Как правильно писать документы

Как правильно писать документы

Все эти документы составляются и оформляются по определенным формам в соответствии с принятыми стандартами, заметно отличающимися друг от друга в разных государствах. Во многих организациях и на предприятиях чаще всего действуют четко разработанные шаблоны и бланки разного рода документов.

Беспорядочность изложения мыслей и многословность побуждает отложить документ, либо оправить его прямиком в корзину. Слишком краткая подача материала, не раскрывающая сути проблемы, так же не достигает поставленной цели. Одно из правил составления делового документа – минимум слов при максимуме информации.

Основные правила составления документов (стр

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документов проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.

Регистрационный номер документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

Как правильно написать заявление

Женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам пишут соответствующее заявление. В тексте нужно указать продолжительность отпуска в днях. Она определяется по больничному листу, выдаваемого в женской консультации. Сам больничный лист следует приложить к документу.

Эта часть документа начинается с красной строки. Как правило, целью деловой бумаги является изложение просьбы, поэтому начинать основную часть следует со слова «Прошу». Если ваша просьба — типовая, например, о предоставлении ежегодного отпуска, то ее никак не нужно аргументировать. Достаточно указать даты начала и окончания отпуска:

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Если в документе место для проставления даты никак не отмечено, дата документа проставляется ниже реквизита «Подпись» непосредственно от левого поля. Так оформляется дата в рукописных документах: в докладной, служебной, объяснительной записках, в заявлении. Например:

При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 12.10.2012. Обозначения «год», «года», «г.» при этом способе оформления даты не проставляются.

Как написать заявление правильно

Когда вы собираетесь взять несколько отгулов, например, по семейным обстоятельствам, вам также нужно написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы. Второй вариант — написать заявление о предоставлении выходного дня в счёт оплачиваемого отпуска.

Когда студент переводится с одного факультета на другой, как правило, появляется академическая задолженность из-за расхождений в учебных программах. Поэтому, кроме просьбы о переводе, ваше заявление должно содержать обещание сдать все недостающие зачёты и экзамены.

Как правильно писать документы

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами «просим» (письмо-просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем» (информационное письмо).

Названия частей и отделов организаций, а также слова типа президиум, ученый совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутся со строчной буквы: юридический отдел Управления делами, экономический факультет, экспертная группа, Межправительственный совет по сотрудничеству строительной деятельности стран СНГ, Межведомственный совет по вопросам архитектуры, строительства и жилищно-коммунального хозяйства.

Как писать — исполняющий обязанности — сокращенно в документах

• увеличение набора трудовых функций без удлинения рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ);
• выполнение дополнительно порученных обязанностей в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ);
• изменение должностной инструкции в порядке временного перевода (ст. 72.2 ТК РФ).

Причины, по которым должностное лицо может отсутствовать на рабочем месте, должны быть объективными. Невыход может быть связан с болезнью, отпуском, отгулом, служебной поездкой. В этом случае назначается исполняющий обязанности – как писать в документах название такого статуса, многие не знают.

Правила написания заявления

В любых других организациях, где мы не являемся сотрудниками, но хотим описать свои желания, также нужно писать заявления. Таким образом, ваше обращение будет фактически зафиксировано и подтверждено на бумаге, а значит, обязательно будет рассмотрено для получения путевки в детский сад, для заведения дела в суде и т.д. Очень важно знать основные правила написания заявления, чтобы ваше обращение было вовремя рассмотрено.

Заявление на отпуск, как и любое другое, начинается с заполнения «шапки». Так как такой документ служит обращением внутри организации, то здесь указываются должность ответственного сотрудника, наименование подразделения или самого предприятия, ФИО должностного лица. Потом уже со слова «от» ваша должность, ФИО.

Что такое заявление — пошаговая инструкция написания и несколько пример самых распространенных заявлений

Эта часть заявления является основной. Именно в ней раскрывается суть документа. Однако не стоит расписывать всю в деталях. В содержании документа должно лаконично изложено цель обращения. Если же ситуация требует разъяснений, изложите проблему тезисно, не стоит вдаваться в подробности. Более того, излагать свои требования следует деловым языком, избегая разговорной речи и слов паразитов. Лучше всего придерживаться следующей структуры:

Конечно, такие правила распространяются и действуют в зависимости от учреждения в которое направляется заявления, а также в зависимости от темы этого документа. Причем даже форма подачи заявления может быть разной и при этом и правила написания будут другими.

Как правильно записать дату

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ ИСО 8601−2001) пример написания даты 1 сентября 2006 года вы глядит следующим образом:

При написании даты используются арабские цифры (пара цифр для обозначения числа, пара цифр для месяца и четыре цифры для обозначения года), разделительный знак — точка:
27.08.2007,
01.09.2007 .
Возможно также буквенно-цифровое обозначение даты: 5 марта 1999 г., 1 сентября 2007 г.