Путевые листы для авто в аренду для работы и личных целей

Нужно выписывать путевые листы при аренде автомобиля сотрудниками

Наша организация заключила договора аренды автомобиля с сотрудниками организации для использования в работе самих сотрудников. установлены лимиты списания бензина. Есть ли необходимость выписывать путевые листы и должны ли сотрудники проходить медицинский осмотр и кто должен выпускать на линию сотрудников.

Во-первых, фирмы на «упрощенке» должны вести бухучет. И чтобы списать на расходы правильную сумму израсходованного топлива, как раз пригодится путевой лист. Ведь каждая хозяйственная операция должна быть оформлена «первичкой» (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).*

Путевой лист — это документ учёта работы водителя, пробега и маршрута транспортного средства

Многие предприятия предпочитают использовать бланки, сделанные в типографии, другие самостоятельно разрабатывают шаблон и печатают эти документы на принтерах. В любом случае, незаполненный путевой лист – это бланк строгой отчетности. Это значит, что все экземпляры пронумерованы, а движение готовых документов (также как испорченных) контролируется. Бланки должны храниться в сейфе предприятия или на его складе, ответственное лицо выдает необходимое количество путевок, когда в этом возникает необходимость. Путевой лист, бланк которого был испорчен при заполнении, утилизируется, а его номер вносится в список (это позволяет избежать недостачи при пересчете).

Данные, которые обычно включают в путевый лист легкового автомобиля, должны быть точными и достоверными. Порядок заполнения путевок описан в постановлении Госкомтата РФ №78. Здесь же приведен перечень из восьми основных форм, разработанных для различных категорий транспортных средств:

Путевой лист для арендованного автомобиля

Путевой лист является первичным бухгалтерским документом и необходим для бухгалтерской отчетности в части подтверждения расходов на топливо, учета отработанных водителем часов, начисления амортизации машин по пробегу и времени использования. А также для подтверждения по запросу сотрудника ДПС, что водитель в данный момент едет не по частным делам, а находится при исполнении трудовых обязанностей.

Есть один небольшой нюанс, если вы арендуете автомобиль с экипажем: в этом случае штамп о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре должна ставить компания-арендодатель, так как фактически водитель является не вашим сотрудником. Соответственно, вы не несете ответственность за охрану его труда и здоровья. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.

Заполнение путевого листа личного автомобиля в служебных целях

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.Обратим внимание также на Письмо N 57 , в котором даны разъяснения об условиях выплаты и оформления компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок. Хотя это письмо было выпущено до введения нового ТК РФ, отдельные его положения до сих пор цитируют сотрудники официальных органов в своих разъяснениях и в судебных решениях.Согласно п. 1 Письма N 57 выплата компенсации за использование работниками личного транспорта производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. Он не подлежит государственной регистрации договоров аренды в силу ст. 643 ГК РФ. Арендатор в течение всего срока такого договора обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Кроме того, арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. Если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, которые возникают в связи с его эксплуатацией.

Путевые листы для авто в аренду для работы и личных целей

Согласно Постановления Минтруда РФ от 12 мая 2003 г. N 28 «Об утверждении Межотраслевых правил по охране труда на автомобильном транспорте» «…п. 2.3.1.7. Работодатель обязан выпускать на линию технически исправные АТС, что подтверждается подписями в путевом листе работника, ответственного за выпуск АТС на линию, и водителя…».

служебная цель. В качестве примера можно взять любую организацию: коммерческую, некоммерческую, бюджетную и т.д. Любой объект (движимый, недвижимый) который находится у организации на праве собственности или аренды, рассматривается как объект, который необходим для работы, то есть для служебных дел (целей).

Оформление путевого листа при использовании личного автомобиля для служебных целей

Для выплаты этой самой компенсации Вам необходимо подготовить целый ряд документов:
1. Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы
2.Должностная инструкция Ваших сотрудников (где четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки)
3.Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.но можно эти моменты оговорить и в трудовом договоре
4.Приказ директора об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Никаким образом путевой лист(форма 3) Вам не даст право на списание ГСМ т.к. автомобиль Ваша организация не арендует и он не находится в собственности.
Единственно верное решение в Вашем вопросе- это компенсация, ну а как Вы будете километраж учитывать при расчете компенсации, это уже на Ваше усмотрение. Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ). Однако на практике очень часто работодатель предлагает регламентированный Правительством РФ размер компенсации, который равен
— для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 рублей;
— для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 рублей;
— для мотоциклов — 600 рублей
вне зависимости от степени износа автомобиля — пробега, расхода ГСМ, ремонта и т.п. (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). Это объясняется тем, что компенсацию в таком размере работодатель может учитывать в расходах при исчислении налога на прибыль организации.

Тема: И снова про аренду авто и путевые листы

Здравствуйте !
1.расчет арендных платежей Вы должны произвести и списать на затраты уменьшающие налог на прибыль пропорционально исползуемого времени , остальную сумму арендной платы на 91 как не принимаемые.
2.Достаточно путевых листов
3.время указывать не обязательно
4. Можно самим разработать путевой лист легкового авто и утвердить его учетной политикой , тем самым вы исключите из унифицированной формы не нужные Вам реквизиты.

Если Вы не покажите все необходимые документы , путевой лист и т.д. , подтверждающие производственную необходимость использования авто ,то сумму арендной платы и ГСМ который вы списали включат Вашему директору в доход

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

Если организация арендует грузовой автомобиль, то в этом случае путевой лист грузового автомобиля составляется субарендодателем — в общем порядке, за исключением отрывных талонов, которые заполняет субарендатор (если ГСМ учитывает в расходах).

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике(п. 4 ПБУ 1/2008).

Как заполняются путевые листы по легковым автомобилям по договору аренды с экипажем? (Л

Если по решению руководства работник приобретает ГСМ за свой счет и использует автомобиль в личных целях, при этом предприятие не компенсирует его расходы на ГСМ, то списание ГСМ в бухгалтерском учете и в налоговых целях не производится, в связи с тем, что такие затраты не являются затратами предприятия.

В Законе «Об автомобильном транспорте» путевой лист — документ, предназначенный для ведения учета и контроля работы водителя и автотранспортного средства. Путевой лист является основным первичным документом, который содержит данные для списания ГСМ на расходы и заполняется на каждый автомобиль. В нем указывается количество выданного ГСМ, показания спидометра при выезде и при возвращении автомобиля, маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Нужен ли путевой лист при аренде авто у юр лица в личных целях

Добрый день. Если Вы передадите ТС по договору аренды, тогда обязанность оформления путевых листов на ООО лежать не будет. Право пользования ТС в данном случае будет подтверждать сам договор аренды, акт приема-передачи к нему и доверенность, заверенная директором ООО на управление ТС.

если заключу договор аренды с физлицом-нужно ли выписывать путевые листы на каждый день? нужна ли доверенность на управлением т/с, если авто будет использоваться родителями в личных, а не в коммерческих целях? списывать гсм для меня не принципиально.

Путевые листы для авто в аренду для работы и личных целей

Если авто взят в аренду и сотрудник ездит на нем только по своим делам, то у надзорного органа может возникнуть простой вопрос: а зачем тогда автомобиль взят в аренду, если его эксплуатация происходит не для служебных целей?

Тем, кто знает о нововведениях в российских законопроектах, такой исход событий кажется абсурдным и безосновательным. Чтобы установить истину, необходимо тщательно изучить, что такое путевой лист, оформленный на юридическое лицо, зачем он выдается и кому он нужен. Путевой лист дает возможность правильно составить первичные документы и отчетность на предприятиях, поэтому путевой лист всегда запрашивает бухгалтерия.

Договор аренды автомобиля вместо путевого листа

Можно ли вместо путевого листа давать в дорогу водителю договор аренды физ. лицом данного автомобиля зарегистрированного на ООО? Не возникнут ли в этом случае вопросы у ГИБДД где путевка с отметками доктора и механика? Автомобиль используется сотрудником в личных целях.

А разве инспектор ГИБДД имеет полномочия проверять ОКВЭД? На легковых машинах у нас ездят: 1 директор, 2: учредитель компании, который в ней даже не оформлен на работу. Проблема именно в желании ГИБДД видеть в путевом листе отметки доктора и механика.

Путевой лист на личный автомобиль сотрудника

Как и любые другие расходы, сумма выплаченной компенсации должна соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Как отмечают чиновники, выплата компенсации по поводу производственной направленности затрат производится в тех случаях, если работа сотрудников связана с постоянными служебными разъездами во время выполнения должностных обязанностей. Соответственно, в те дни, когда сотрудник не пользовался личным автомобилем или не выполнял служебные обязанности (был в отпуске, на больничном), компенсация может быть выплачена, но не может быть принята в уменьшение налогооблагаемой прибыли.

В том случае, если сотрудник пользуется своим личным автомобилем в служебных целях, он вправе потребовать компенсацию. Размер возмещения затрат законом не ограничивается и должен быть закреплен письменно в трудовом договоре. Однако для учета суммы компенсации, в целях налогообложения, работодателю необходимо соблюдать определенные правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Про устройство и эксплуатацию автомобиля

Но что делать, если начальство кому-то из своих сотрудников говорит: «Сгоняй на вокзал за командированным к нам сотрудником и забери его багаж»? А потом точно так же просит привезти канцтовары, потому что грузовик компании в ремонте, и, наконец, требует развезти по всем контрагентам в Северной столице новогодние презенты! А какие могут быть пробки в мегаполисе, и сколько в них сгорает бензина, хорошо представляет любой водитель.

Уникальный номер документа.
Серия документа, если он напечатан в типографии.
Дата.
Период, на который выдается путевой лист, но не более месяца.
Полное наименование организации.
Код ОКПО организации.
Номерной знак.
Марка автомобиля и номер договора аренды, если он берется в аренду.
Инвентарный или гаражный номер, если у организации несколько машин.
Класс водителя.
Табельный номер сотрудника.
Номер удостоверения водителя.
В чье распоряжение представляется машина.
Карточка лицензии (в форме №3 не заполняются).
Кому автомобиль передан в аренду, если он арендованный (указывается наименование организации).
Время и дата выезда из гаража.
Адрес, куда пригоняется автомобиль для работы.
Полное имя диспетчера-нарядчика.
Полное имя механика, который проверил исправность машины.
Подпись водителя, что он принял исправное авто.
Время и дата, когда автомобиль вернулся в гараж.
Полное имя и подпись диспетчера-нарядчика.
Полное имя и подпись водителя, который сдал авто.

Штраф за езду без путевого листа

Если физическое лицо является собственником машины и использует ее в личных целях, то в путевом листе нет необходимости. Не нужен ПЛ на легковой автомобиль юридическому лицу, собственнику машины.

Но стоит учитывать, что сотрудники Госавтоинспекции требуют предъявить путевой лист, если машина зарегистрирована на фирму или физическое лицо, а водитель эксплуатирует ее в собственных целях. Поэтому существует возможность, что свою позицию придется отстаивать в суде.

Путевые листы для авто в аренду для работы и личных целей

При аренде транспортного средства с экипажем обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, осуществление текущего и капитального ремонта, а также предоставление необходимых принадлежностей возлагаются на арендодателя (статья 632 ГК РФ).

Если вы не хотите заморачиваться отчетностью и вам проще покрыть все расходы, связанные с транспортным средством самостоятельно, то тогда путевой лист вам не пригодится, если конечно, вы не встретитесь с налоговикам или транспортниками.