Можно Ли Сдавать Чеки Распечатанные С Компьютерапод Отчет

Какие чеки приложить к авансовому отчету

• наименование организации и ИНН;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
• наименование документа и признак расчета;
• регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
• адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
• номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
• наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
• форма расчета;
• ставка и сумма НДС;
• система налогообложения;
• код товара.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2020 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе. Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными. Сотрудник, чьим «рукам» доверены подотчетные средства, постоянно вынужден думать, как оформить документы, подтверждающие его расходы, а бухгалтерия — проверять представленные бумаги и чеки построчно на предмет соответствия налоговому законодательству. В целом, для денег, выдаваемых авансом, действуют следующие правила:

1. Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.
2. Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.
3. После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы в течение определенного времени.
4. Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки. Такой датой считается дата, указанная в обратном билете или путевом листе, если работник пользуется автомобилем.
5. Если работник получает денежные средства на хозяйственные нужды, то представить авансовый отчет он должен в сроки, установленные специальным распоряжением руководителя организации. Как правило, такое распоряжение оформляется в виде приложения к учетной политике организации.
6. Работники организации должны быть ознакомлены со всеми распорядительными документами, касающимися порядка выдачи денег под отчет и представления авансовых отчетов, подтверждающих расходы.

Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:

• чек ККТ;
• пассажирские билеты, посадочный талон;
• товарные чеки/накладные;
• квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.

Законодательство не ограничивает размер сумм, которые может выдавать организация в подотчет, они могут быть весьма значительными, но учитывать в авансовом отчете необходимо и самые небольшие выданные суммы. При этом необходимо помнить о законодательно установленных нормах по наличным расчетам между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями — не более 100 тысяч рублей по одному договору. Если нужно закупить товары, материалы большими партиями, подотчетному лицу необходимо заранее позаботиться о согласовании с контрагентами заключение договоров на каждую партию, не превышающую указанный лимит расчетов наличными. На безналичные расчеты это ограничение не распространяется.

Онлайн-кассы: подотчет, онлайн-платежки, эквайринг, документы для кассира

Я так поняла, что клерки поддерживают дату начала пробития чека на безнал от физлиц с 01.07.18. Некоторые мои коллеги (из платежных систем) считают, что платежка — это не электронное средство платежа, поэтому безнал от физлиц через онлайн банки освобожден от ККМ до 01.07.19. Давайте устроим перекличку «по больнице» — кто с какой даты считает надо бить чеки по физлицам с онлайн-платежками? — Татьяна Никанорова

Индивидуальные предприниматели, ведущие бизнес, который назван в подпунктах 3 (парикмахерские и косметические услуги), 6, 9-11, 18,32, 33, 37, 38, 40, 53, 56, 63 п.2 ст. 346.43 НК РФ, а также, если ИП выдают по требованию клиента документ об оплате, могут ККТ не применять до 01.07.2019 г.

— «Решение еще не приняли, принимать однозначно будем, ориентируясь только на злобность своей инспекции и мнение хозяев фирм по поводу желательности общения с мерзотненькой ИФНС. Скорее всего, это будет битие чеков с 01.07.18. Вне зависимости от экспертного мнения. Решение собственников обычно такое» (Инна Милькина);

Участники группы разобрались, пожалуй, с одним из нашумевших вопросов — это применение онлайн-касс и выдача денежных средств в подотчет. Товарищи, опять про эти кассы, простите. У нас вообще нет наличных расчетов. Деньги от заказчиков юр.лиц поступают на расчетный счет, под отчет перевожу сотрудникам на карты, при переводе под отчет на карту мы должны применять ККТ и пробивать чек с признаком расход? — Наташа Михайлова

Какие документы можно принять к авансовому отчету 2021

Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.

А вот физическому лицу ИНН присваивается вне связи с осуществлением им предпринимательской деятельности. Физлицо вправе прекратить деятельность в качестве предпринимателя и тем самым утратить свой ОГРНИП, а затем вновь зарегистрироваться в этом качестве — с присвоением нового ОГРНИП. То есть регистрационный номер предпринимателя может неоднократно меняться, но именно он характеризует его специальный статус как участника гражданского оборота.

Представительскими расходами можно сократить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Но не полностью: лимит суммы составляет 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. При этом необходимо иметь подтверждающие документы: приказ о мероприятии, отчет о проведении, смету и т.д.

• остаток или перерасход подотчетного лица от предыдущего аванса;
• сумму аванса, полученную подотчетным лицом (выданные наличные денежные средства и перечисленные на карту указывайте в разных строках);
• сумму израсходованных средств, равную сумме в графах 7-8 авансового отчета;
• сумму остатка или перерасхода с учетом предыдущего авансового отчета;
• номера счетов (субсчетов), соответствующих графе 9 оборотной стороне авансового отчета.
• в строке «Приложение документов на листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
• сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).

Представительскими расходами можно сократить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Но не полностью: лимит суммы составляет 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. При этом необходимо иметь подтверждающие документы: приказ о мероприятии, отчет о проведении, смету и т.д.

Примечательна позиция Минфина России относительно подобных ситуаций. В своих разъяснениях финансисты подчеркнули: нарушение контрагентом законодательства при документальном оформлении расчетов само по себе не свидетельствует о неправомерности расходов покупателя.

В настоящее время выдавать кассовые чеки или БСО, отвечающие требованиям Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», обязаны, как правило, все организации и ИП при осуществлении расчетов за оказанные услуги. Конечно, есть исключения – они также оговорены законодательством, но в данном случае речь не о них (письмо Минфина России от 26 сентября 2019 г. № 03-03-06/1/74132).

Однако для того чтобы свести к минимуму возможные негативные последствия, следует детально разъяснять подотчетным лицам, как должны быть оформлены документы, которые они должны получить от продавца при хозяйственных закупках или в гостинице, находясь в командировке.

Может случиться так, что приложенные к авансовому отчету сотрудника документы об оплате оформлены с нарушениями. Например, в кассовом чеке или БСО не хватает обязательных реквизитов. Или вместо чека вашему сотруднику ИП – продавец выдал товарный чек, мотивируя тем, что он применяет ЕНВД, но в рамках внутреннего контроля вы установили, что это не так.

Да, эти разъяснения касаются порядка подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли. Но здесь важен сам факт, что на уровне финансового ведомства впервые высказано мнение о том, что подотчетные лица и организации не должны быть заложниками неприменения контрагентами ККТ или несоблюдения ими норм закона при оформлении соответствующих документов для покупателей. Данная позиция Минфина может стать аргументом для учреждения в спорах с проверяющими.

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля 2019 года изменились требования к БСО – типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в редакции от 03.06.2016). Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.

1. Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя.
2. Если авансовый отчет разработан организацией самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые для «первички» реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
3. Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы – недостаточно. Должно быть написано, к примеру «проживание за период…».
4. Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов. Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету. Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.

С 1 июля 2019 года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Они должны применять ККТ или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО (например, даты заезда и выезда).

Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Соответственно, работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.). Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.

Записи ведет кассир на основании каждого РКО и ПКО, сформированных за день. По завершении работы кассир обязан соотнести данные книги и ордеров, вывести сумму остатка наличных денег по кассе и закрепить все подписью. Дальнейший контроль осуществляет главный бухгалтер и тоже расписывается в книге. Если за весь рабочий день никаких операций по кассе не происходило, то заполнять документ нет необходимости.

С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.

Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.

С июня 2014 года у ИП появилась возможность вести кассовую дисциплину в упрощенном порядке. Теперь они избавлены от необходимости соблюдать лимит остатка кассы (кстати, это действует и для небольших организаций с годовым доходом не более 800 млн рублей и с численностью работников не более 100), формировать кассовые документы, вести кассовую книгу.

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.
Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

Современный подотчет: новые технологии меняют привычные правила

Есть вопросы по особенностям документального подтверждения расходов в нетривиальных случаях? Приходите к нам на семинар, где опытный лектор раскроет вам все секреты: от приобретения электронных услуг и лицензий до покупок на AliExpress (о времени проведения семинара и его программе расскажем далее).

• если к авансовому отчету работник приложит вместо товарной накладной только компьютерные распечатки, налоговики могут счесть необоснованными расходы на приобретение ТМЦ;
• у компании появится обязанность заплатить «ввозной» НДС, а также ее могут наказать за нарушение валютного законодательства;
• отсутствие накладной и чека от продавца не позволит компании оприходовать приобретенные ценности (оборудование, запчасти и др.) в обычном порядке ─ придется оформлять с сотрудником договор купли-продажи, что повлечет появление у него налогооблагаемого дохода и, как следствие, необходимость представления в ИФНС декларации 3-НДФЛ.

1 — нет. Онлайн-чек не требуется, подойдет любой другой документ, например, квитанция к приходному ордеру (Письмо ФНС от 10.07.2019 N ЕД-4-20/13478). 2 ─ да. Запрета на выдачу подотчетных сумм сотруднику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам, в действующей редакции п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У нет. 3 ─ нет. Если компания учитывает такие расходы при расчете налога на прибыль, налоговики требуют в такой ситуации оформленную водителем такси квитанцию с его подписью и распечатанный из приложения маршрут поездки (Письмо Минфина РФ от 12.09.2018 N 03-03-06/1/65357). 4 ─ ноль рублей. Под отчет можно выдавать деньги только штатным сотрудникам и исполнителям по договору ГПХ (п. 5 и п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). 5 ─ да. В ситуации, когда билет и талон с отметкой досмотре не может быть представлен, компания вправе обосновать потребление услуги авиаперевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенного авиабилета (Письмо Минфина РФ от 28.02.2019 N 03-03-05/12957).

И это лишь некоторые ситуации, а их бездонное море:
авансы, командировки, поездки, ГСМ, суточные, представительские, НДС-вычет и др.
Приглашаем разобрать самые каверзные вопросы
и систематизировать ваши знания на нашем семинаре!
31 октября 2019 года
Расчеты с подотчетными лицами

• при получении чека обращать внимание на наличие в нем QR-кода ─ в чеке нового образца он обязателен (Федеральный закон от 03.07.2018 N 192-ФЗ);
• при покупке товаров проверить, как их наименования отражены в кассовом чеке ─ они должны быть приведены полностью, а не обезличены: только продавцы-спецрежимники могут до 01.02.2021 пробивать чек без указания наименования товара (п. 17 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ);
• как поступать, когда в магазине чек не выдают (скажем сразу: если продавец не выполняет требования кассового законодательства, с ним лучше дела не иметь);
• и другие полезные подсказки.

Читать еще -->  Восстановление границ земельного участка судебная практика