Делопроизводство с нуля на предприятии

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции

Перед тем как создать план по организации эффективного документооборота нужно определиться с исполнителем роли кадрового специалиста. Даже на небольшом предприятии для внутриорганизационного документооборота в штатное расписание обычно вносится должность секретаря или делопроизводителя.

  • четко определять должностные обязанности работников, ответственных за разработку и составление необходимых документов;знать правила формирования исполнительных органов и назначения
  • руководителей;
  • правильно принимать на работу новых работников, осуществлять их перевод и увольнение;
  • работать на основании действующих законов в сфере кадрового делопроизводства;
  • создать необходимые акты и положения на уровне предприятия.

Что включает в себя кадровое делопроизводство в ООО и для ИП

  • Ориентироваться в Трудовом кодексе, на основании которого устанавливается порядок оформления документов, относящихся к кадровой службе.
  • Знать Федеральный закон 1995 года, касающийся работы с персональными данными сотрудников (был принят 20 февраля).
  • Быть ознакомленным с законом №98-ФЗ, содержащим сведения о коммерческой тайне (так, там закреплен перечень сведений, считающихся служебной тайной, а также степень ответственности за распространение подобных данных).
  • Ориентироваться в положениях, связанных с основами охраны труда (закон №181-ФЗ).
  • Ознакомиться с методическими документами, содержащими рекомендации по оформлению документации и работе с ней (подобные сведения носят исключительно рекомендательный характер, который может упростить ведение документооборота, однако предприниматель может разработать собственные стандарты).
  • Знать определенные стандарты для оформления большинства документов, которые закреплены ГОСТ Р 6.30-2003 (в них также указываются сроки хранения всей документации).
  • Следует ознакомиться с постановлениями «О трудовых книжках» и Госкомстата от 5 января 2004 года (касается унифицированных форм для документов, связанных с учетом труда и его оплатой).

В то же время, для ИП кадровое дело должно быть организовано только тогда, когда он нанимает сотрудников и осуществляет выплату заработной платы. При этом предприниматель не создает трудовой договор в отношении себя, поскольку работник и работодатель в данном случае – одно лицо.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов.

  • адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;
  • в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;
  • дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).
Читать еще -->  Чернобылская Зона Воронеже Выплата Пособии

Курсы кадрового делопроизводства 1С кадры с нуля

Только одновременное сочетание небольших блоков теории и практики с кадровыми документами — дает очень хорошие результаты. Все темы соединены между собой и представляют последовательную цепь событий в одной организации. Все документы представлены на персональных компьютерах, с которыми все слушатели «работают» в компании кадровиками. Поэтому мы смело заявляем, что наши курсы обучения отдела кадров это практические курсы!

В сегодняшних условиях кризиса наши курсы кадрового дела идеально подходят для таких специалистов, как менеджер по персоналу, бухгалтер, инспектор по кадрам, руководителей, на которых возлагают функции кадрового дела со знанием 1С ЗУП и функции по подбору и найму персонала. Подходит курс кадровое делопроизводство и для начинающих специалистов, которые хотят начать карьеру кадровика. Закончив курс по кадрам, наши студенты получают дополнительное профессиональное образование – Специалист по кадрам со знанием 1С ЗУП 8

Делопроизводство с нуля на предприятии

Внимательно изучите Устав фирмы, там может быть прописан, например, порядок приема на работу гендиректора (вам предстоит его оформить): установления ему зарплаты, срок, на который с ним заключается трудовой договор и прочее. Иногда в Уставе указывается порядок приема на работу ключевых руководителей и установления им системы оплаты труда, например, после согласования с учредителями. В Уставе может также быть прописан порядок утверждения штатного расписания.

Блок кадрового учета в ERP -системе. Обычно он не настолько подробный и полный, но зато сразу позволяют проводить легкую интеграцию с бухгалтерией и иными IT -системами предприятия. Высокие затраты при внедрении делают такое решение нечастым выбором небольших организаций.

Кадровый учет с нуля пошагово

С чего начать построение системы кадрового документооборота — актуальный вопрос для вновь созданных компаний. Несмотря на то, что организациям по сути не оставлено выбора вести учет или нет, он остается очень удобным инструментом контроля персонала на всех этапах его работы. Законодательство лишь унифицирует форму его функционирования и определяет нормы, которые должен выполнять не только работник, но и работодатель.

Все же основная масса компаний — это ООО. В деятельности ООО предусмотрена большая свобода действий, нежели для муниципальных или бюджетных учреждений. Госорганизации более формализованы и большинство решений спускаются из министерств (к примеру, штатное для районных администраций).

Ведение кадрового учета

Правильная организация кадрового делопроизводства позволяет не только предупредить возможные санкции со стороны государства за ошибки в оформлении документации, но и является основой грамотной работы с сотрудниками для бухгалтерии, менеджера по персоналу и т.п.

В небольших компаниях постановкой и ведением кадрового учёта обычно занимается универсальный специалист по кадрам либо один из сотрудников бухгалтерии, который зачастую воспринимает эту обязанность как дополнительную обузу, а в средних и крупных организациях под эту функцию создаётся отдельная кадровая служба.

Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019

  • прием заявления у работника;
  • ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
  • оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
  • оформление приказа о приеме на работу;
  • заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы.
  • передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы.
Читать еще -->  Как Подать На Развод По Обоюдному Согласию Без Детей

Перед тем как создать план по организации эффективного документооборота нужно определиться с исполнителем роли кадрового специалиста. Даже на небольшом предприятии для внутриорганизационного документооборота в штатное расписание обычно вносится должность секретаря или делопроизводителя.

Пошаговая инструкция для кадрового делопроизводства с нуля

Помимо должностной инструкции, возможна разработка внутренних положений, регламентов, дополнительных инструкций. Однако основой для соблюдения законности в сфере кадрового делопроизводства выступает Трудовой кодекс РФ и иные нормативные акты, издаваемые правительством и министерствами.

  1. Изучение устава компании и при необходимости регистрационных документов. Это поможет определиться с правилами и условиями приема руководителя компании либо членов совета директоров — основного исполнительного органа. Кроме того, в данных документах содержится информация о максимальном сроке их пребывания на посту, уровне оплаты труда и порядке прекращения полномочий.
  2. Издание распорядительного документа о назначении руководителя. Основанием для него послужит протокол общего собрания учредителей. Таким образом, это будет 1-й кадровый приказ новой фирмы. С него должна вестись их сквозная нумерация, которая имеет первостепенное значение, ведь для контролирующих служб крайне важно соблюдение порядка издания документов в момент совершения операций.
  3. Разработка документации для оформления операций по работе с персоналом. Универсальный список должен включать:
  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • структуру отделов и должностей в компании;
  • штатное расписание (формально необязательно, однако на практике запрашивается большинством проверяющих);
  • график отпусков;
  • документы, регламентирующие защиту персональных данных сотрудника.

Кадровое делопроизводство с нуля

После изучения практических аспектов кадрового делопроизводства можно переходить к решению практических задач. Обязательно следует проверить, принят ли на работу в организацию директор, правильно ли оформлен трудовой договор с ним и прочие документы. Ведь директор – первое лицо фирмы, и все последующие кадровые документы будут согласовываться с ним и заверяться его подписью.

Следующий этап, который нужно пройти, чтобы начать кадровое делопроизводство с нуля – это изучение учредительных документов организации. Малый бизнес, исходя из организационно-правовой формы, имеет различные учредительные документы, основными из которых являются Устав и Положение по учетной политике организации. Все кадровые документы, которые будут оформляться на предприятии, не должны противоречить не только законодательству РФ, но и учредительным документам. Кроме того, помимо обязательных кадровых документов в учетной политике организации могут быть предусмотрены необязательные, разработанные для конкретной фирмы с учетом специфики ее работы. На данном этапе нужно также узнать, как построен на предприятии процесс кадрового делопроизводства.

Ссылка на основную публикацию