Сроки хранения конструкторской документации на предприятии

Особенности организации хранения технической документации в современной организации

Кроме того форматом создаваемых технических документов не всегда является привычный для управленческих документов формат А4, поскольку рабочие графики, чертежи могут создаваться в формате А1 и меньше. При подготовке таких дел к передаче на архивное хранение листы больших форматов обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край.

Каждая организация в процессе своей деятельности создает управленческие документы (документы кадрового учета, бухгалтерские документы, организационно-распорядительную документацию и т. д.). Правила работы с такими документами регламентированы на законодательном и нормативно-методическом уровне, по организации работы с ними написано множество статей. Но что делать, если в архиве организации накапливаются специфические виды документов — научно-технические?

Сроки хранения конструкторской документации на предприятии

Например, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе «Примечание»: например, по договорам о материальной ответственности — 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах — 5 лет после снятия с учета и т.д. В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству — 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации — 15 лет, кино- и фотодокументов — 5 лет и др.). Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации. Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.

ГОСТ -68

бюро (группа) учета — принимает, регистрирует, выдает, а также учитывает состояние и движение подлинников, дубликатов и копий конструкторских документов; учитывает применяембсть конструкторских документов, изменения применяемости конструкторских документов, а также изменения состояния конструкторских документов по «Извещениям об изменении*; оформляет наряды на размножение документов; выдает справки о состоянии и применяемости документов;

7. В зависимости от местных условий и фактического объема работ для отдельных подразделений и сотрудников ОТД (БТД), по усмотрению администрации предприятия, может быть допущено совмещение служебных функций, например, объединение бюро (группы) подлинников и бюро (группы) копий.

ГОСТ -88

2.3. Регистрацию (учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с требованиями пп. 2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации .

На лицевой стороне каждого листа контрольных копий на видном месте ставят штамп ² КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе).

Контроль конструкторской и технологической документации Государственной приемкой в объединениях и на предприятиях машиностроения и приборостроения

обеспечение учтенными копиями конструкторской и технологической документации, качество копий (копии должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей пользование документом);

1.1 . Контроль конструкторской и технологической документации является неотъемлемым элементом контроля качества продукции. В основу работы по контролю конструкторской и технологической документации должно быть положено строгое и безусловное выполнение требований Постановления ЦК КПСС и Совета Министров СССР от 12 мая 1986 г. «О мерах по коренному повышению качества продукции».

ГОСТ -68Единая система конструкторской документации

Распространяем нормативную документацию с 1999 года. Пробиваем чеки, платим налоги, принимаем к оплате все законные формы платежей без дополнительных процентов. Наши клиенты защищены Законом. ООО «ЦНТИ Нормоконтроль»

При восстановлении подлинника с документов на двух и более листах порядковый номер изменения, обозначение «Извещения» и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника проставляют на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.

Единая система конструкторской документации ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

14 ГОСТ ^ ^ Карточка учета документов (лицевая сторона) Форма 2а. ю Выдачи копий о Абоненты ю 00 ю ю ю Учтенные абоненты Разовые выдачи Кол. экз. Основание Списано Кол. экз. Основание Списано Абоненты Кол. экз. Основание Списано Кол. экз. Основание Списано Кол. экз. Основание Списано Кому Кол. экз. Основание 210 Форма 26 Карточка учета документов (лицевая сторона вторых и последующих листов) 1Л СО (Код предприятия) Лист Продолжение на листе (Наименование) Применяемость (Обозначение) со Обозначение Обозначение ю 148 о II ю X см см

1 МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ (МГС) INTERSTATE COUNCIL FOR STANDARDIZATION, METROLOGY AND CERTIFICATION (ISC) МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ ГОСТ Единая система конструкторской документации ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ Издание официальное Москва Стандартинформ 2014

Сроки хранения документов

Определение сроков хранения документов в архиве требуется осуществить перед отправкой документов на хранение. Главным параметром определения срока хранения является результат анализа важности документа с точки зрения научной и практической ценностей. Анализ документов на научную и практическую ценность производит экспертная комиссия. В ходе проведения анализа производится выявление материалов для архива, а также выявление сроков хранения.

Сроки временного хранения отдельных видов архивных документов указаны в статье 22 Закона № 125-ФЗ, а отсутствующие в этом Перечне: технологическая и конструкторская документация — 15 лет, проектная документация по капитальному строительству — 20 лет, научная документация — 15 лет и д.р.

Учет и хранение конструкторской документации

На основном поле извещения показывают содержание изменяемого участка в том виде, в каком оно должно быть после внесения изменения. Если изменение вносят подчисткой или если можно понять неоднознач­но, то приводят содержание изменяемого участка до и после изменений. Если изменение нужно внести подчисткой, то над измененным изобра­жением делают соответствующее указание (см. рис. 3.4).

Обычно изменения каждого документа оформляют отдельным «Извещением». Допускается вносить изменения в несколько докумен­тов одним «Извещением», если изменения взаимосвязаны и имеют об­щий срок внесения изменений в документы и внедрения в производство. Пример оформления «Извещения» приведен на рис. 3.4.

Учет, хранение и обращение конструкторских документов

Подлинником называется документ, выполненный на материале, позволяющем производить многократное воспроизведение копий и компактное хранение в архиве, воспроизведенный с оригинала со всеми подписями. Нормоконтролер сличает подлинник с оригиналом и ставит свою подпись. После сдачи подлинника в архив оригинал может быть Уничтожен. Обычно подлинник выполняют на кальке. Оригиналы должны быть пригодны для микрофильмирования. В этом случае микрофильм становится подлинником.

Учет и хранение документов выполняет Отдел технической документации (ОТД) или Бюро технической документации(БТД) при этом все чертежи обязательно складываются на формат А4 с основной надписью наружу. Каждому д-ту присваивается инвентарный номер.

Внедрение и хранение конструкторской документации на производстве

Разработчик по техническому заданию Заказчика разрабатывает технические условия, конструкторскую документацию, дополнения в руководство технического обслуживания, руководство летной эксплуатации, руководство эксплуатации на модификацию, уточняет программы летных и наземных испытаний воздушных судов, испытаний авиадвигателей на моторно-испытательных станциях и утверждает их в Авиационной Администрации государства Эксплуатанта.

2). «Перечень документов, подлежащих согласованию с ПЗ 615, определяется конкретно для каждого типа воздушного судна и предусмотрен СТП 651.02.033-88 «Порядок взаимоотношений подразделений и служб предприятия с представительством заказчика» на всех этапах работ при создании воздушного судна или его модификации;

Архив предприятия конструкторская документация

• Организация занимается не только собственной разработкой, но и изготовлением продукции по чертежам сторонних разработчиков.
• Организация имеет сложную организационную структуру с большим количеством цехов.
• У организации накопился большой объем бумажных документов в архиве.
• Организации необходимо снизить возрастающие риски утечки информации.

При поступлении извещения об изменении документа регистрируется карточка «Извещения об изменениях», при этом регистратор создает ссылку типа «Связано с» с документом, подлежащим корректировке. В указанном документе формируется обратная ссылка, указывающая на то, что документ изменялся. Регистратор открывает его и с помощью специального процесса контроля версионности прикрепляет к карточке следующую актуальную версию документа. В результате пользователь в системе всегда видит актуальную версию каждого документа и состава изделия.

Опись дел постоянного хранения конструкторской документации

Конструкторская документация за гг. была упорядочена сотрудниками отдела КВАД и включена в опись дел постоянного хранения. В ходе упорядочения была проведена экспертиза ценности имеющейся документации и выделены следующие крупные разработки:

В 1986 году СКБ ТМ «Ижточмаш» было переименовано в СКБ «ВЭМ», в составе бюро 2 научно-исследовательских отделения: разработки технологических систем специального технологического оборудования и автоматизированных систем управления, которые в свою очередь, состоят из производственных отделов по направления деятельности организации и секторов.

Образец СТП — Управление конструкторской документацией сторонних организации

8.7. При внесении изменений в ЭКД (как по инициативе заказчика, так и по инициативе ОГК) ОГК получает измененные документы и оформляет чек-лист на данные изменения (порядок аналогично п. 6.2). После согласования измененные документы и чек-лист направляются в бумажном или электронном вице в БТД с указанием списка лиц для рассылки информации об изменении ЭКД. Полученные документы ответственный сотрудник БТД размещает в БДКД, заменяя имеющиеся файлы.

Данный стандарт предназначен для проведения работ по управлению конструкторской документацией, полученной от сторонней организации (заказчика) для производства изделий на предприятии по договору (контракту) с заказчиком.

Хранение проектной документации: что нужно знать

Единицей хранения может быть папка, альбом или полностью сформированный том. В них может присутствовать целая группа бумаг с различными обозначениями. В такой ситуации том (альбом, папка) получает общий номер, который отражается на титульном листе. Чтобы зарегистрировать такой документ, обязательно создание новой книги с инвентарными номерами.

Все подлинные бумаги, которые принимаются для хранения, могут быть учтены, а также зарегистрированы в автоматическом или ручном режиме. В процессе регистрации бумаг должны быть внесения следующие данные – обозначение бумаг, название, количество листов, инвентарный номер (ИН) и дата, когда была проведена регистрация. Кроме того, прописывается обозначение документа, источник (кто выпустил), а также подпись, подтверждающая прием бумаг для хранения.

Система электронного учета, хранения и обращения конструкторских документов на промышленном предприятии машиностроительного направления

КБ на основании актов цехов подписывает заключения по каждому изделию о пригодности КД к серийному производству на год и направляет их ОГТ и ПЗ. ОГТ рассылает по цехам заключения о годности КД к серийному производству на год, где они подшиваются к каждому контрольному экземпляру полного комплекта КД.

1. подбирает в архиве конструкторского бюро (КБ) подлинники или дубликаты КД, подлежащей размножению, проверяет ее комплектность и состояние;
2. делает запись в карточке­заместителе об изъятии КД из архива с указанием количества, номеров листов и даты изъятия;
3. при запуске в производство новой документации по извещению об изменении (ИИ) выписывает карточку учета;
4. отмечает в карточке учета номер ИИ, по которому проводится изменение, дату оформления извещения и номера подменяемых листов, если изменение выполняется в запущенной документации;
5. оформляет списки на выдачу КД. Количество копий КД, рассылаемых абонентам, определяется в соответствии с расцеховкой, установленной отделом главного технолога (ОГТ) в ИИ и листках запуска;
6. оформляет наряды на размножение КД, заносит сведения в книгу регистрации нарядов и передает в светокопию КД вместе с нарядами и списками на выдачу КД под роспись работника светокопии в книге регистрации нарядов.