Приказы со сроком хранения 75 лет

Ваше право

Эта статья больше теоретическая, чем практическая, но от этого не менее важная для секретарей. Особенно, секретарей и кадровиков в одном лице. Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если не научиться этого делать, то можно навлечь на свою организацию неприятности с контролирующими отношения с работниками органами. Так что разбираемся.

В делопроизводстве сложилась практика разделения распорядительных документов на приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу. Единственным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000 г., в ред. от 27.10.2003; далее – Перечень). Перечень (ст. 6) вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений):

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

Сколько хранится приказ 5 лет или 75 лет

Подготовка приказов по личному составу к длительному хранению начинается в период составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве. В конце каждого года составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения.

Приказы по личному составу оформляются, как правило, в нескольких экземплярах (оригинал и копии): оригинал подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе; первая копия хранится в бухгалтерии и является основанием для проведения бухгалтерских операций; вторая копия помещается в личное дело работника в случае, если оно ведется. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (оригиналы), которые доводятся до сведения работников под роспись.

Страна Советов

Это может привести, например, к следующим сложностям с личными делами сотрудников. Датой создания личного дела обычно является дата приказа о приеме на работу:
— если она 2003 г. и позже, то срок хранения дела теперь составляет 50 лет со следующего за годом увольнения;
— если же она 2002 г. и ранее — то 75 лет.
Получается, что для личных дел нужно отслеживать срок создания, а группируются они при сдаче в архив организации по описям по году увольнения сотрудников из этой организации. На практике это может вызвать определенные сложности, которые поможет решить автоматизация.
И в заключение еще раз подчеркнем: нормы законодательных актов всегда применяются, поэтому разъяснений и методических рекомендаций по установлению временных сроков хранения документов по личному составу следует в ближайшее время ожидать от Росархива.

Каждый документ в обязательном порядке проходит тщательную проверку оформления. При отсутствии даты, необходимых подписей, при наличии ошибок в основном тексте приказ отправляется на доработку или исправление.

Приказы со сроком хранения 75 лет

Для ряда документов установлено иное исчисление сроков. Один и тот же вид может иметь различные сроки хранения архивных документов. Табель (график) учета рабочего времени хранят 5 лет. Но в Перечне есть примечание, что данный документ хранят 75 лет, если ведется учет работников занятых во вредном производстве. Такой подход гарантирует сотруднику досрочный выход на пенсию. Данное право необходимо подтверждать справкой о наличие льготного стажа, которая выдается на основании документов первичного учета Сроки хранения кадровых документов В существующем Перечне (раздел 8 «Кадровое обеспечение») обозначен срок хранения документов личного состава. Такие документы как графики отпусков и проведения аттестации хранятся один год. 3 года хранится переписка, связанная с переводом работника в другую организацию.

Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Приказы со сроком хранения 75 лет

В нее вносятся сведения обо всех включаемых в дело документах. При изъятии документов из дела сведения об этом также вносятся во внутреннюю опись.Внутренняя опись включает сведения обо всех документах дел.В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»: предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, т.

При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.2.Формирование в дела личных карточки работников Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) оформляется при приеме на работу и ведется в течение всего периода, пока трудится работник.Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов — по алфавиту.После увольнения работника личная карточка «закрывается» и перемещается в архивную часть в дело «Личные карточки уволенных работников». Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели.

Книга регистрации приказов по личному составу (со сроком хранения 75 лет) 50 л, обл

В магазинах ООО «Деловая Книга» в Кемерове вы можете купить журналы для предприятий и ИП различных видов учета, для бюджетных, образовательных и медицинских учреждений, бланки строгой отчетности, книги бухгалтерской, юридической, налоговой и другой тематики, а также полиграфию, разнообразные канцтовары для офиса и школы и многие другие товары.

Постоянные клиенты компании получают специальные условия, возможность отсрочки платежа, резервирование товара по предварительному заказу, возможность бесплатной доставки.
Мы всегда рады видеть Вас среди наших покупателей !

Отличный секретарь

Только часть приказов по личному составу составляется по унифицированным формам. Это приказы о приеме, об увольнении, переводе, отпуске и т.д. Многие виды приказов по личному составу унифицированных форм не имеют и составляются «в свободной форме», то есть так же, как и обычные приказы по основной деятельности в организации. Пусть это не вводит вас в заблуждение: если приказ относится в трудовым отношениям с работником (работниками), это – личный состав.

Таким образом, приказы по личному составу всегда относятся к трудовым отношениям работника и работодателя. Касаться они могут чего угодно: отпусков и оплаты, рабочего времени и фамилии, под которой работник записан в учетные документы. Неважно, главное – это всегда документы по труду.

Сроки хранения приказов по личному составу

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности. Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага. Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы. Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Что должен знать каждый работодатель о данном моменте?

Сколько хранятся те или иные приказы по личному составу? Ответить на этот вопрос не составит труда. Теперь можно уделить внимание правилам учета данных документов. Это тоже немаловажный момент, который должен знать каждый работодатель. Ведь если есть какие-то бумаги, которые хранятся определенный промежуток времени, необходимо как-то вести учет оных, иначе можно потерять важные приказы.

Срок хранения

Кроме того, необходимо обратить внимание на кадровые документы. Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие, связанные с личным составом организации, хранятся не менее 75 лет после наступления события, которое они оформляют. Поэтому, например, приказ об увольнении надо хранить 75 лет именно с момента увольнения.

Налоговое законодательство указывает на то, что в течение 4 лет налогоплательщик обязан сохранять данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и удержанные налоги.

Сроки хранения приказов

Срок хранения кадровых приказов, в том числе срок хранения распорядительной документации на отпуск, командировки, и прочее действует 5 лет. К ним относятся документы, которые регулируют выполнение трудовых функций сотрудников. Например, приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику; об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска; о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска; о направлении работника в краткосрочную командировку в пределах России; о привлечении к работе в выходные и праздничные дни; об объявлении выговора и т.п. Срок хранения приказов по ЛС отсчитывается с 1 января следующего года, после года публикации документа.

Документы по основной деятельности действуют с самого первого дня их опубликования и до тех пор, пока он не заменится другим документом или до истечения своего срока. Но и после истечения своего срока, они не могут быть удалены. После того, как сроки действия закончились, документы решают отправлять в архивный отдел. И опять же, далеко не многие приказы по ОД оставляют в архивах. Для решения этого вопроса, руководство организует комиссию, чтобы решить значимость документа для его дальнейшей сохранности. В итоге решение может быть двух вариантов – данная деловая бумага либо формируется для архивного отдела, либо ликвидируется полностью.

Правила учета и оформления приказов по кадрам

Особенность документа в том, что именно посредством него возможна четкая формулировка требований, распоряжений руководства, благодаря наличию приказа все трудовые взаимоотношения между руководителем и штатом упорядочены.

• Порядковый номер приказа;
• Дату составления;
• Регистрационный номер приказа – содержит индексацию;
• Его вид – прием, увольнение или перевод;
• Табельный номер документа;
• Основание для издания – заявление, дополнение к основному договору и прочее.

Срок хранения приказов на командировку

Приказ также предписывает хранить командировочные удостоверения при направлении в районы Крайнего Севера в течение 75 лет (несмотря на то, что командировочные удостоверения больше не являются обязательным документом). В то же время ни ТК РФ, ни Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» никак не разделяют командировки на краткосрочные и длительные.

Например, в недавно отмененном «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом 06.10.2000 говорилось, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет, а длительных зарубежных — 10 лет. Опломбируем кадровые документы Несмотря на то, что данный документ уже не действует, на его основе составлены другие действующие документы, например, Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
В нем указаны следующие сроки хранения: документы о командировках — 5 лет, в случае долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет.

Срок хранения приказов на отпуск

По факту регистрации приказы на предоставление ежегодных отпусков и иные документы, что относятся к соответствующей категории, приобретают уникальный номер, на основании которого источник включается в систему внутрикорпоративного документооборота. Порядок присвоения данного номера организация определяет самостоятельно. Как правило, с учетом хронологии формирования кадровой службой приказов на отпуска.

«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»