в отдельные книги. В конце нитка обрезается, а ее концы прочно привязываются. Это обеспечит прочное прилегание вкладыша к трудовой книжке. Кончики ниток необходимо обрезать.

Чтобы карьера работника продолжалась, а записи в его трудовой оставались целостными и шли в правильном порядке, были разработаны специальные вкладыши. Этот бланк строгой отчетности был введен в 1940 году. Сама же трудовая книжка появилась еще в 1919 году.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

При выявлении неточностей или неправильных записей еще в трудовой или уже во вкладыше не допускается их зачеркивание или исправление (п. 30 Правил). В этом случае внести поправки нужно на предприятии, где была сделана ошибочная запись, или по новому месту работы с приложением подтверждающих документов (п. 27 Правил). При этом уже во вкладыше фиксируется, что данные под таким-то номером признаются недействительными, а следом вносятся верные сведения.

В соответствии с п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), при недостаточности места на одной из страниц раздела книжки требуется оформление вкладыша, который впоследствии вшивается в нее. Делает это предприятие, в период работы на котором было обнаружено, что места для следующей отметки недостаточно.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша

Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются. И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую. Для таких целей была разработана специальная форма – вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж.

• бланк вкладыша ведется так же, как и сама трудовая книжка;
• без трудовой вкладыш не действителен;
• нумерация в бланке продолжает ту, что начата в трудовой;
• если отметка в трудовой книжке оборвалась, то ее продолжают на первой странице вкладыша;
• при смене фамилии исправления делают и в трудовой, и на новом бланке;
• если на вкладыше не стоит печать организации, в которой он заведен, а гражданин уже сменил место работы, ему необходимо обратиться к бывшему работодателю за её проставлением.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.

На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж. Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку — нюансы оформления

1. Развернуть её на последней странице перед обложкой.
2. Открыть вкладыш посередине, так чтобы можно было протянуть иглу.
3. Сделать шилом нужное количество отверстий, и протянуть в них иглу с нитками.
4. Через проделанные отверстия пришить с помощью иголки с нитками новый документ к обложке уже имеющегося.Стежком необходимо сделать столько, чтобы он крепко держался.
5. Вывести нитки в середину вкладыша, крепко их завязать и отрезать лишнее.

1. Нумеруя записи во вкладыше, продолжают нумерацию трудовой, например, в книжке последний номер 15, значит, во вкладыше будет — 16.
2. В случае недостатка необходимого места для окончания начатой записи в трудовой, продолжение её переносится в приложение. Запись во вложенном документе начинается с того места, где обрывается в основном, например, в книжке: «Назначить заведующим отделом снабжения» — во вкладыше «с 1 сентября 2010 года».
3. В некоторых случаях происходят изменения личных данных владельца книжки, например, фамилии, уже после вшивания приложения — они вносятся в титульный лист и всех наличных приложений в ней, здесь также указывается, на основании какого документа было внесено изменения.
4. Записи во вкладыше делаются на основании тех же правил и в таком же порядке, как и в книжке. Порядок занесения информации ничем не отличается от занесения записей в основной документ. Например, нельзя делать сокращения «ст.» вместо слова «статья», сокращать слова приказ, распоряжение.

Как заполнить и вшить вкладыш в трудовую книжку

• Выдача бланка. Документ приобретает работодатель, в штате которого человек вёл трудовую деятельность на момент окончания свободных полей в книжке. Каждый вкладыш имеет особую защиту от подделки, серийный номер. Работодатель должен купить бланк у специализированной типографии. Предприятие заключает контракт с учреждением, после чего приобретённые документы регистрируются в приходно-расходной книге. Не допускается самостоятельная покупка сотрудниками, однако возмещение средств, потраченных на приобретение, разрешается.
• Первичное оформление. На первой странице бланка указываются сведения о работнике:
  • полные ФИО согласно паспорту;
  • дата рождения;
  • образование — информация заполняется на основании диплома, аттестата или других документов;
  • профессия, при этом вносятся данные из документа об образовании;
  • дата заполнения, ей считается момент внесения первой записи;
  • фамилия кадрового работника.

  Рекомендуется ставить штамп только после окончательного оформления документа. В случае ошибок или неправильного заполнения его нельзя продолжать заполнять. Бланк уничтожается по соответствующему акту. При этом, если его серия и номер уже внесены в трудовую, придётся ставить другой штамп на титульную страницу, на которой не слишком много места.

  Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки

  Внесение изменений и правок во вкладыш, заполненный некорректно. Законодатель запрещает вносить исправления в официальные документы, поэтому вкладыш, заполненный с ошибкой, следует утилизировать. Об этой процедуре следует составить акт, а уникальный номер вкладыша вырезать и вклеить в журнал учета официальных документов.

  Количество вкладышей, которые можно присоединить к трудовой книжке законом не регламентируется, следовательно, их может быть неограниченное количество. Стоит отметить, что для каждого нового приложения в трудовую книжку должен быть поставлен соответствующий штамп.

  Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

  1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
  2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
  3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

  Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее. В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш. Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

  Заполняем вкладыш к трудовой книжке

  Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07­564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов ­Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую ­книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное ­правонарушение в сфере трудовых отношений.

  При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).