Срок хранения технической документации на информационную систему на предприятии

Содержание

Особенности организации хранения технической документации в современной организации

Также хочется обратить внимание как определить какие документы необходимо хранить, а какие можно уже уничтожить. Для выявления важности документов для организации, определения сроков их хранения производится экспертиза ценности документов (ЭЦД), с целью ее проведения в организации создается экспертная комиссия. [3] В состав экспертной комиссии обязательно должны быть включены специалисты технических отделов и зав. архивом. В организации могут создаваться две экспертных комиссии — отдельно по управленческим документам, отдельно по техническим, либо одна комиссия, в состав которой должны входить специалисты по техническим и по управленческим документам.

В связи с тем, что каждая группа научно-технической документации имеет определенную правовую регламентацию, включает различные виды документов, остановимся в данной статье на проектной документации для строительства. Она создается для осуществления проектирования зданий, сооружений, дорог, мостов и т. д. Проектная документация разрабатывается не только в форме текста, но и в форме чертежей.

Организация хранения документации в организации (стр

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела как «совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Государственный стандарт 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает для каждого понятия один стандартизированный термин. Это приводит к одинаковому пониманию того или иного термина в области делопроизводства и архивного дела.

Сроки хранения технической документации в организации

Диаграмма сборки показывает в схематичном виде, как собира­ется изделие, произведенные компоненты, закупленные компоненты или комбинация тех или других. Эта диаграмма определяет точку производства, где компоненты попадают в сборочные узлы и в конечные изделия. Пример такой диаграммы показан на рис. 6.12.

ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ И ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ»

ГОСТ Р -2009 Система проектной документации для строительства (СПДС)

подлинники:

В бумажной форме — документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

В электронной форме — электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий.

[ГОСТ 2.102-68, таблица 2]

4 Подпись о приемке на хранение текстового документа, содержащего, в основном, сплошной текст, приводится только на следующем после титульного листе, в соответствующей графе на поле для подшивки (для документов с основными надписями) или в другом установленном организацией месте (для документов, выполненных без основных надписей).

Какие сроки хранения технической документации на многоквартирный дом (в случае передачи)

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон)

В соответствии с п. 27 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.2006 № 491, принимать, хранить и передавать техническую и иную документацию на многоквартирный дом, а также вносить в них необходимые изменения, связанные с управлением общим имуществом многоквартирного дома, обязаны ответственные лица.

Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения

Документы (аналитические обзоры, доклады) об основной (отраслевой, профильной) деятельности, представляемые в высшие органы государственной власти, органы местного государственного управления, вышестоящие организации

2) по личному составу (подтверждающие трудовую деятельность работников), по аттестации, повышению квалификации, присвоению званий (чинов), изменению фамилий, поощрению, награждению, оплате труда, премированию, выплатам, пособиям, отпускам работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда, ежегодным трудовым отпускам, социальным отпускам, длительным зарубежным командировкам, командировкам работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда;

Архив технической документации на предприятии

В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки — боксы с металлическими перегородками и полками. Допускается оборудование хранилищ деревянными стеллажами и шкафами, обработанными огнезащитным составом.

Читать еще -->  Кто является нуждающимся в улучшении жилищных условий 2019

В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые копни, фонд пользования (при наличии), перечни проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, а также описи документов постоянного хранения.
Единицей учета архивной документации в СНТД являются: — для научной документации — отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в том (папку); — для конструкторской, технологической и проектной документации — лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии.
Несмотря на то, что в Основных правилах работы архивов организации указывалось, что взависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях, чаще всего в организациях вся документация хранится в одном архиве. [2] В новых Правилах таких рекомендаций не обнаружено. [3] Попробуем разобраться какие отличия в хранении управленческой и технической документации. Во-первых, техническая документация может создаваться сотрудниками самого предприятия, либо заказываться в проектных институтах.
В случае подготовки документов проектным институтом факт передачи документов отражается в накладной или в акте приема-передачи.
Копии конструкторских и технологических документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

Хранение кадровой документации

  • — документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей);
  • — документы по аттестации и установлению квалификации;
  • — документы, подтверждающие вредные условия производства;
  • — списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы, ходатайства, справки, анкеты);
  • — различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

Отдел технической документации на предприятии

Порядок проведения нормоконтроля 1. Нормоконтроль является завершающим этапом разработки технологической документации. В соответствии с этим передачу подлинников документов отделу бюро технической документации или заменяющему его подразделению рекомендуется поручать лицу, ответственному за нормоконтроль далее — нормоконтролеру. Технологическую документацию следует предъявлять на нормоконтроль при наличии всех подписей лиц, ответственных за содержание и выпуск документов, в соответствии с порядком, установленном организацией или на предприятии, кроме утверждающей подписи руководителя организации или предприятия и представителя заказчика в случае согласования с заказчиком. Нормоконтролер визирует технологическую документацию на поле для подшивки до ее утверждения и согласования с представителем заказчика и подписывает в установленном месте после утверждения руководителем организации или предприятия перед согласованием с представителем заказчика. Документы следует предъявлять на нормоконтроль комплектно в соответствии с маршрутной картой или ведомостью технологических документов.

Нормоконтролер визирует технологическую документацию на поле для подшивки до ее утверждения и согласования с представителем заказчика и подписывает в установленном месте после утверждения руководителем организации или предприятия перед согласованием с представителем заказчика.

Это видео недоступно

2. Сроки хранения различных документов организации (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», основные правила работы архивов организаций, утв. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

6. Состав и требования к оформлению документов по собранию собственников и членов ТСЖ/ЖСК (в соответствии с Жилищным кодексом РФ в ред. ФЗ от 29.06.2015 и Приказом Минстроя России от 25.12.2015 N 937/пр «Об утверждении Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах и порядка передачи копий решений и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие государственный жилищный надзор»);

Сроки хранения первичных документов

N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.

Продление срока хранения того или иного документа сверх указанных в Перечне сроков – не обязанность, а право любого руководителя. Такие решения касаются учетной политики компании, а также специфики ее деятельности.

Срок хранения проектной документации в архиве

Чертежи – особый вид документов. Чтобы они остались читаемыми, условия в архиве предприятия должны соответствовать всем требованиям по температуре, влажности, освещенности. Большинство разработчиков проектируют с помощью компьютерных программ, затем распечатывают проект. Какой будет через десятилетия сканированная копия листа из принтера, если у него, например, заканчивалась краска, предположить сложно.

Иногда возникает путаница, какой чертеж считать подлинником – созданный с помощью CAD-программ или распечатанный и хранящийся в бумажном виде. Бывает, что изменения вносят только в бумажный вариант или только в электронный, а отметки о корректировках не фиксируются как положено.

Читать еще -->  Как узнать задолженность по квартплате через интернет в москве

Как пользоваться ресурсом

Как и в большинстве своём при основном документообороте, акт составляется в 2-ух экз., индентичные по содержанию, один остаётся у жилуправ.конторы (УК- потребитель), другой экз. — у снабженческой организации (т.н. поставщика).
Зто прописано юридически в разделе 7 Правил учёта теплоэнергии и теплоносителя. (пункт 7.1.)
О самих приборах домового учёта сказано в п.5 — п.7 Правил содержания общего имущества МКД http://base.garant.ru/12148944/

Пожалуйста подскажите срок хранения Акта о допуске в эксплуатацию узла учета тепловой энергии, где хранится, каким документом регламентируется. Ссылаясь на документ «ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 27 сентября 2003 г. N 170», управляющая компания дает следующий ответ: этот документ не входит в перечень «Технической документации долговременного хранения» и хранить его они не обязаны. Причем в этом списке нет ни паспортов на тепловой узел, ни тем более «Рабочего проекта на тепловой узел». В данный момент идет судебное дело по 2010 году, этот документ ни кто предоставлять не хочет, не управляющая компания, не обвинитель (ресурсоснабжающая организация).

ГОСТ -80

Магнитные ленты регулярно подвергают проверке и профилактической очистке после 100-кратного использования их в работе на ЭВМ. Если магнитные ленты не используют в работе в течение 6 мес, то их следует подвергать перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулоне.

2.9. Дубликаты в организации (на предприятии) — держателе подлинника подлежат обязательному учету в карточке учета документов, составленной на соответствующий подлинник. В графе «Абоненты» проставляют наименование организации-дублера, в графе «Дата» — дату отправки дубликата, в графе «Кол. экз.» — количество экземпляров и номер отправленного дубликата. Этот же номер проставляют на каждом листе дубликата (желательно на поле для подшивки) вместе с индексом «Д», например, «Д1».

Внедрение системы хранения документации в организации

Одним из решений имеющейся проблемы отсутствия схемы классификации является использование номенклатуры дел, как систематизированного перечня. Номенклатура можно использовать в качестве схемы классификации, т.к это позволяет выстроить информационно-поисковую систему и сформировать справочную картотеку. Дополнительно, номенклатура применяется как основа для учета и составления описей. Современный подход внедрения системы хранения документации предполагает постепенный переход от традиционного (бумажного) документооборота к системам электронного документооборота (СЭД). Основной причиной перехода хранения документации в электронном виде является сокращение затрат в части оплаты труда персонала. Дополнительным преимуществом является сокращение времени, затрачиваемого на поиск и обработку информации. Современные системы хранения документации позволяют организовать хранилище метаданных. Хранилище метаданных оцифрованного документа, представляет собой связанную между собой информацию по документу. Метаданные включает информацию по документу, а именно: дату создания документа, автора, регистрационный номер в системе хранения, перевод документа на современный язык, в случае если первоисточником является документ, написанный на старославянском языке. Комплексно, системы хранения документации решают широкий спектр задач. Основной проблемой для организаций является задача перевода архива в систему электронного документооборота (СЭД). Система электронного хранения документов обеспечивает быстрый и удобный поиск, защиту от утери и повреждения, систематизацию, возможность оперативного анализа и создания отчетов, быструю передачу комплектов документов от одного структурного подразделения другому. Кроме того, электронный документооборот помогает оптимизировать управленческие процессы, сокращая время поиска и предотвращая их несанкционированное изменение по документу. Современные системы электронного хранения документов — это, во-первых, самостоятельные информационные системы, с возможностью выстраивания любой структуры хранения и, во-вторых, с возможностью интегрироваться с имеющимися системами хранения электронной документации, документацией электронного вида, оцифрованной документацией. Такие ЕСМ-системы позволяют управлять документами, бизнес- процессами, знаниями, контентом, коллективной работой, системой поиска в хранилищах информации и документации. Например: В комплект поставки ЕСМ-системы eDocLib 2.4 включена конфигурация, обеспечивающая автоматизацию документооборота — «eDocLib: Документооборот». Это решение поддерживает полный цикл управления документами: создание проекта документа, коллективное обсуждение, регистрацию документа, маршрутизацию, контроль исполнения, поиск, создание отчетов, списание в дело и уничтожение. Система поддерживает как полностью электронный документооборот, так и может использоваться для поддержки бумажного документооборота. Автоматизация делопроизводственных процессов постепенно внедряется все большим количеством организаций. Автоматизированные системы хранения документов избавляют от рисков потери, неавторизованного доступа, подделки, затруднительного поиска в архивах, возникновения дополнительных расходов на безопасное уничтожение. Автоматизация систем хранения позволяет централизованно управлять маршрутами прохождения корреспонденции и обрабатывать ее быстро, с минимальными задержками. Кроме того, подобная организация хранения и учета позволяет формировать отчеты о времени прохождения документом каждого этапа. Это помогает выявить слабые места в делопроизводственных процессах. Автоматизированные системы хранения обладают рядом неоспоримых преимуществ. Экономический эффект от их внедрения достигается за счет экономии ресурсов и ускорения темпов работы организации.

Архивное хранение необходимо в случае, когда временные рамки действия документа заканчиваются, но он не теряет своей ценности как объект данных. Требования к архиву организации регламентируются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Действующее законодательство обязывает каждого работодателя организовать систему архивного хранения, обеспечивающую сохранность документов в течение сроков их хранения. Современные электронные системы хранения архивной документации интегрированы с СЭД. Главным преимуществом выбора в качестве новой системы хранения архивных документов является наличие модуля интеграции со сторонними приложениями, который автоматизирует экспорт и импорт документов с атрибутами в формате XML.

Ссылка на основную публикацию