Содержание
- 1 Хранение документов
- 2 Как определить сроки хранения документов общеобразовательного учреждения
- 3 Организация формирования дел и подготовки документов для передачи на хранение
- 4 Сроки хранения документов в университете
- 5 Регламент оперативного хранения, упорядочения и приема-передачи на архивное хранение документов Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» по научно-исследовательским работам
- 6 Каков срок хранения документов по окончании университета
- 7 Инструкция о порядке выдачи, заполнения и хранения документа установленного образца «Справка о периоде обучения»
- 8 Оренбургский государственный университет
- 9 Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
- 10 Архивное хранение документов
- 11 Организация оперативного хранения документов
- 12 Сроки хранения документов в организации
- 13 Сроки хранения документов в университете
- 14 Перечень документов для хранения на выпускающей кафедре
- 15 МИНОБРНАУКИ РОССИИ “ (СПбГЭТУ)
Хранение документов
Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.
- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
- установление или изменение сроков хранения документов.
Как определить сроки хранения документов общеобразовательного учреждения
Что такое номенклатура дел и как её составить можно прочитать в моей статье “Составление индивидуальной номенклатуры дел” (перейти по ссылке http://festival.1september.ru/articles/634971/). С целью актуализации информации написано продолжение статьи.
С целью систематизации и обеспечения необходимого срока хранения документов общеобразовательного учреждения составляется номенклатура дел, которая ежегодно корректируется. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел в соответствии с нормативными документами.
Организация формирования дел и подготовки документов для передачи на хранение
В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела постоянного срока хранения передаются по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Дела ВУЗа подлежат оформлению при их заведении и завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива ВУЗа.
Сроки хранения документов в университете
В личном деле должно храниться письменное согласование русскоязычной транскрипции фамилии, имени и отчества иностранного
гражданина для внесения в документ об образовании государственного
образца (п. 5.3. Инструкции о порядке выдачи документов государственного
образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении
соответствующих бланков документов).
В личном деле хранятся копии выданных документов о высшем профессиональном образовании в одном экземпляре (п. 13. Инструкции о
порядке выдачи документов государственного образца о высшем
профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих
бланков документов).
Регламент оперативного хранения, упорядочения и приема-передачи на архивное хранение документов Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» по научно-исследовательским работам
Отчет о НИР (ее этапе) должен содержать: титульный лист, список исполнителей, реферат, содержание, перечень условных обозначений, символов, единиц и терминов, введение, основную часть, заключение, список использованных источников, приложения.
1.5.9. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы, выполненный на любом носителе, в том числе — электронный документ, не заверенный электронной цифровой подписью.
Каков срок хранения документов по окончании университета
Здравствуйте! Я закончила университет 10 лет назад, в связи с утерей студенческого билета мне не отдали аттестат о среднем образовании. Хочу вернуть аттестат сейчас. Подскажите, какой срок хранетия таких документов и должны ли мне его отдать, если я приду за ним.
Документы всех школ и институтов в обязательном порядке передаются на хранение в государственные архивы, срок их хранения — 75 лет. Вам нужно по поводу аттестата обратиться в районный департамент образования, там Вам подскажут, куда ушли архивы Вашей школы. То же самое касается ВУЗа: в Министерстве образования и науки Вам нужно узнать, в каком архиве искать данные по институту
Инструкция о порядке выдачи, заполнения и хранения документа установленного образца «Справка о периоде обучения»
4.1. Для подразделений Университета, работающих в автоматизированной информационной системе управления Университетом (далее – АИС 1С), формирование бланка Справки и её заполнения производиться автоматизировано на основании информации АИС 1С и в соответствии с Раздела 2 настоящей Инструкции.
2.2. Подписи ректора (руководителя образовательной организации) или иного уполномоченного лицо, декана (руководителя структурного подразделения) и секретаря в Справке проставляются чернилами, пастой или тушью черного, синего или фиолетового цвета. Подписание документов факсимильной подписью не допускается.
Оренбургский государственный университет
- регистрация документов исходящей корреспонденции осуществляется при условии их оформления на официальном бланке университета, за подписью ректора и проректоров в соответствии с их компетенцией;
- деканам факультетов и иным руководителям структурных подразделений запрещено подписывать документы, оформленные на официальном бланке университета;
- регистрация документов входящей и исходящей корреспонденции осуществляется в отделе документационного обеспечения и контроля исполнения документов;
- при регистрации исходящего документа в отдел документационного обеспечения и контроля исполнения документов представляется копия с подписью исполнителя и почтовым адресом.
1. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил, сроков исполнения и порядок работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Секретари структурных подразделений или иные работники, назначаемые руководителями подразделений в качестве ответственных за делопроизводство, обеспечивают учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего РГЭУ (РИНХ) (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе); отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК РГЭУ (РИНХ) одновременно; согласованные ЭК РГЭУ (РИНХ) акты утверждаются ректором только после утверждения ЭПК Комитета по управлению архивным делом РО описей дел постоянного хранения; после утверждения ректором актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел РГЭУ (РИНХ) проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от. № . » с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
10.3.2. Настоящей Инструкцией устанавливается, что: результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 30);
Архивное хранение документов
Дела в архив передаются непосредственно из подразделения (деканата, кафедры). Дела закрываются в конце года. Сроки хранения дел указаны в номенклатуре дел. После истечения срока хранения дела, дело из архива университета передается на хранение в государственный архив. весь этот процесс оформляется соответствующими актами.
Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и “компактный” способ индексирования (30% исходного текста против 70- 100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе.
Организация оперативного хранения документов
4.1. Документы Университета являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на хранение в республиканский архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
4.2. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение в Университете осуществляется архивом Университета.
Сроки хранения документов в организации
Конкретный срок хранения непосредственно того или иного документа указан в Перечне типовых документов (управленческих), где также имеются определенные сроки их хранения. Есть ряд других нормативных распоряжений и актов, отражающих срок хранения деловой документации. Указывать конкретный срок хранения для каждого документа в рамках одной статьи не представляется возможным. Но при необходимости можно открыть Перечень и взять оттуда всю необходимую информацию. Можно лишь сказать, что минимальный срок хранения документов – 5 лет, а максимальный – 70.
Архив создается непосредственно в организации, и его создание, а также сроки хранения документов в организации должны быть подкреплены распоряжением руководителя об условиях и порядке его создания. Это положение, разработанное руководством, и становится основой ведения архива. Положение согласовывается с правилами работы Росархива и если не следует за ними по всем пунктам, то должно соответствовать их основным принципиальным пунктам.
Сроки хранения документов в университете
Изъятие документов из дел, подлежащих передаче в архив университета, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства ТГУ с оставлением в деле заверенной копии документа и составлением акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения ректора университета или его заместителя, курирующего ОДО. Передача дел производится по акту о выдаче дел во временное пользование (приложение 32).
Перечень документов для хранения на выпускающей кафедре
Договор о создании структурного подразделения, обеспечивающего практическую подготовку обучающихся, на базе иных организаций, осуществляющих деятельность по профилю соответствующей образовательной программы, заключенный между Университетом ИТМО и организацией (для базовых кафедр). Копия
Документы об организации лекционных, практических, лабораторных, семинарских и т.д. занятий обучающихся (отчеты, рефераты, эссе и т.д.) с отметками об оценивании работ преподавателем, подписью преподавателя и датой. Оригиналы
МИНОБРНАУКИ РОССИИ “ (СПбГЭТУ)
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители также ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения.