Путевой лист арендованного легкового автомобиля образец

Инструкция: заполняем путевой лист легкового автомобиля

При выезде автомобиля, а также после его возвращения в гараж, путевку должен проверить механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверить своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, а также поступление и использование ГСМ.

Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину заполнить сразу нескольких путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в Журнал выдачи путевых листов. Оформленные документы нужно хранить в течение 5 лет.

Путевой лист для арендованного автомобиля

Есть один небольшой нюанс, если вы арендуете автомобиль с экипажем: в этом случае штамп о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре должна ставить компания-арендодатель, так как фактически водитель является не вашим сотрудником. Соответственно, вы не несете ответственность за охрану его труда и здоровья. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.

Путевые листы обычно выписывают или специальные сотрудники отдела логистики (диспетчеры), или сотрудники отдела бухгалтерии. Бланки путевых листов существуют для каждого вида транспорта в зависимости от габарита и функции и продаются в канцелярских магазинах. Можно также установить специализированную программу, которая предназначена для отслеживания движения и печати бланков путевых листов.

Путевой лист арендованного легкового автомобиля образец

Документ, который подтвердит расходы компании на топливо, как раз и есть путевой лист. Поэтому не столь важно, кто является хозяином автомобиля: если расходы понесены из средств предприятия, то правильно отразить их в налоговом отчёте поможет именно путевка.

Сумму арендной платы можете ничем не обосновывать, в данном случае действует свобода договора. Путевые листы необходимы, чеки на бензин — если вы работаете по УСН 15% д-р. Для подтверждения достаточно акта, но это также могут быть различные системы заявок, которые вы сами разрабатываете и оговариваете в договоре.

Путевые листы на арендованный автомобиль

Отсутствие у фирмы путевых листов на арендованные автомобили не лишает ее возможности учитывать расходы на аренду. Поскольку подтверждением данных затрат являются акты об оказании услуг и другие документы. (постановление ФАС Московского округа от 03.10.2013 № А40-78836/12).

Путевые листы заполнять нужно. В том числе и на арендованные автомобили. Поскольку именно «путевки» позволят определить, как регулярно используется транспорт, а также выявить маршрут его движения (письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1).

Когда нужно оформлять путевой лист на арендованную машину

Если нет времени возиться со всеми этими бумагами, а потом скрупулёзно вписывать все расходы в бухгалтерскую отчётность, то тогда хозяину конторы проще выплатить вознаграждение и оплатить расходы на бензин и прочие затраты из собственных средств.

Но что делать, если начальство кому-то из своих сотрудников говорит: «Сгоняй на вокзал за командированным к нам сотрудником и забери его багаж»? А потом точно так же просит привезти канцтовары, потому что грузовик компании в ремонте, и, наконец, требует развезти по всем контрагентам в Северной столице новогодние презенты! А какие могут быть пробки в мегаполисе, и сколько в них сгорает бензина, хорошо представляет любой водитель.

Бланк и образец путевого листа легкового автомобиля с 1 марта 2019

В отметках о медосмотре теперь не требуется проставлять штамп врача. Нужна только подпись и расшифровка. Ранее порядок требовал в отметках о медосмотре подпись и Ф. И. О. заверять штампом медработника, который проводил осмотр.

Как указывать в путевом листе срок действия, зависит от длительности рейса. Если продолжительность рейса не превышает рабочего дня, срок действия путевого листа будет в рамках одной даты. Если же длительность рейса превышает один рабочий день, в сроке действия укажите дату начала рейса и дату его окончания (п. 4 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Заполнение путевого листа легкового автомобиля (образец заполнения)

Также путевой лист легкового автомобиля должен содержат сведения о дате и времени медицинского осмотра водителя до и после рейса. Причем в дате необходимо указать полную дату, а во времени – часы и минуты. Причем подпись медицинского работника необходимо расшифровать.

• Марка.
• Остаток на начало рейса.
• Количество горючего, которое было выдано.
• Что осталось после возвращения.
• Количество горючего, которое должно расходоваться в норме на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Если марка авто в документе не указана, рассчитывается по такой формуле: норма расхода умножается на пробег и делится на 100.
• Количество израсходованного топлива: от того, что было перед выездом, отнимается остаток после рейса.
• Показание спидометра.
• Экономия топлива, если расход меньше запланированного.
• Перерасход, если он имеет место быть.
• Расшифрованная должность и имя медицинского работника, который провел осмотр водителя – с подписью и печатью организации.

Автомобильный портал

• наименование первички: «Путевой лист»;
• дата составления бумаги;
• наименование субъекта учета, составившего документ, то есть указывается наименование организации;
• содержание факта хозяйственной жизни, для путевого листа — это эксплуатация автомобиля;
• величина натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения, в путевом листе раскрывается сразу несколько показателей, это и остаток ГСМ (бензин, газ, дизельное топливо), это и нормы рабочего времени водителя (часы, смены для начисления заработной платы), это могут быть и другие показатели, в зависимости от специфики деятельности, например пройденные км;
• наименование должности работника, лица, отразившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности работника, лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, например указание реквизитов доверенности, на основании которой действуют доверенные лица.

Напомним, что законодательство в отношении первичной документации обязывает пользователей соблюдать определенные требования. Конкретные требования установлены в отношении обязательных реквизитов первички. То есть документ должен раскрывать конкретные сведения об операции. В противном случае бумага будет признана ничтожной, и ее нельзя будет принять к учету.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля (образец)

Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.

Кроме того, постановлением № 78 не утверждается форма листа для ИП, она рекомендована только юридическим лицам. ИП разрабатывают свою форму самостоятельно.Однако утвержденный в организации образец путевого листа автомобиля должен содержать в себе обязательные реквизиты, утв. приказом Минтранса от 18.09.2008 №152:

Правила и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в 2019 году

Налоговый Кодекс РФ не содержит положений о нормировании затрат на ГСМ и топливо, однако, во избежание конфликтов с ревизорами, лучше придерживаться общепринятых нормативов расхода топливных ресурсов.

Любая организация, индивидуальный предприниматель, применяющие для осуществления своей деятельности легковой автотранспорт, должны четко представлять: в чем заключается необходимость путевых листов, как они выглядят и как их надо заполнять.

Путевой лист арендованного легкового автомобиля

Может ли ИП предоставлять в аренду автомобиль с услугами по управлению юридическому лицу? Как составить договор аренды, чем обосновать сумму арендной платы и услуги водителя? Какими документами подтверждается выполнение услуг помимо акта выполненных услуг? Автомобиль грузопассажирский, планируется использование его для перевоза людей и материалов. Нужны ли путевые листы и чеки на бензин, чтобы подтвердить предпринимателю свой расход?

Статья 632. Договор аренды транспортного средства с экипажем
По
договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с
экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за
плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами
услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование путевых листов — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Путевой лист позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того как будет определен фактический или нормативный объем использования, можно рассчитать сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Однако для того чтобы списать ГСМ, недостаточно путевого листа, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Путевые листы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается.

• освидетельствовать техническое состояние ТС должен уполномоченный специалист, например механик. Он должен поставить в документе свою подпись перед выездом в рейс ТС;
• освидетельствовать состояние здоровья водителя должен медработник. При заполнении должны быть указаны дата и время и проставлена личная подпись. Также должна быть запись, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей»;
• хранить закрытые путевки, по требованию Приказа Минтранса России № 152, необходимо в течение пяти лет.

Форма путевого листа легкового автомобиля: образец заполнения

А если организация оказывает транспортные услуги, в путевом листе придется также отражать сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния легкового автомобиля (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, п. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ ). Также в состав обязательных сведений о собственнике (владельце) транспортного средства в путевом листе включены ОГРН/ОГРНИП.

При этом, даже решив применять унифицированный бланк, его придется доработать. К примеру, в нем необходимо будет указать дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Про устройство и эксплуатацию автомобиля

Марка.
Остаток на начало рейса.
Количество горючего, которое было выдано.
Что осталось после возвращения.
Количество горючего, которое должно расходоваться в норме на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Если марка авто в документе не указана, рассчитывается по такой формуле: норма расхода умножается на пробег и делится на 100.
Количество израсходованного топлива: от того, что было перед выездом, отнимается остаток после рейса.
Показание спидометра.
Экономия топлива, если расход меньше запланированного.
Перерасход, если он имеет место быть.
Расшифрованная должность и имя медицинского работника, который провел осмотр водителя – с подписью и печатью организации.

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 № ВАС-11880/13 , постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 № Ф09-946/09-С5 , Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).

Путевой лист легкового автомобиля

В момент выезда механик КПП или ОТК фиксирует в путевом листе показания спидометра (заполняя раздел «Работа водителя и автомобиля» этого листа), время выезда автомобиля из гаража и остаток ГСМ в баке на момент выезда. После чего механик и водитель ставят свои подписи в соответствующих разделах листа, и водитель приступает к эксплуатации автомобиля.

Путевой лист выдается водителю на каждый рабочий день под расписку. Если продолжительность перевозки составляет более суток (при междугородних поездках) допускается использование путевого листа на соответствующий срок.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля форма-3

Документ является обязательным во время организации перевозок транспортом компании. Он необходим при планировании, учете и проведении любых транспортных операций. Общий список обязательных документов, которые необходимы штатному водителю, состоят из таких пунктов:

• регистрационные документы на автомобиль и при необходимости на прицеп;
• водительское удостоверение с актуальной категорией;
• товарно-транспортная накладная, в которой указываются параметры перевозимого груза (по форме №1-Т);
• спецразрешение во время перемещения опасных, крупногабаритных либо тяжеловесных грузов;
• заполненный бланк путевого листа (форма №3).