Сроки хранения документов по оценке условий труда в организации

Сроки хранения документов по охране труда

Из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерством Культуры РФ от 25.09.2010г. № 558

1.Документы (положения, протоколы,решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест,обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда — 45 л. ЭПК
Примечание: При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 л.
2.Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении — 5 л. ЭПК
3.Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий — Пост.
4.Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий — 5 л. ЭПК
5.Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности — Пост.
6.Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности — 5 л. ЭПК
7.Планы мероприятий по улучшению условий труда работников — 5 л.
8.Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда — 5 л. ЭПК
9.Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков — 5 л. ЭПК
10.Перечень работ с тяжелыми,вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: а) по месту разработки и утверждения — Пост. б) в других организациях — до замены новым
11.Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: а) по месту разработки и утверждения — Пост. б) в других организациях — До замены новым
12.Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда — 75 л.
13.Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов — Пост.;
14.Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий — 75 л.
15.Правила по охране труда работающих инвалидов: а) по месту разработки и утверждения — Пост. б) в других организациях — До замены новым
16.Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда — 75 л. ЭПК
17.Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций — 5 л. ЭПК
18.Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций — До замены новыми
19.Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: а) по месту разработки и утверждения — Пост. б) в других организациях — До замены новым
20.Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций — 5 л. ЭПК
21.Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний — 75 л. ЭПК
22.Договоры страхования работников от несчастных случаев — 5 л.
Примечание: После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая — 75 л.
23.Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности — 5 л.
24.Протоколы аттестации по технике безопасности — 5 л.
25.Журналы, книги учета: а) профилактических работ по технике безопасности — 10 л. б) инструктажа по технике безопасности — 10 л. в) проведения аттестации по технике безопасности — 5 л.
26.Документы (условия, программы,протоколы, рекомендации)смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности — 5 л. ЭПК
27.Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев — 5 л.
28.Сведения об авариях и несчастных случаях — 5 л. ЭПК
Примечание: Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами, — пост.;
29.Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий — Пост.;
30.Переписка об авариях и несчастных случаях — 5 л. ЭПК
31.Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: а) по месту происшествия — 75 л. ЭПК б) в других организациях — 5 л.
Примечание: Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — пост.;
32.Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных,опасных условиях производства,травматизме и профессиональных заболеваниях — 75 л. ЭПК
33.Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях — 10 л. ЭПК
34.Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению — 5 л. ЭПК
35.Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда — 75 л. ЭПК
36.Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием — 3 г. Примечание: При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты,заключения — 75 л.
37.Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием: а) по месту составления и утверждения — Пост. б) в других организациях —3 г.
Примечание: После замены новыми
38.Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания — 1 г.
39.Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда — 5 л. ЭПК
40.Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации — 5 л. ЭПК
41.Журналы учета исполнения постановлений о штрафах — 3 г.
Примечание: После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале
42.Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил — 3 г.
43.Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий — 3 г.
44.Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров: а) по месту разработки и утверждения — Пост. б) в других организациях — До замены новыми
45.Переписка о проведении медицинских осмотров работников — 5 л.
46.Анкеты обследования условий труда работников — 5 л. ЭПК

Срок хранения документов по дополнительному отпуску за вредные условия труда

Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Совет редактора: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение. Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ). Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

• законодательно установлен минимум отпускных дней, составляющий 7 дней и разрешенный к пролонгированию по усмотрению нанимателя. Для отдельных профессий (медработников, сотрудников МВД) установлен больший минимальный предел;
• претендовать на допотпуск можно после определенного времени, фактически отработанного сотрудником, составляющего 11 месяцев;
• заменять минимально допустимый размер допотпуска денежной компенсацией запрещено, сверх него – разрешается на усмотрение коллектива и руководства, что должно быть зафиксировано во внутреннем регламенте субъекта;
• в течение отдыха за штатное единицей сохраняется ее место труда и зарплата, а срок включается в рабочий стаж при расчете выслуги лет;

Каковы действия работодателя по окончании проведения специальной оценки условий труда

При подаче отчетности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний работодатель также должен сообщить ФСС результаты специальной оценки условий труда (подп. 18 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

шаг 4. Разместить результаты спецоценки на сайте организации Работодатель с учетом требований законодательства Российской Федерации о персональных данных и законодательства Российской Федерации о государственной и об иной охраняемой законом тайне организует размещение на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (при наличии такого сайта) сводных данных о результатах проведения специальной оценки условий труда в части установления классов (подклассов) условий труда на рабочих местах и перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, на рабочих местах которых проводилась специальная оценка условий труда, в срок не позднее чем в течение тридцати календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда.

Какие сроки хранения документов по охране труда

Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены – их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).

Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.

Оценка значимости документов и сроки их хранения

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов:

Экспертиза информационной ценности осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.

Сроки хранения отдельных документов по оплате труда

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.
В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

Сколько хранятся приказы по охране труда

Специальная оценка условий труда (СОУТ) — самое обсуждаемое специалистами в области охраны труда нововведение Министерства Труда и Социального развития, пришедшее на смену морально устаревшей аттестации рабочих мест. Основная причина появления СОУТ — вступление России в ВТО, вызвавшее необходимость соответствовать международным стандартам по охране труда (на Западе понятия «аттестация рабочих мест» не существует, вместо этого имеет место «оценка профессиональных рисков»). Аттестация рабочих мест была создана в эпоху СССР, производственная жизнь которого существенно разнится с существующим укладом.

Далее комиссия определяет перечень рабочих мест, в отношении которых будет проведена спецоценка условий труда. Для этого оформляют документ в свободной форме. Отдельно указывают аналогичные места — те, которые одновременно имеют следующие одинаковые признаки: профессии или должности одного наименования, работа в одном или нескольких однотипных помещениях и др. (ст. 9 Закона № 426-ФЗ). Если выявлены аналогичные рабочие места, спецоценку условий труда достаточно провести в отношении 20 процентов от их общего числа (минимум двух). Затем результаты оценки распространяют на все аналогичные рабочие места.

Срок хранения материалов аттестации рабочих мест

• срок использования разрабатываемых инструкций по охране труда составляет 5 лет. Как только документ теряет свою актуальность, проводится его пересмотр с внесением необходимых правок;
• досрочный пересмотр инструкций допускается при изменениях отраслевых/межотраслевых стандартов, корректировке типовых инструкций по ОТ, внедрении новых технологий и оборудования, изменении условий труда персонала предприятия и в ряде других установленных законодательством случаев;
• при отсутствии необходимости менять инструкцию работодатель должен оформить приказ о продлении срока действия. Соответствующая пометка делается на первом листе документа;
• все обязанности по своевременной проверке, разработке, пересмотру, утверждению инструкций включаются в перечень должностных обязанностей специалиста по охране труда или другого ответственного за ОТ лица.

Срок хранения «до минования надобности» имеют, как правило, выписки или распечатки утвержденных на государственном уровне документов, которыми на предприятии пользуются во время работы: различные нормы, перечни, правила. Этот срок не может быть меньше 1 года.

Срок хранения результатов специальной оценки условий труда

Результаты работы по аттестации оформляются в виде пакета документов , который является подтверждением проведения АРМ в организации, служит дальнейшей опорой при проверках государственных органов, при возникновении несчастных случаев, устранении трудовых споров. Например, при проверках санитарно-эпидемиологических служб, результаты запрашиваются для того, чтобы проверяющий мог ознакомиться с общим состоянием на каждом рабочем месте и вынести уже свой вердикт в отношении организации. При несчастных случаях, аттестация позволяет работодателю избежать уголовной ответственности, потому как в любых подобных ситуациях виновным является ответственное лицо.

Результаты необходимо предоставлять в государственную инспекцию по труду субъекта РФ в виде сводной ведомости о результатах АРМ и сведений об аттестующей организации. Инспектор по труду также использует эти результаты для анализа ситуации и соответствия проведения аттестации на основании требований законодательства.

Какой срок хранения кадровых документов в организации в 2019 году

Все вопросы касательно того, какой срок хранения кадровых документов в организации в 2019 году, какими нормативными актами регулируется хранение, в каких условиях и на каких основаниях проводится архивирование данных, разберемся в данном материале.

С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.

Оценка условий труда где хранить результаты проверки

Журналы, книги учета:а) профилактических работ по технике безопасностиб) инструктажа по технике безопасностив) проведения аттестации по технике безопасности 10 л. 10 л. 5 л. 627 Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности 5 л. 628 Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев 5 л. 629 Сведения об авариях и несчастных случаях 5 л. (1) (1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами — пост. 630 Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий Пост. 631 Переписка об авариях и несчастных случаях 5 л. 632 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:а) по месту происшествияб) в других организациях 75 л. (1)5 л. (1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост.
Автор: Irena. 17 Фев 2011 в 21:12 Из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерством Культуры РФ от 25.09.2010г. № 558 1.Документы (положения, протоколы,решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест,обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда — 45 л. ЭПКПримечание: При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.2.Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении – 5 л.
ЭПК41.Журналы учета исполнения постановлений о штрафах — 3 г.Примечание: После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале42.Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил – 3 г.43.Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий – 3 г.44.Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров: а) по месту разработки и утверждения — Пост. б) в других организациях – До замены новыми45.Переписка о проведении медицинских осмотров работников – 5 л.46.Анкеты обследования условий труда работников – 5 л.

До минования надобности Перечень: – работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста; – профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; – профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров. Правила по охране труда работающих инвалидов. Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций Не ищите в этом перечне точные названия документов, в нем указаны только содержание и возможные виды документов. Но далеко не все, которые могут быть в вашей компании.

Периодичность проведения специальной оценки условий труда

При невыполнении обязательств по проведению СОУТ в части соблюдения норм по ОТ на виновное лицо, согласно ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП России, налагаются штрафные санкции. Должностным лицам и физлицам-предпринимателям при этом грозит штраф до 5 000 руб., компаниям-работодателям — до 80 000 руб.

• при введении новых рабочих мест;
• получении предписания от госинспекции по труду о проведении внеплановой проверки из-за выявления в ходе проведения мероприятий госнадзора нарушений норм охраны труда (далее — ОТ);
• выявлении факторов, которые могут повысить уровень опасности для жизни и здоровья работников, занятых на производстве (например, при замене оборудования или изменении технологии);
• изменении состава используемых на производстве материалов, что может привести к изменению безопасных трудовых условий;
• замене средств защиты (индивидуальной, коллективной), что может повлиять на рост уровня воздействия вредных факторов на сотрудников;
• обнаружении профзаболеваний у сотрудников, вызванных воздействием вредных факторов на месте работы;
• несчастном случае на месте выполнения трудовых обязанностей;
• поступлении мотивированного требования профсоюзного органа о проведении внеплановой СОУТ.

Сроки проведения специальной оценки условий труда, условия проведения

6) произошедший на рабочем месте несчастный случай на производстве (за исключением несчастного случая на производстве, произошедшего по вине третьих лиц) или выявленное профессиональное заболевание, причинами которых явилось воздействие на работника вредных и (или) опасных производственных факторов;

3) изменение технологического процесса, замене производственного оборудования, которые способны оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников;

Срок хранения результатов специальной оценки условий труда

Как и любые другие локальные акты предприятий, инструкции по охране труда имеют свои особенности хранения и учета. Стандартный срок хранения инструкций по охране труда устанавливается действующими нормами трудового законодательства.

Документы, передаваемые в архив, заносятся в специальную опись. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут передаваться в архив без описи. При передаче документов в архив их необходимо классифицировать на группы – временного (до 10 лет) и постоянного хранения (75 лет).

Кто на предприятии отвечает за хранение результатов соут

Отчет представляет собой самый важный документ, оформляемый по итогам СОУТ. Он должен подписываться всеми членами комиссии, а потом утверждаться председателем. Если у кого-то из членов комиссии возникают несогласия, то он вправе письменно мотивировать свое особое мнение. Оно будет приложено к самому отчету, с которым и будет храниться на протяжении установленного срока.

Перечень типовых архивных управленческих документов, которые образуются в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления, на которых указан срок хранения, определяет эти сроки: общая документация – 45 лет, документация по вредным и тяжелым условиям труда – 75 лет.

LJ Magazine

Помимо перечисленных документов, предоставляемых экспертной организацией, выполняющей работы по СОУТ, работодатель также самостоятельно обязан создать внутренние документы – Приказ об утверждении комиссии и график проведения работ. Первый документ утверждает состав членов комиссии и порядок деятельности при проведении спецоценки, второй – планируемые сроки проведения этапов работ, предусмотренные ФЗ № 426-ФЗ. Заполняются внутренние документы в свободной форме.

От того, какая исходная информация будет подана в Перечне, будет определяться вид проведения работ по спецоценке: идентификация или полные комплексные исследования на рабочих местах. Соответственно, для каждого вида исследования будет подготовлен индивидуальный пакет документов.