Срок хранения конструкторской документации на предприятии

Срок хранения проектной документации в архиве

Чертежи – особый вид документов. Чтобы они остались читаемыми, условия в архиве предприятия должны соответствовать всем требованиям по температуре, влажности, освещенности. Большинство разработчиков проектируют с помощью компьютерных программ, затем распечатывают проект. Какой будет через десятилетия сканированная копия листа из принтера, если у него, например, заканчивалась краска, предположить сложно.

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 21.1003-2009 утвердил возможность хранения проектных документов в электронном варианте. Из такого архива адресаты получают копии за минуты. Потеря документов исключена – производится резервное копирование. Создание электронного архива сложно организовать самостоятельно. Требуется разработка системы для конкретной организации, чтобы документы были связаны между собой и легко находились.

Внедрение и хранение конструкторской документации на производстве

Разработчик по техническому заданию Заказчика разрабатывает технические условия, конструкторскую документацию, дополнения в руководство технического обслуживания, руководство летной эксплуатации, руководство эксплуатации на модификацию, уточняет программы летных и наземных испытаний воздушных судов, испытаний авиадвигателей на моторно-испытательных станциях и утверждает их в Авиационной Администрации государства Эксплуатанта.

Согласование изменений документов с ПЗ 615 производится в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503-90 и ОСТ1 00430-92, устанавливающих правила внесения изменений в конструкторские, технологические программные документы.

ГОСТ -2013 «Единая система конструкторской документации

На основании ГОСТ 2.501-2013 могут быть разработаны стандарты и другие локальные нормативные акты организации, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от имеющихся реалий.

Требования к хранению подлинников жестче, чем к хранению копий документов. Конструкторские документы следует систематизировать по классификационным характеристикам в порядке возрастания обозначений документов в пределах изделия или кода организации — разработчика. Технологические документы систематизируются по методам обработки и сборки изделий в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения.

ГОСТ Р -2009 Система проектной документации для строительства (СПДС)

3.1.4 единица хранения документации: Учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько проектных или иных технических документов, имеющих разные обозначения.

Примечание — К иным техническим документам, не входящим в состав проектной и рабочей документации, отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, предпроектная документация, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений; расчеты, полученные от заказчика исходные данные, другие виды документации, подлежащей учету и хранению.

Настоящий стандарт устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков.

Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.

Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.

ГОСТ -68

5.1. Если копии конструкторских документов, получаемых от других организаций, содержат исходные данные для их применения при проектировании или производстве, то их должны, независимо от способа издания документов, учитывать и хранить в бюро <группе) копий.

5.4. Копии документов, полученные от других организаций, регистрируют в отдельной инвентарной книге. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации за подписью сотрудника ОТД (БТД).

Изменение правил и учёта и хранения конструкторской документации

1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:
— конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
— снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
— для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;
— преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102;
— документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
— взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.
(п. 1.3 введен Изменением N 1, введенным в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)

────────────────────────────────────────┬─────────────────────────
Обозначение НТД, на который дана ссылка │ Номер пункта, подпункта
────────────────────────────────────────┼─────────────────────────
ГОСТ 2.102-68 │ 2.1
ГОСТ 3.1201-85 │ 2.9, 4.2
ГОСТ 13.1.002-2003 │ 2.1
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом
Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
ГОСТ 2.051-2006 │ 2.1
(позиция введена Изменением N 1, введенным в действие Приказом
Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
ГОСТ 2.301-68 │ 2.3
(позиция введена Изменением N 1, введенным в действие Приказом
Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов, выполненных в бумажной и электронной формах, (далее — документы), изделий всех отраслей промышленности.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота.
(абзац введен Изменением N 1, введенным в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)

Особенности организации хранения технической документации в современной организации

Непростая задача определить сроки хранения технических документов. Несмотря на то, что сроки хранения технических документов, как и управленческих, определены государственным Перечнем [5], они варьируются по одному и тому же документу в зависимости от его автора. Так, в Перечне содержатся типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций с указанием сроков хранения, применяемые в различных отраслях экономики. Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по 4-м звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.

Таким образом, мы рассмотрели отличия в организации хранения технических документов на бумажных носителях от управленческих документов. Это порядок создания, способы систематизации, сроки хранения и т. д. Однако существуют и общие правила к которым можно отнести требования к архивохранилищам (температурно-влажностный режим, санитарно-гигиенический, требования пожарной безопасности и т. д.), к организации выдачи документов из архива.

Срок хранения конструкторской документации на предприятии

Сроки хранения каждого вида документов определены специальным Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов имеют срок хранения храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) — постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников — 75 лет. Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим — не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе «Примечание»: например, по договорам о материальной ответственности — 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах — 5 лет после снятия с учета и т.д. В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству — 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации — 15 лет, кино- и фотодокументов — 5 лет и др.). Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации. Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.

ГОСТ -88

К пункту 2.2. К другим документам относится «Ведомость спецификаций» в соответствии с ГОСТ 2.102, по которой проверяют комплектность принимаемых на хранение подлинников на комплексы, сборочные единицы и комплекты, имеющие две и более ступени входимости составных частей.

2.3. Регистрацию (учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с требованиями пп. 2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации .

Конструкторская документация (стр

Эти процедуры охватывают все виды документации, действующей на предприятии в системе управления качеством, в том числе конструкторскую, технологическую, ремонтную, производственно-контрольную документацию, нормативно-техническую документацию по стандартизации, включая документацию и данные, подлежащие учету и обработке с использованием персональных электронно-вычислительных машин.

При помощи конструкторской документации в технологических документах, как правило, обеспечивают взаимозаменяемость деталей и составных частей, и подбирают способы ремонта, которые позволяют в максимальной степени (с учетом экономической целесообразности, технических возможностей ремонтного предприятия и вида ремонта) восстанавливать размеры деталей и других составных частей изделия до первоначальных или до ремонтных, предусмотренных документацией предприятия изготовителя (альбомы сочленений и ремонтных допусков), а также обосновывать и при необходимости согласовывать предприятием-разработчиком способы ремонта и технические требования к отремонтированному изделию, параметры определяющие эксплуатационные характеристики изделия после ремонта

Учет, хранение и обращение конструкторских документов

Подлинником называется документ, выполненный на материале, позволяющем производить многократное воспроизведение копий и компактное хранение в архиве, воспроизведенный с оригинала со всеми подписями. Нормоконтролер сличает подлинник с оригиналом и ставит свою подпись. После сдачи подлинника в архив оригинал может быть Уничтожен. Обычно подлинник выполняют на кальке. Оригиналы должны быть пригодны для микрофильмирования. В этом случае микрофильм становится подлинником.

Учет и хранение документов выполняет Отдел технической документации (ОТД) или Бюро технической документации(БТД) при этом все чертежи обязательно складываются на формат А4 с основной надписью наружу. Каждому д-ту присваивается инвентарный номер.

Учет и хранение конструкторской документации

Конструкторская документация, поступающая на завод, подлежит картотечному учету и хранению в архивах БУТД отдела главного технолога. Ознакомление ответственного персонала отдела главного технолога с поступающей конструкторской документацией и изменениями к ней осуществляют архивы отдела главного технолога под роспись в журнале учета поступления конструкторской документации.

Организацию учета и хранения действующей конструкторской документации, внесение поступающих изменений, выдачу учтенных экземпляров конструкторской документации пользователям архивы БУТД отдела главного технолога осуществляют в соответствии с требованиями «Инструкции о ведении технической документации в архивах отдела главного технолога» (Указание №9 от 16.10.98г. главного технолога).

Контроль конструкторской и технологической документации Государственной приемкой в объединениях и на предприятиях машиностроения и приборостроения

При подписании извещения одновременно представителем заказчика и представителем Государственной приемки последний подписывает извещение в графах 27, 28, 29 и 30. В графе 27 указывают: «Госпр.», а в графах 28 — 30 фамилию лица, контролирующего извещение, его подпись и дату.

2.6.1 . Своевременность рассылки копий извещений об изменении конструкторской документации предприятиям-смежникам и Государственной приемке на них контролируется в службе технической документации предприятия, рассылающего извещения об изменении Государственной приемкой.

ГОСТ -68Единая система конструкторской документации

При присвоении отдельному изделию самостоятельного индекса вместо индекса предприятия-разработчика подлинники хранят поформатно в пределах индекса изделия, а в пределах каждоро формата — в порядке возрастания обозначений.

2.16. Подлинники аннулированных и замененных по «Извещениям об изменениях» конструкторских документов хранят в бюро (группе) подлинников отдельно от действующих подлинников в соответствии с требованиями, установленными в п. 2.11.

Учет и хранение конструкторской документации

При необходимости можно часть графического изображения обвести тонкой замкнутой линией и перечеркнуть, а на свободном поле чертежа выполнить измененный участок изображения. Зачеркнутый и вновь изображенный участки должны быть обозначены одинаковыми рим­скими цифрами, над изображением должно быть написано «взамен зачеркнутого».

Обычно изменения каждого документа оформляют отдельным «Извещением». Допускается вносить изменения в несколько докумен­тов одним «Извещением», если изменения взаимосвязаны и имеют об­щий срок внесения изменений в документы и внедрения в производство. Пример оформления «Извещения» приведен на рис. 3.4.

Сроки хранения технической документации в организации

Организации также считают необходимым разработать рабочие инструкции, в которых даются детальные инструкции, как выпол­нить задание. Если имеется большое разнообразие работ, рабочие инструкции часто меняются. Если работа изменяется редко, то используется руководство с описанием работы. Руководство по контролю качества также используется для оценки изделия и его компонентов, чтобы убедиться, что они соответствуют спецификациям проекта. Различные руководства по нормам обеспечивают информацией, извещающей о том, какие нужны нормы времени для наладки оборудования и каковы скорость, мощность, допуски и другие данные для каждой операции в процессе. Руководство с нормами можно найти не только в производстве, но и в других областях деятельности, таких, например, как хорошо организо­ванный компьютерный центр.

2. Признать недействующей на территории Российской Федерации часть II Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15 августа 1988 года.