Как прошиваются документы для архива

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

• Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
• В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
• В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
• Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
• Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
• Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
• Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

Инструкция прошивки документов от А до Я

• нумеруются не страницы, а листы;
• при нумерации опись не учитывается;
• номера размещаются в правом верхнем углу, не заходя на содержимое листа;
• письма нумеруются так: сначала учитывается конверт, затем все имеющиеся в нем листы;
• применяются арабские цифры;
• счет идет по возрастающей;
• при наличии двух и более томов одного документа, каждый нумеруется независимо от остальных. Если приложения оформлены отдельной пачкой документов, то и листы внутри них учитываются отдельно от основного документа;
• при учете листов, имеющих свою нумерацию, их все равно нумеруют как все прочие;
• карты, склеенные из двух и более листов, учитываются как единый лист, но в примечании делается пометка о численности этих листов;
• диаграммы, чертежи, фотографии и прочие подобные вложения нумеруются с обратной стороны в левом верхнем углу;
• фотографии, чеки, справки, прикрепленные к листу лишь с одной стороны, учитываются как самостоятельные документы;
• лист, на который наклеено более одного документа по всей их площади, учитывается как 1. Подробная информация о приклеенных документах (наименование, численность) отражается на обороте этого листа и в примечании;
• листы больших форматов подшиваются за одну сторону, номер пишется в правом верхнем углу на документе в развернутом виде.

• удаляем все лишние крепежи (скрепки, скобки);
• проверяем порядок расположения листов;
• формируем ровную стопку;
• шилом или иглой выполняем три отверстия, расположенные друг под другом: одно строго посередине листа; верхний и нижний проколы делаются в 3 см от центрального;
• документы сшиваются по левому краю в полутора сантиметрах от текста;
• берем нить для прошивки – около 70 см – и вставляем ее в иглу;
• с обратной стороны пачки в центральное отверстие вводим иглу;
• протягиваем нить (хвост должен быть достаточной длины: 10-15 см). Остаток нити не должен смещаться;
• пропускаем иглу в верхний прокол по титульной стороне;
• нить проходит по оборотной стороне, игла вводится в нижний прокол;
• с наружной стороны иглу опускаем в центральное отверстие;
• с оборота завязываем узел поближе к бумаге;
• оставляем концы по 6-8 см;
• приклеиваем заверительную наклейку (2 * 5 см) на узел и концы нити;
• делаем на наклейке заверительную надпись.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

• Название документа.
• Дата подшивки.
• Срок хранения.
• Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
• Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
• Данные ответственного лица – составителя подшивки.

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я

3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них – не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.

Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.

Как правильно сшивать документы

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Как правильно сшивать документы

Довольно часто предприниматели сталкиваются с необходимостью сдачи документов для проверки, к примеру, в налоговую инспекцию, пенсионный фонд или для архивного хранения. При этом скреплять их степлером или склеивать категорически запрещено. В подобных случаях необходимо сшивать документы.

На документах, сдаваемых в налоговую можно делать только три прокола, не больше и не меньше. Расстояние между ними — не менее 3 см, проколы делаются с левой стороны на полях при помощи шила и иглы. Обычно прокалывается середина свободных полей, чтобы крепление было прочным, но при этом можно было увидеть полностью весь текст. Проколы должны быть ровными, располагаться строго друг под другом.

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой

Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов. Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого. Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой. Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.

Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы. Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат. Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы. Очень длинной ее не делайте, т. к. она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить.

Как правильно сшивать документы

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Как прошить документы в 3 или 4 дырки

• Подготовка документов. Все бумаги необходимо разложить в нужном порядке и пронумеровать их карандашом в уголочке листа. Отверстия можно делать шилом или использовать дырокол. В том случае, когда бумаг очень много и проткнуть их дыроколом невозможно, стоит воспользоваться острым гвоздем и молотком. Количество отверстий зависит от важности и назначения документа. Особо секретные документы сшиваются в пять дырочек, чтобы избежать подмены листков. Отверстия нужно расположить слева, по центру свободного поля. Расстояние должно составлять примерно три сантиметра от одного прокола до другого.

• Списание. Разбираясь, как прошить документы нитками, нужно знать важные нюансы. В большинстве случаев принято использовать шпагат или нить ЛШ-210. Допускается применение и других прочных ниток. Начинать процесс необходимо с тыльной части того отверстия, которое расположено посередине. Принято сшивать документы дважды, чтобы придать нужную прочность. Нитка выводится на тыльную сторону из центрального прокола и завязывается узелком. Если нужно скрепить бумаги, которые не несут особой ценности, можно использовать обычную нитку.

• Заверение документа. Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см. Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны. На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица. После этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.

На первый взгляд может показаться, что никаких сложностей в скреплении документов возникнуть не должно, но это не совсем так. К процессу нужно подойти ответственно, чтобы бумаги были в надлежащем виде. Многие типографические конторы могут выполнить эту работу за установленную плату и в короткие сроки, но не каждый предприниматель рискнет доверить важные бумаги посторонним людям. Чтобы не пользоваться каждый раз услугами профессионалов, стоит разобраться, как правильно прошить документы.

Как правильно сшить документы

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.