Сроки хранения документов в университете

Содержание

Хранение документов

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.

  • отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
  • отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
  • выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
  • установление или изменение сроков хранения документов.

Как определить сроки хранения документов общеобразовательного учреждения

Что такое номенклатура дел и как её составить можно прочитать в моей статье “Составление индивидуальной номенклатуры дел” (перейти по ссылке http://festival.1september.ru/articles/634971/). С целью актуализации информации написано продолжение статьи.

С целью систематизации и обеспечения необходимого срока хранения документов общеобразовательного учреждения составляется номенклатура дел, которая ежегодно корректируется. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел в соответствии с нормативными документами.

Организация формирования дел и подготовки документов для передачи на хранение

В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела постоянного срока хранения передаются по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела ВУЗа подлежат оформлению при их заведении и завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива ВУЗа.

Сроки хранения документов в университете

В личном деле должно храниться письменное согласование русскоязычной транскрипции фамилии, имени и отчества иностранного
гражданина для внесения в документ об образовании государственного
образца (п. 5.3. Инструкции о порядке выдачи документов государственного
образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении
соответствующих бланков документов).

В личном деле хранятся копии выданных документов о высшем профессиональном образовании в одном экземпляре (п. 13. Инструкции о
порядке выдачи документов государственного образца о высшем
профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих
бланков документов).

Регламент оперативного хранения, упорядочения и приема-передачи на архивное хранение документов Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» по научно-исследовательским работам

Отчет о НИР (ее этапе) должен содержать: титульный лист, список исполнителей, реферат, содержание, перечень условных обозначений, символов, единиц и терминов, введение, основную часть, заключение, список использованных источников, приложения.

1.5.9. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы, выполненный на любом носителе, в том числе — электронный документ, не заверенный электронной цифровой подписью.

Каков срок хранения документов по окончании университета

Здравствуйте! Я закончила университет 10 лет назад, в связи с утерей студенческого билета мне не отдали аттестат о среднем образовании. Хочу вернуть аттестат сейчас. Подскажите, какой срок хранетия таких документов и должны ли мне его отдать, если я приду за ним.

Читать еще -->  Как считать себестоимость продукции формула

Документы всех школ и институтов в обязательном порядке передаются на хранение в государственные архивы, срок их хранения — 75 лет. Вам нужно по поводу аттестата обратиться в районный департамент образования, там Вам подскажут, куда ушли архивы Вашей школы. То же самое касается ВУЗа: в Министерстве образования и науки Вам нужно узнать, в каком архиве искать данные по институту

Инструкция о порядке выдачи, заполнения и хранения документа установленного образца «Справка о периоде обучения»

4.1. Для подразделений Университета, работающих в автоматизированной информационной системе управления Университетом (далее – АИС 1С), формирование бланка Справки и её заполнения производиться автоматизировано на основании информации АИС 1С и в соответствии с Раздела 2 настоящей Инструкции.

2.2. Подписи ректора (руководителя образовательной организации) или иного уполномоченного лицо, декана (руководителя структурного подразделения) и секретаря в Справке проставляются чернилами, пастой или тушью черного, синего или фиолетового цвета. Подписание документов факсимильной подписью не допускается.

Оренбургский государственный университет

  1. регистрация документов исходящей корреспонденции осуществляется при условии их оформления на официальном бланке университета, за подписью ректора и проректоров в соответствии с их компетенцией;
  2. деканам факультетов и иным руководителям структурных подразделений запрещено подписывать документы, оформленные на официальном бланке университета;
  3. регистрация документов входящей и исходящей корреспонденции осуществляется в отделе документационного обеспечения и контроля исполнения документов;
  4. при регистрации исходящего документа в отдел документационного обеспечения и контроля исполнения документов представляется копия с подписью исполнителя и почтовым адресом.

1. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил, сроков исполнения и порядок работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Секретари структурных подразделений или иные работники, назначаемые руководителями подразделений в качестве ответственных за делопроизводство, обеспечивают учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего РГЭУ (РИНХ) (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе); отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК РГЭУ (РИНХ) одновременно; согласованные ЭК РГЭУ (РИНХ) акты утверждаются ректором только после утверждения ЭПК Комитета по управлению архивным делом РО описей дел постоянного хранения; после утверждения ректором актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел РГЭУ (РИНХ) проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от. № . » с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

10.3.2. Настоящей Инструкцией устанавливается, что: результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 30);

Архивное хранение документов

Дела в архив передаются непосредственно из подразделения (деканата, кафедры). Дела закрываются в конце года. Сроки хранения дел указаны в номенклатуре дел. После истечения срока хранения дела, дело из архива университета передается на хранение в государственный архив. весь этот процесс оформляется соответствующими актами.

Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и “компактный” способ индексирования (30% исходного текста против 70- 100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе.

Читать еще -->  Что Будет Если Приставы Узнали О Ип

Организация оперативного хранения документов

4.1. Документы Университета являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на хранение в республиканский архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

4.2. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение в Университете осуществляется архивом Университета.

Сроки хранения документов в организации

Конкретный срок хранения непосредственно того или иного документа указан в Перечне типовых документов (управленческих), где также имеются определенные сроки их хранения. Есть ряд других нормативных распоряжений и актов, отражающих срок хранения деловой документации. Указывать конкретный срок хранения для каждого документа в рамках одной статьи не представляется возможным. Но при необходимости можно открыть Перечень и взять оттуда всю необходимую информацию. Можно лишь сказать, что минимальный срок хранения документов – 5 лет, а максимальный – 70.

Архив создается непосредственно в организации, и его создание, а также сроки хранения документов в организации должны быть подкреплены распоряжением руководителя об условиях и порядке его создания. Это положение, разработанное руководством, и становится основой ведения архива. Положение согласовывается с правилами работы Росархива и если не следует за ними по всем пунктам, то должно соответствовать их основным принципиальным пунктам.

Сроки хранения документов в университете

Изъятие документов из дел, подлежащих передаче в архив университета, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства ТГУ с оставлением в деле заве­ренной копии документа и составлением акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письмен­ных запросов с разрешения ректора университета или его заме­стителя, курирующего ОДО. Передача дел производится по ак­ту о выдаче дел во временное пользование (приложение 32).

Перечень документов для хранения на выпускающей кафедре

Договор о создании структурного подразделения, обеспечивающего практическую подготовку обучающихся, на базе иных организаций, осуществляющих деятельность по профилю соответствующей образовательной программы, заключенный между Университетом ИТМО и организацией (для базовых кафедр). Копия

Документы об организации лекционных, практических, лабораторных, семинарских и т.д. занятий обучающихся (отчеты, рефераты, эссе и т.д.) с отметками об оценивании работ преподавателем, подписью преподавателя и датой. Оригиналы

МИНОБРНАУКИ РОССИИ “ (СПбГЭТУ)

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители также ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения.

Ссылка на основную публикацию