Сроки хранения актов проверок

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2019 году

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Сроки хранения актов проверок

. При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Новое в хранении документов

● в практической работе экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

Если в ст. 72 Перечня 2000 единый – постоянный – срок хранения был установлен для книг и журналов регистрации всех распорядительных и нормативных документов организации, то в ст. 258 раздела 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» нового Перечня приведены сроки хранения журналов регистрации отдельно по каждой группе распорядительных документов:

Сроки хранения документов

Следовательно, указанный в ст. 12 Закона N 38-ФЗ срок хранения рекламных материалов, их копий и договоров на производство, размещение и распространение рекламы (один год) не должен быть определяющим для организаций — заказчиков рекламы в целях бухгалтерского учета и налогообложения. Ведь перечисленные в Законе N 38-ФЗ документы будут являться одним из оснований для признания расходов на рекламу в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ). А таковые подлежат хранению не менее четырех лет.

  • договоры на обучение с организацией, имеющей соответствующую лицензию на образовательные услуги;
  • копия лицензии (копия лицензии не понадобится, если в договоре на обучение имеется на нее ссылка);
  • приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений;
  • акт на оказанные услуги, в котором есть ссылка на договор, а также указаны Ф.И.О. лица, прошедшего обучение, наименование курса, место и время проведения обучения;
  • документ, выданный слушателю курсов или образовательной программы (диплом, удостоверение о повышении квалификации, сертификат и т.п.).
Читать еще -->  Заполненный образец договор дарения квартиры

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2019 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Срок хранения документов в 2019 году (таблица)

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать.

Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.

Уничтожаем бухгалтерские документы

Надо принять во внимание, что вычет по НДС можно произвести по приобретенным товарам только после принятия их на учет (п. 1 ст. 172 и ст. 171 НК РФ). Следовательно, документ, подтверждающий факт их приобретения – накладную – также важно хранить в течение срока, рассчитанного выше для счета-фактуры (до 31.12.2019).

Однозначно избежать привлечения к ответственности по ст. 126 НК РФ можно, если срок хранения затребованных налоговиками документов истек и к моменту запроса они уже были уничтожены организацией, но это еще нужно будет доказать (см. постановления ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-СЗ по делу № А47-5018/2008; ФАС Северо-Западного округа от 06.07.2009 по делу № А05-8773/2008 (определением ВАС РФ от 13.10.2009 № ВАС -13307/09 ­отказано в ­передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)).

Читать еще -->  Как оформить куплю продажу дома с земельным участком

Сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета

Минфин в Письме от 12.02.2019 № 03-03-06/1/7604 обратил внимание на то, что гл. 25 НК РФ предусмотрен специальный срок хранения документов, подтверждающих размер полученного убытка. Согласно п. 4 ст. 283 НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода. В совокупности с общим правилом о хранении документов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, Письмо Минфина России от 19.07.2019 № 03-07-11/45829) организации необходимо обеспечить сохранность документов на протяжении тех лет, когда она учитывает ранее полученную сумму убытков (например, пять лет) плюс четыре года (то есть всего девять лет).

К сведению: в случае реорганизации перенос убытков не будущее может осуществлять правопреемник (п. 5 ст. 283 НК РФ). Разъясняя применение этой нормы, Минфин в Письме от 25.08.2019 № 03-03-06/2/54617 указал, что реорганизация не является основанием для прекращения обязанности по хранению документов, списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат. Следовательно, правопреемник должен обеспечить сохранность документов в течение тех же четырех лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.

Сроки хранения документов

В разделе II положения № 03-33/пс приводятся сроки хранения документов акционерных обществ. Так, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, бюллетени для голосования, доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров, заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества хранятся постоянно.

По общему правилу течение налоговых сроков, установленных в годах, начинается на следующий день после ка-лендарной даты (наступления события), которой определено начало срока, и оканчивается в соответствующие месяц и число последнего года срока (п. 2, 3, 7 ст. 6.1 НК РФ). Минфин России в письме от 30.03.12 № 03-11-11/104 уточнил, что течение срока хранения начинается после окончания периода, в котором документ в последний раз использовался для составления налоговой отчётности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведённых расходов.

Сроки хранения актов проверок

Документы, не регистрируемые в журнале учета: — полученные документы по перечню, приведенному в пп. «а»п. 15 Правил; — переданные нотариально заверенныекопии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественныхправ и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3ст. 170 НК РФ; — иные документы, подлежащие регистрациив книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, — бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы налога в соответствии с п. 6 ст. 171 НК РФ иплатежно-расчетный документ, свидетельствующий о перечислении суммы налога в бюджет, подлежащий регистрацииналоговым агентом, указанным в п. 4.1ст. 161 НК РФ, в книгепродаж, дополнительномлисте книги продаж и вслучаях, установленныхст. 171 НК РФ, — в книге покупок

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные сорганизацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи

Ссылка на основную публикацию